База знаний

Начало работы с автоматизацией

Если вы замечаете, что выполняете одни и те же административные задачи в Pipedrive – планируете одно и то же действие после того, как сделка была перемещена на определенную стадию в вашем воронке продаж – то, возможно, имеет смысл автоматизировать эти задачи, чтобы вы могли сосредоточиться на важных вещах, которые помогают вашему бизнесу процветать.

Автоматизация в Pipedrive состоит из двух частей – события триггера и события действия.

• Событие триггера представляет собой “если” часть утверждения если-тогда: Для выполнения автоматизации сначала должно произойти конкретное действие.
  Это действие может включать создание, обновление или удаление человека, организации, активности или сделки в Pipedrive. В качестве альтернативы вы можете использовать триггер по дате, который инициирует автоматизацию на основе определенной даты, такой как обновление контракта или срок выполнения события.
• Событие действия представляет собой “тогда” часть утверждения если-тогда: Как только происходит событие триггера, это тот шаг, который определяет, что будет делать автоматизация в ответ.
  Это действие может включать автоматическое создание, обновление или удаление человека, организации, активности или сделки в Pipedrive. Кроме того, это может включать отправку электронного письма с адреса электронной почты, синхронизированного с вашей учетной записью Pipedrive.

Создание вашей первой автоматизации

Чтобы получить доступ к функции автоматизации, нажмите на “...” (Еще) > Автоматизации.

Чтобы начать создание автоматизации, нажмите кнопку “+ Автоматизация” в верхнем левом углу страницы автоматизации.

Чтобы начать проектировать вашу автоматизацию, нажмите кнопку “Добавить триггер”. Вы увидите боковую панель, где можно выбрать элемент и событие, которые запустят вашу автоматизацию.

При настройке вашего триггера вы можете выбрать между “Триггер события” и “Триггер даты”.

Триггер события предоставляет вам шесть вариантов сущностей (сделка, человек, действие, лид, организация и проект), каждая из которых имеет три типа событий, которые запустят автоматизацию (добавлено, обновлено или удалено).

Триггер даты предоставляет вам четыре варианта сущностей (сделка, человек, действие и организация), каждая из которых имеет варианты для выбора конкретного поля даты и три параметра (точная дата, до даты и после даты), чтобы запустить автоматизацию.

Для получения дополнительной информации о триггерах даты, ознакомьтесь с этой статьей.

Как только вы выберете тип триггера и событие триггера, нажмите кнопку “Применить триггер”.

Для более сложных автоматизаций вы можете добавить ожидания или условия if/else, чтобы разделить вашу автоматизацию на два или более путей

После сохранения вашего условия, нажмите на знак плюс “+”, чтобы выбрать следующий шаг. Это может быть другое условие или ваше событие действия.

При определении вашего действия вы можете выбрать из стандартных опций – человек, организация, лид, сделка, действие, электронная почта, заметки, кампании, проекты и вебхуки – а также интеграции – Slack, Microsoft Teams, Trello и Asana. Вы можете выбрать типы действий, специфичные для каждого варианта.

Вы можете добавить несколько действий к вашей автоматизации, и они всегда будут выполняться сверху вниз по списку. Например, шаг 3 будет выполнен только после завершения шага 2.

Однако имейте в виду, что автоматизации проверяют только один раз, выполнено ли условие для каждого триггерного действия, если вы не используете условие ожидания до события. Если условие конкретного действия не выполнено, действие не будет выполнено, и система не выполнит следующий шаг.

Здесь вы можете увидеть, как настроить автоматизацию, которая перемещает вашу новую сделку в другую воронку в зависимости от владельца сделки.

Чтобы указать, какие пользователи могут запускать эту автоматизацию, отметьте параметр в верхней части автоматизации и выберите предпочтительный вариант.

Как только вы сделаете все свои выборы и спроектируете свою автоматизацию, нажмите кнопку “Сохранить”, чтобы завершить вашу автоматизацию.

Как только вы сохраните вашу автоматизацию, она будет отображаться в списке автоматизаций.

Представление списка автоматизаций

Вы также можете просмотреть все автоматизации, которые вы создали, наряду с автоматизациями, созданными для общей учетной записи Pipedrive компании, отсортировать по времени обновления и применить фильтры.

Вы можете редактировать, удалять или помечать автоматизации как активные или неактивные. Если автоматизация помечена как неактивная, функции триггера и действия не сработают.

Неактивные автоматизации выделены серым, что позволяет вам быстро понять, какие из них в настоящее время активны в вашей учетной записи Pipedrive.

Узнайте больше о представлении списка автоматизаций в этой статье.

Автоматизация передачи

Независимо от того, покидает ли пользователь компанию или просто берет отпуск, другому пользователю может понадобиться доступ к их автоматизациям для устранения неполадок или для назначения их кому-то другому. Это можно сделать, передав право собственности на существующие автоматизации.

Пользователи и разрешения

Только следующие типы пользователей могут передавать автоматизации:

• Глобальный администратор приложения может передавать любую автоматизацию себе или любым другим глобальным администраторам приложения
• Администратор приложения Сделки и глобальные обычные пользователи с разрешением ”Добавить автоматизации” могут передавать свои собственные автоматизации глобальным администраторам приложения

Передача собственности

Одноразовая передача

Откройте предварительный просмотр автоматизации. Наведя курсор на имя владельца слева, нажмите значок карандаша или нажмите ”...” справа и “Передать право собственности.”

Массовая передача

В списке автоматизаций отметьте флажками автоматизации, которые вы хотите передать, с левой стороны экрана.

Затем нажмите “Передать право собственности”.

При нажатии на “Передать право собственности,” вам нужно выбрать пользователя, которому вы хотите передать автоматизацию.

Перед завершением передачи вы увидите уведомление с перечнем событий, которые произойдут после передачи автоматизации. События в уведомлении могут варьироваться в зависимости от этапов автоматизации (например, если есть ожидающие выполнения, если интеграция установлена и используется в автоматизации).

Обязательно внимательно прочтите это уведомление перед тем, как продолжить.

В окне уведомления вы можете отменить ожидающие выполнения для этой автоматизации. Если вы отметите соответствующий флажок, все ожидающие выполнения будут отменены и не будут выполнены. Например, если автоматизация настроена на отправку письма через 5 дней после триггера и эти выполнения все еще в процессе, они будут отменены, и письмо не будет отправлено.

После передачи автоматизация появится в списке автоматизаций нового владельца. Переданная автоматизация будет деактивирована, чтобы новый владелец мог просмотреть и устранить неполадки, если это необходимо.

У автоматизации будет добавлен ярлык "передано", чтобы указать на то, что она была передана.

Теперь новый владелец может настраивать автоматизацию, включая редактирование и активацию.