Base de connaissances

Le logiciel de gestion de projet de Pipedrive sert à gérer le travail qui suit une affaire gagnée.

Vous pouvez y organiser la livraison, l’intégration, la mise en œuvre ou tout autre flux de travail après-vente, au même endroit. Votre équipe peut planifier, suivre le travail et collaborer directement dans Pipedrive, sans recourir à des outils externes ni à des solutions de contournement.

Comprendre le fonctionnement des projets

Dans Pipedrive, les projets sont conçus pour structurer le passage de la planification à l’exécution.

Les projets sont organisés en tableaux. Chaque tableau contient des phases qui correspondent aux étapes de votre processus.

Tout comme les affaires passent d’une étape à l’autre dans la vue du pipeline, les projets passent d’une phase à l’autre dans la vue du tableau.

Dans chaque projet, vous pouvez planifier et suivre le travail à l’aide de tâches, de sous-tâches, d’activités et de jalons.

Projects permet également de garder les informations liées à votre travail au même endroit. Vous pouvez lier vos projets à des affaires, à un contact et à une organisation. Votre équipe dispose ainsi du contexte nécessaire pour passer de la vente à la livraison.

Concevoir votre tableau de projet

Si votre équipe gère différents types de travail, vous pouvez créer plusieurs tableaux pour organiser les projets par processus, par équipe ou par cas d’usage.

Ouvrez l’onglet Projects, cliquez sur la liste déroulante des tableaux, puis sélectionnez « + Nouveau tableau ».

Vous pouvez ensuite ajouter, modifier, supprimer ou réorganiser les phases, comme lorsque vous configurez votre pipeline.

Une fois la configuration terminée, cliquez sur « Enregistrer les modifications ». Pour modifier votre tableau ultérieurement, cliquez sur l’icône crayon à côté de son nom.

Ajouter des projets

Vous pouvez créer un projet de plusieurs façons, selon la manière dont votre équipe commence à planifier et à organiser la livraison.

Une fois une affaire gagnée

Utilisez cette option si votre processus de livraison commence une fois la vente conclue.

Accédez à la vue détaillée de l’affaire, ouvrez la liste déroulante de l’affaire gagnée et sélectionnez « Marquer comme gagnée et créer un projet ».

Pendant qu’une affaire est encore en cours

Si le travail commence avant la conclusion de l’affaire, utilisez le panneau Projets dans la barre latérale de la vue détaillée de l’affaire pour créer ou lier un projet.

Dans la vue du pipeline, vous pouvez également faire glisser une affaire vers l’option déplacer/convertir, cliquer sur « Enregistrer dans... », puis sélectionner « Projects ». Choisissez ensuite de laisser l’affaire en cours ou de la marquer comme gagnée.

À partir de zéro

Si votre projet n'est pas lié à une affaire, accédez à l'onglet Projects et cliquez sur « + Projet ».

Vous pouvez renseigner les informations principales : le titre du projet, les dates, le tableau, la phase, le propriétaire et les éléments liés.

Si vos projets ont une structure similaire, utilisez des modèles de projet pour standardiser votre processus et gagner du temps lors de la création de nouveaux projets.

Importer des projets à partir d’une feuille de calcul

Si vous transférez des données de projets existants vers Pipedrive ou devez créer plusieurs projets à la fois, vous pouvez les importer en bloc plutôt que de les ajouter un par un.

Accédez à Menu du compte > Outils et applications > Importer des données, puis choisissez d’importer des projets à partir d’une feuille de calcul. Pour suivre toutes les étapes, consultez l’article sur l’importation de données dans Pipedrive à l’aide de feuilles de calcul.

Afficher et gérer vos projets

Une fois vos projets ajoutés, vous pouvez choisir comment les afficher et les gérer.

Pour afficher davantage d’informations sur chaque carte de projet, cliquez sur « ... » > Personnaliser les cartes de projet, puis sélectionnez les champs à afficher.

Pour voir tous vos projets au même endroit et accéder à plus de détails, passez à la vue en liste.

Si vous travaillez sur plusieurs projets, utilisez des filtres pour cibler un groupe précis, puis la modification en bloc pour mettre à jour les valeurs communes.

Par exemple, vous pouvez filtrer les projets par propriétaire, tableau ou statut, puis mettre à jour ces champs dans plusieurs projets à la fois. Vous gagnez ainsi du temps tout en préservant la cohérence de vos données.

Travailler dans un projet

Pour gérer votre projet et suivre son avancement au même endroit, cliquez dessus pour ouvrir sa vue détaillée de projet. Vous pouvez également y consulter et modifier les champs par défaut et les champs personnalisés propres à votre entreprise,

Obtenir une vue d’ensemble du projet

Ouvrez l’onglet « Vue d’ensemble » pour voir les informations principales d’un projet dès son ouverture.

Conserver le contexte et collaborer

Dans un projet, vous pouvez :

• Importer et stocker des fichiers
• Ajouter des notes et mentionner des membres de l’équipe pour les tenir informés
• Envoyer et recevoir des messages WhatsApp
• Envoyer des e-mails directement depuis le projet
• Ajouter des documents, comme des propositions ou des contrats, avec Smart Docs

Si un projet est lié à une affaire, les fichiers, notes et e-mails associés y sont automatiquement inclus. Votre équipe dispose ainsi des mêmes informations sans avoir à passer d’une vue à l’autre.

Planifier et attribuer le travail

Vous pouvez planifier le travail dans le projet à l’aide des éléments de projet suivants :

• Tâches pour le travail à effectuer
• Sous-tâches pour diviser les tâches en étapes plus petites
• Jalons pour les étapes clés de l’avancement
• Activités pour les événements planifiés, comme les appels ou les rendez-vous

Ouvrez l’onglet Planning du projet pour afficher ces éléments de travail selon :

• Phases : elles correspondent aux grandes étapes de votre processus
• Groupes : créez plutôt des groupes personnalisés pour organiser les éléments de travail par équipe, responsabilité ou catégorie

Attribuez le travail aux membres de l’équipe, ajoutez des notes et définissez les priorités pour clarifier les responsabilités et les échéances. À mesure que les éléments sont achevés, marquez-les comme terminés. La barre de progression se met automatiquement à jour pour indiquer l’avancement global du projet.

Pour visualiser votre travail dans une chronologie, passez à la vue Gantt afin de planifier les dates et de définir les dépendances entre les tâches. Vous pouvez aussi mettre à jour plusieurs éléments à la fois. Pour en savoir plus, consultez cet article : Projects : gérer efficacement les éléments de travail.

Partager l’avancement avec des parties prenantes externes

Utilisez l’onglet Partage externe pour générer un rapport IA qui récapitule le statut du projet, sa vue d’ensemble, les points importants, les prochaines étapes et les risques.

Vous pouvez ensuite partager ce rapport sous forme de lien en lecture seule ou de PDF, afin que les clients ou d’autres parties prenantes sans accès à votre compte Pipedrive puissent suivre l’avancement du projet.

Automatiser les projets

Les automatisations réduisent le travail manuel et font avancer vos projets sans mises à jour constantes.

Par exemple, dans un projet d’intégration client, lorsqu’une tâche comme « Envoyer les documents d’intégration » est marquée comme terminée, vous pouvez déclencher automatiquement les étapes suivantes.

Plutôt que de mettre le projet à jour manuellement, une automatisation peut :

• Mettre à jour la phase du projet pour refléter son avancement
• Créer une nouvelle tâche, comme « Appel de lancement »

Grâce à l’automatisation, votre projet avance à mesure que le travail est effectué.

Mesurer les performances et les délais de livraison

Utilisez le rapport de performance des projets dans Stats pour analyser la progression de vos projets au fil du temps. Ce rapport sert à examiner les tendances, à évaluer les résultats de la livraison ou à comprendre les performances de l’équipe sur l’ensemble des projets.

Pour connaître le temps réellement nécessaire à la livraison, consultez le rapport sur la durée des projets. Il indique le temps que les projets passent dans chaque phase. Vous pouvez ainsi repérer les goulots d’étranglement et accélérer la livraison.

Utiliser Projects sur mobile

Gérez vos projets où que vous soyez avec l’application mobile Pipedrive. Vous pouvez consulter l’avancement des projets, mettre à jour les tâches et les activités, ajouter des notes et créer des projets sans ouvrir l’application web.