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Themen
E-Mail-Synchronisierung einrichten
E-Mail-Labels
Archivieren und löschen
E-Mail-Tracking
Blockierte E-Mail-Adressen
Alternative E-Mail-Adresse für Smart BCC
E-Mail-Sharing
Automatische Verlinkungsfunktion

E-Mail-Sync

BF
Breandan Flood, 13. Juni 2022
Hinweis: Die Funktion E-Mail-Synchronisierung ist eine der vielen nützlichen Funktionen der Advanced, Professional und Enterprise Pläne.

Pipedrive bietet zwei Möglichkeiten zur Verwaltung der E-Mail-Konversationen mit Ihren Kunden: E-Mail-Synchronisierung und Smart BCC.

Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, ermittelt Pipedrive intuitiv, zu welchen Kontakten, Leads und Deals Ihre E-Mail-Konversationen gehören, ausgehend von der E-Mail-Adresse, an die Sie die Nachricht senden.

Somit erhalten Sie in der Detailansicht des Kontakts und des Deals stets ein genaues Bild von allen Unterhaltungen.

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Sie erhalten darüber hinaus Ihren eigenen Pipedrive Posteingang, in den alle Ihre E-Mails eingehen und in dem Sie die Kontrolle über die Verknüpfung und Freigabe dieser E-Mails haben.

Im E-Mail-Tab Ihres synchronisierten Pipedrive-Accounts können Sie auch neue E-Mail-Nachrichten verfassen. Dadurch sparen Sie Zeit, müssen nicht zwischen verschiedenen E-Mail-Systemen hin- und herwechseln und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Unternehmen voranzubringen.

Hinweis: Wenn Sie eine Tastatur für rechts-nach-links-Sprachen – wie Persisch, Urdu, Hebräisch und Arabisch – verwenden, wird dies von Pipedrive erkannt und Ihre eingegebenen Inhalte werden entsprechend formatiert. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber.

Wenn Sie eine E-Mail in Pipedrive verfassen, können Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, einschließlich Textformatierung, Inline-Bilder und intelligente Felder, die Informationen aus Ihren Deals und Kontakten in Pipedrive abrufen können.

Hinweis: Die maximale Dateigröße pro E-Mail variiert je nach Provider. Bei Gmail beträgt das Limit beispielsweise 25MB, während bei Outlook die Obergrenze bei 20MB liegt.

Erfahren Sie mehr über die E-Mail-Vorlagen und E-Mail-Signatur in der E-Mail-Synchronisierungsfunktion, um weitere Anpassungen vorzunehmen.

Wenn Sie gerade erst mit Pipedrive gestartet haben, schauen Sie sich unseren Pipedrive Academy Kurs "Mit den Grundlagen starten" an.

E-Mail-Synchronisierung einrichten

Diese Funktion erlaubt Ihnen die Synchronisierung Ihres E-Mail-Posteingang mit Ihrem Pipedrive Account, damit Sie auf Ihre E-Mails zugreifen können, ohne Pipedrive verlassen zu müssen.

Um die Funktion E-Mail-Synchronisation zu aktivieren, gehen Sie zu Persönliche Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung und klicken Sie dann auf "Neuen Account hinzufügen".

Geben Sie die Anmeldedaten für den E-Mail-Account ein, den Sie mit Pipedrive synchronisieren möchten, und beginnen Sie mit dem Versand dieser E-Mails.

Hinweis: Bei einer Änderung der Anmeldedaten für den E-Mail-Account, den Sie mit Pipedrive synchronisiert haben, müssen Sie diese neuen E-Mail-Anmeldedaten in Pipedrive erneut authentifizieren, um die E-Mail-Synchronisierung ohne Unterbrechung weiter verwenden zu können.

Die E-Mail-Synchronisierungsfunktion ist mit allen wichtigen E-Mail-Providern kompatibel, einschließlich:

  • Gmail und Google Apps
  • Yahoo! E-Mail
  • Microsoft Exchange (ActiveSync)
  • Outlook.com (aka Hotmail)
  • iCloud (aka MobileMe oder DotMac)
  • AOL Mail
  • FastMail
  • GandiMail
  • GMX
  • Mail.ru
  • Yandex.Mail
  • GoDaddy Mail
  • Hover.com
  • Namecheap
  • Bluehost
  • Soverin
  • Zimbra
  • 123-reg
  • 126
  • QQ Mail
  • Aliyun (Alibaba Group)
  • Netease 163 (China)
  • Yeah.net
  • 139.com (China)
  • Alle benutzerdefinierten Accounts, die durch generische IMAP via SSL-Verbindung synchronisiert werden

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden mit Ihrem Pipedrive-Account synchronisiert und mit den jeweiligen Kontakten und Deals verknüpft. 

Sie können die Einstellungen Ihrer E-Mail-Funktionen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Um Anpassungen vorzunehmen, gehen Sie zu Persönliche Einstellungen > E-Mail-Synchronisierung.

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Einrichtung der E-Mail-Synchronisierungs-Funktion.


E-Mail-Labels

Bei der Einrichtung einer Synchronisierung mit Ihrem nativen E-Mail-Anbieter können Sie wählen, ob Sie künftig alle E-Mails in Ihrem Posteingang synchronisieren möchten oder nur die E-Mails in einem bestimmten Ordner oder mit einem spezifischen Label.

Wenn Sie alle eingehenden E-Mails mit Ihrem Pipedrive-Account synchronisieren möchten, wählen Sie "Alle E-Mails mit Pipedrive synchronisieren".

Um die Ordner und Labels auszuwählen, die Sie mit Ihrem Pipedrive Account synchronisieren möchten, wählen Sie "E-Mails mit bestimmten Labels synchronisieren" und bestimmen Sie die Labels, die Sie mit Ihrem Pipedrive Account synchronisieren möchten.


Archivieren und löschen

Sie können bestimmen, ob die Archivierungs- und Löschfunktionen im Pipedrive Mail-Tab auch in Ihrem synchronisierten E-Mail-Account übernommen werden sollen.

Mit dieser Option können Sie bestimmen, ob eine ausgewählte E-Mail in Ihrem synchronisierten E-Mail Account archiviert oder gelöscht werden soll, wenn diese E-Mail in Pipedrive archiviert oder gelöscht wird.


E-Mail-Tracking

Die E-Mail-Synchronisierung ermöglicht ebenfalls den Zugriff auf die E-Mail-Tracking-Funktion von Pipedrive, mit der Nutzer sehen können, ob der Empfänger Ihre gesendete E-Mail geöffnet oder einen der darin enthaltenen Links geklickt hat.

Erfahren Sie mehr über unsere E-Mail-Tracking-Funktion in diesem Artikel.


E-Mail-Links

Sie können wählen, welche E-Mail-Anwendung Sie zum Verfassen neuer E-Mail-Nachrichten verwenden möchten.

Wenn Sie "E-Mail-Links in Pipedrive öffnen" wählen, gelangen Sie durch Anklicken eines E-Mail-Adressen-Links in Pipedrive zum E-Mail-Tab in Ihrem Pipedrive Account, um diese E-Mail zu verfassen.

Wenn Sie die Option "Die Standard-E-Mail-App auf meinem Computer zum Öffnen von E-Mail-Links verwenden" wählen, wird beim Anklicken von E-Mail-Adress-Links in Pipedrive das Programm (z. B. Outlook) geöffnet, das Sie als Standard-Client für die Verfassung von E-Mails festgelegt haben.


Blockierte E-Mail-Adressen

Wenn Sie feststellen, dass über die synchronisierte E-Mail-Adresse unerwünschte E-Mails bei Pipedrive eingehen, können Sie eine bestimmte E-Mail-Adresse ([email protected]) oder eine bestimmte Domäne (@domain.com) als E-Mails registrieren, die in Pipedrive ignoriert werden sollen.

Jede Adresse oder Domain, die ignoriert wird, erscheint nicht mehr im Posteingang Ihres Pipedrive-Accounts.


Alternative E-Mail-Adresse für Smart BCC

Standardmäßig ist in Pipedrive nur die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei Pipedrive anmelden, zur Verwendung der mit Ihrem Account verknüpften Smart BCC-Adresse berechtigt. Wenn Sie Ihre E-Mails jedoch von einer anderen E-Mail-Adresse aus versenden als der, mit der Sie sich bei Pipedrive anmelden, müssen Sie diese E-Mail-Adresse als alternative E-Mail-Adresse hinzufügen.

Beim Hinzufügen einer alternativen E-Mail-Adresse wird eine Bestätigungs-E-Mail an die zusätzliche E-Mail-Adresse gesendet, die validiert werden muss, bevor diese Adresse erfolgreich als alternative E-Mail-Adresse in Pipedrive verwendet werden kann.


E-Mail-Sharing

Mit dieser Einstellung wird die Standardeinstellung zum Teilen künftiger E-Mails über Pipedrive konfiguriert. Bitte beachten Sie, dass die Änderung dieser Funktion die aktuellen Einstellungen für die gemeinsame Nutzung von E-Mails nicht überschreibt und nur für E-Mails gilt, die nach der Aktualisierung der Einstellung empfangen wurden.

  • Alle meine E-Mail-Konversationen privat halten – E-Mails sind unter keinen Umständen für andere Nutzer des Accounts – auch nicht für Admin-Nutzer – sichtbar.
  • Alle neine verknüpften E-Mails für andere im Unternehmen freigeben– Andere Nutzer in Ihrem Pipedrive Account können E-Mails sehen, die mit Kontakten oder Deals verknüpft sind, für die sie Sichtbarkeitsberechtigung haben.
Hinweis: Um bestimmte E-Mails an andere Nutzer in Ihrem Pipedrive-Account weiterzugeben, können Sie die Sichtbarkeitseinstellungen für jede E-Mail anpassen.


Automatische Verlinkungsfunktion

Pipedrive erkennt die E-Mail-Adresse, die mit der empfangenen E-Mail verknüpft ist, und ordnet die E-Mails automatisch der entsprechenden Kontaktperson zu.

Der Abschnitt Automatische Verknüpfung mit Leads und Deals ermöglicht es Pipedrive außerdem, diese E-Mail mit einem offenen Deal des Empfängers dieser E-Mail zu verknüpfen, sofern ein offener Deal im Pipedrive Account existiert.

Falls Ihrer Meinung nach zu viele offene Deals mit demselben E-Mail-Empfänger in Pipedrive vorliegen, kann es sinnvoll sein, "E-Mails nur manuell verlinken" zu wählen, um Verwirrung zu vermeiden.

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Sie haben zudem die Möglichkeit, Leads aus Ihrem Lead-Posteingang über die E-Mail-Synchronisierung von Pipedrive mit Ihren E-Mails zu verknüpfen. Mehr über das Anschreiben von Leads per E-Mail erfahren Sie in diesem Artikel.

Hinweis: Wenn Sie eine verknüpfte E-Mail aus Ihrem Posteingang in Pipedrive löschen, erscheint sie nicht mehr in der Detailansicht dieses verknüpften Deals.

Wenn Sie Probleme mit Ihrer E-Mail-Synchronisierungsverbindung haben, finden Sie in unserer Anleitung zur Fehlerbehebung bei der E-Mail-Synchronisierung einige Tipps zur Lösung der häufigsten Probleme.

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