Kennisdatabase

De functie contactensynchronisatie stelt u in staat om uw externe contacten (van Google en Microsoft) naar Pipedrive te synchroniseren, zodat u al uw informatie op één plek kunt bewaren.

Uw contactensynchronisatie instellen

De contactensynchronisatie van Pipedrive werkt met Google, Outlook.com of Microsoft Office 365 als contactleveranciers om al uw informatie verbonden en bijgewerkt te houden.

Om de contactensynchronisatie in te schakelen, ga naar Instellingen > Persoonlijke voorkeuren > Contactensynchronisatie, voer het e-mailadres in van het contactaccount dat u wilt synchroniseren met Pipedrive en klik op de knop “Nieuw account toevoegen”.

De volgende leveranciers worden ondersteund in de contact synchronisatie:

• Google
• Microsoft (Outlook.com of Microsoft Office 365)

Bij het configureren van uw contactensynchronisatie kunt u kiezen met welke groep contacten u wilt synchroniseren, in welke richting u de synchronisatie wilt laten werken en de zichtbaarheidsinstelling voor die gesynchroniseerde contacten wanneer we ze in Pipedrive importeren.

De optie “groep contacten” stelt u in staat om specifieke segmenten van uw verbonden contactenlijst te kiezen die u wilt synchroniseren met Pipedrive. In uw gekozen contactpartner – zoals Outlook – kunnen deze segmenten met andere termen worden aangeduid, maar ze verschijnen hier allemaal onder de “groep contacten” dropdown.

Als er groepen zijn die u gescheiden wilt houden – zoals familie of vrienden, bijvoorbeeld – raden we aan uw contacten in uw contactenlijst in groepen in te delen om ze gescheiden te houden en de juiste groep te kiezen om met Pipedrive te synchroniseren.

De optie “synchronisatierichting” bepaalt hoe Pipedrive met uw informatie omgaat.

• Eénrichtingssynchronisatie: Wanneer contacten worden aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd in de gekoppelde contactenlijst, worden deze gesynchroniseerde contacten aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd binnen Pipedrive. Contacten die in Pipedrive worden aangemaakt, worden echter niet overgebracht naar de gekoppelde contactenlijst.
• Tweerichtingssynchronisatie: Wanneer contacten worden aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd in de gekoppelde contactenlijst, worden deze gesynchroniseerde contacten aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd binnen Pipedrive. Wanneer contacten worden aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd in Pipedrive, worden ze ook aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd in de gekoppelde contactenlijst.

Uw synchronisatie-instellingen wijzigen

Als u van gedachten verandert over de synchronisatierichting of de groep gesynchroniseerde contacten op uw Pipedrive-account wilt wijzigen, kunt u dit eenvoudig doen op de pagina Contactensynchronisatie door onder uw actieve synchronisatie op “Instellingen wijzigen” te klikken:

Vergeet na het wijzigen van de gewenste instellingen niet op “Opslaan” te klikken; dan is alles gereed.

Een contactensynchronisatie verwijderen

U wilt mogelijk het contact verwijderen als u wilt wisselen van account of verbinding wilt maken met een account dat al met een ander bedrijf in dezelfde regio is gesynchroniseerd.

Omdat hetzelfde account niet met twee bedrijven in dezelfde regio kan worden verbonden, ziet u een foutmelding als u dit toch probeert:

Om contacten met een ander bedrijf te synchroniseren, moet u eerst de synchronisatie met het vorige bedrijf verwijderen. Dit zorgt ervoor dat contactgegevens consistent blijven en voorkomt conflicten tussen verschillende bedrijven.

Om een actieve synchronisatie te verwijderen, ga naar Instellingen > Contactensynchronisatie en klik op “Synchronisatie stoppen.”

Bevestig dit in het weergegeven dialoogvenster door een tweede keer op “Synchronisatie stoppen” te klikken.

Klik ten slotte op de pagina Contactensynchronisatie op de knop “Account verwijderen” om het ontkoppelingsproces te voltooien.

Dit is ook van toepassing wanneer meerdere gebruikers in hetzelfde bedrijf proberen verbinding te maken met hetzelfde externe account. Als twee gebruikers proberen verbinding te maken met hetzelfde provideraccount, wordt de synchronisatie slechts voor één van hen geactiveerd.

Contactzichtbaarheid

Door de zichtbaarheid optie te kiezen voor uw contactensynchronisatie, bepaalt u welke gebruikers de contacten uit uw contactenlijst mogen bekijken of bewerken.

Pipedrive-bedrijven met het Lite en Growth abonnement hebben toegang tot de volgende zichtbaarheidsrechten voor alle contacten die via de contactensynchronisatie worden gesynchroniseerd:

• Eigenaren en volgers: Alleen de eigenaar van de gesynchroniseerde contacten – en de volgers van deze contacten – kunnen hun gegevens bekijken of bewerken.
• Volledig bedrijf: Elke gebruiker in het Pipedrive-bedrijfsaccount kan de gegevens van de gesynchroniseerde contacten bekijken of bewerken.

Een bedrijfsaccount onder het Premium abonnement of hoger in Pipedrive heeft toegang tot de volgende zichtbaarheidsrechten voor alle contacten die via de contactensynchronisatie worden gesynchroniseerd:

• Alleen eigenaar: Alleen de eigenaar van het gesynchroniseerde contact kan de gegevens van de gesynchroniseerde contacten bekijken of bewerken.
• Rol van de eigenaar: Alleen Pipedrive-gebruikers met dezelfde rol als de eigenaar van het gesynchroniseerde contact kunnen de gegevens van die gesynchroniseerde contacten bekijken of bewerken.
• Rol van de eigenaar en lagere rollen: Gebruikers met dezelfde rol als de eigenaar – en gebruikers met rollen onder die van de eigenaar – kunnen de gegevens van de gesynchroniseerde contacten bekijken of bewerken.
• Volledig bedrijf: Elke gebruiker in het Pipedrive-bedrijfsaccount kan de gegevens van de gesynchroniseerde contacten bekijken of bewerken.

Welke velden worden gesynchroniseerd?

De volgende contactvelden worden gesynchroniseerd tussen uw contacten en uw contactenprovider:

• Naam
• E-mailadressen
• Telefoonnummers
• Adres
• Direct Messengers
• Postadres
• Organisatie/Bedrijf
• Notities
• Verjaardag/Geboortedatum
• Functietitel
• Foto/Afbeelding (alleen voor eenrichtingssynchronisatie en zolang er nog geen foto is onder het contact in Pipedrive)

Nadat u uw configuratie voor uw contactensynchronisatie heeft ingesteld, klikt u eenvoudig op de knop “Start synchroniseren” om deze gegevens te bevestigen en de synchronisatie te starten.

Zodra er een synchronisatie is ingesteld, toont Instellingen > Persoonlijke voorkeuren > Contactensynchronisatie in plaats daarvan een dashboard met informatie over uw huidige synchronisatie, waaronder het totale aantal gesynchroniseerde contacten en een overzicht van recente toevoegingen, bijwerkingen of verwijderingen.

Als u denkt dat sommige contacten nog niet zijn gesynchroniseerd, klikt u op de knop vernieuwen waarmee u direct een vernieuwen van de contactensynchronisatie forceert en alle gesynchroniseerde informatie bijwerkt.