Kunnskapsbase

Funksjonen for kontaktsynkronisering lar deg synkronisere dine eksterne kontakter (fra Google og Microsoft) med Pipedrive, slik at du kan ha all informasjonen din på ett sted.

Oppsett av kontaktsynkroniseringen din

Pipedrives kontaktsynkronisering fungerer med kontaktleverandører som Google, Outlook.com eller Microsoft Office 365 for å holde all informasjonen din tilkoblet og oppdatert.

For å aktivere kontaktsynkronisering, gå til Innstillinger > Personlige preferanser > Kontaktsynk, oppgi e-postadressen til kontaktkontoen du vil synkronisere inn i Pipedrive og klikk på knappen “Legg til ny konto”.

Følgende leverandører støttes i kontaktsynkronisering:

• Google
• Microsoft (Outlook.com eller Microsoft Office 365)

Når du konfigurerer kontaktsynkroniseringen, kan du velge hvilken gruppe med kontakter du vil synkronisere med, retningen du ønsker at synkroniseringen skal operere i samt synlighetsinnstillingen for de synkroniserte kontaktene når de føres inn i Pipedrive.

Valget for “gruppe av kontakter” lar deg velge spesifikke segmenter av den tilkoblede kontaktlisten din som du ønsker å synkronisere til Pipedrive. Hos din valgte kontaktpartner – som Outlook – kan disse segmentene ha andre betegnelser, men de vil likevel vises her under rullegardinmenyen “gruppe av kontakter”.

Hvis det er grupper du ønsker å holde adskilt – som for eksempel familie eller venner – anbefaler vi å organisere kontaktene dine i kontaktlisten i grupper for å holde dem adskilt og velge riktig gruppe å synkronisere til Pipedrive.

Valget “synkroniseringsretning” avgjør hvordan Pipedrive håndterer informasjonen din.

• Enveissynkronisering: Når kontakter blir opprettet, oppdatert eller slettet i den tilkoblede kontaktlisten, vil de synkroniserte kontaktene bli opprettet, oppdatert eller slettet i Pipedrive. Kontakter som opprettes i Pipedrive, vil imidlertid ikke bli overført til den tilkoblede kontaktlisten.
• Toveissynkronisering: Når kontakter blir opprettet, oppdatert eller slettet i den tilkoblede kontaktlisten, vil de synkroniserte kontaktene bli opprettet, oppdatert eller slettet i Pipedrive. Når kontakter opprettes, oppdateres eller slettes i Pipedrive, vil de også bli opprettet, oppdatert eller slettet i den tilkoblede kontaktlisten.

Endre synkroniseringsinnstillingene dine

Hvis du ombestemmer deg angående synkroniseringsretningen eller ønsker å endre gruppen av kontakter som synkroniseres til Pipedrive-kontoen din, kan du enkelt gjøre det på Kontaktsynk-siden ved å klikke på “Endre innstillinger” under den aktive synkroniseringen:

Etter å ha endret ønskede innstillinger, husk å klikke “Lagre”, så er du klar.

Fjerne en kontaktsynkronisering

Du kan ønske å fjerne kontakten hvis du vil bytte konto eller koble til en som allerede er synkronisert med et annet firma i samme region.

Siden samme konto ikke kan kobles til to selskaper i samme region, vil du få en feilmelding hvis du prøver:

For å synkronisere kontakter med et annet firma må du først slette synkroniseringen fra det forrige firmaet. Dette sikrer at kontaktdata forblir konsistente og forhindrer konflikter mellom ulike selskaper.

For å slette en aktiv synkronisering, gå til Innstillinger > Kontaktsynk og klikk “Stopp synkronisering.”

Bekreft dette i dialogen som vises ved å klikke “Stopp synkronisering” en gang til.

Til slutt, på siden for kontaktsynkronisering, klikk på knappen “Fjern konto” for å fullføre frakoblingen.

Dette gjelder også når flere brukere i samme firma prøver å koble til den samme eksterne kontoen. Hvis to brukere prøver å koble til samme leverandørkonto, vil synkroniseringen kun bli aktivert for én av dem.

Synlighet for kontakter

Når du velger synlighets-innstilling for kontaktsynkroniseringen, bestemmer du hvilke brukere som har lov til å se eller redigere kontaktene hentet fra kontaktlisten din.

Pipedrive-selskaper under planene Lite og Growth får tilgang til følgende synlighetsrettigheter for alle kontakter synkronisert gjennom kontaktsynkronisering:

• Eiere og følgere: Bare eieren av de synkroniserte kontaktene – og de som følger disse kontaktene – kan se eller redigere detaljene.
• Hele selskapet: Hvilken som helst bruker i selskapets Pipedrive-konto kan se eller redigere detaljene til de synkroniserte kontaktene.

En selskapskonto under Premium-planen eller høyere i Pipedrive vil ha tilgang til følgende synlighetsrettigheter for alle kontakter synkronisert gjennom kontaktsynkronisering:

• Bare eier: Bare eieren av den synkroniserte kontakten kan se eller redigere detaljene til de synkroniserte kontaktene.
• Eiers rolle: Bare Pipedrive-brukere i samme rolle som eieren av den synkroniserte kontakten kan se eller redigere detaljene til de synkroniserte kontaktene.
• Eiers rolle og roller under: Brukere i samme rolle som eieren – og brukere i rollene under eierens – kan se eller redigere detaljene til de synkroniserte kontaktene.
• Hele selskapet: Hver bruker i selskapets Pipedrive-konto kan se eller redigere detaljene til de synkroniserte kontaktene.

Hvilke felt blir synkronisert?

Følgende kontaktfelt blir synkronisert mellom dine kontakter og din kontaktpartner:

• Navn
• E-postadresser
• Telefonnumre
• Adresse
• Øyeblikksmeldinger
• Postadresse
• Organisasjon/Firma
• Notater
• Bursdag/Fødselsdato
• Stillingsbeskrivelse
• Bilde/Foto (kun for enveis synkronisering og hvis det ikke allerede finnes et bilde under kontakten i Pipedrive)

Når du har konfigurert innstillingene for kontaktsynkroniseringen din, klikker du bare på “Begynn synkronisering”-knappen for å fullføre detaljene og starte synkroniseringen.

Når synkroniseringen er etablert, vil du ved å gå til Innstillinger > Personlige preferanser > Kontaktsynkronisering i stedet se et dashbord over informasjonen tilknyttet din nåværende synkronisering, inkludert totalt antall kontakter i synk og en oversikt over nylige tillegg, oppdateringer eller slettinger.

Hvis du føler at noen kontakter ennå ikke er synkronisert, klikk på oppdater-knappen, som umiddelbart vil tvinge en oppdatering av kontaktsynk og oppdatere all synkronisert informasjon.