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Entscheidend beim Abschließen eines Deals mit Ihrem Kunden ist der Kostenvoranschlag und die Rechnungsstellung.
Wenn man die finale Phase eines Deals erreicht hat, möchte man dem Kunden natürlich eine Rechnung stellen, um für Waren und Dienstleistungen bezahlt zu werden.

Glückwunsch, wenn Sie Xero für Ihre Rechnungsstellung nutzen: Mit der Integration von Pipedrive und Xero ist es ganz einfach, anhand der Informationen in Pipedrive eine Rechnung zu erstellen. Sie haben alle wichtigen Daten direkt zur Hand.

Was ist Xero?

Xero ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware und besonders beliebt bei Unternehmen, die Ihre Rechnungsstellung optimieren wollen.

Wenn Sie Pipedrive und Xero integrieren, können Sie Rechnungen auf Basis von bestehenden Informationen in Ihrem Pipedrive-Account erstellen und diese in Xero tracken. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick Ihrer Umsätze.

Wie kann ich die Xero-Integration aktivieren?

Bevor Sie die Vorteile dieser Integration nutzen können, müssen Sie Ihr Xero-Account mit Ihrem Pipedrive-Unternehmensaccount verknüpfen

Gehen Sie zunächst zur Detailansicht eines beliebigen Pipedrive-Deals und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Marktplatz ansehen und gehen Sie zum Pipedrive-Marktplatz.
Alternativ können Sie zu Tools und Apps > Rechnungsstellung gehen und dort die Xero-Integration aus der Liste der Apps auswählen.



Wenn Sie die Xero-Integration gefunden haben, klicken Sie auf Jetzt installieren und geben Sie die Anmeldedaten für Ihr Xero-Account ein.
Sobald Ihre gültigen Xero-Anmeldeinformationen bestätigt wurden, werden Sie zurück zu Pipedrive geleitet, um Ihre Präferenzen für Ihre Xero-Integration einzugeben.



Bei der Konfiguration Ihrer Xero-Integration müssen Sie wählen, welche Pipedrive-Felder die von Xero festgelegten Rechnungsfelder ausfüllen und wann Ihre Rechnungen für Ihre Kunden als fällig markiert werden.

• AN
  Dieses Feld ist für den Empfänger (oder Zahlungspflichtigen) der Rechnung. Da Rechnungen üblicherweise von der Buchhaltungsabteilung übernommen werden, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Organisation - Name einzufügen.
• ADRESSE
  Dieses Feld ist für die Adresse des Empfängers. Da Rechnungen üblicherweise von der Buchhaltungsabteilung übernommen werden, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Organisation - Adresse einzufügen.
• E-MAIL
  Dieses Feld ist für die E-Mail des Empfängers. Da das E-Mail-Feld in Pipedrive ein personenbezogenes Feld ist, empfehlen wir hier das Pipedrive-Feld Kontakt - E-Mail einzufügen.
• STEUERNUMMER DES KUNDEN
  Diese Angabe ist nicht für alle Rechnungen notwendig, wenn Sie dieses Feld aber als benutzerdefiniertes Feld in Pipedrive hinzugefügt haben, sollten Sie es auch verwenden. Mehr zu benutzerdefinierten Feldern in Pipedrive finden Sie hier.
• FÄLLIGKEITSDATUM
  Durch die Einstellung eines Fälligkeitsdatums, erscheint auch auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum. Wenn das Fälligkeitsdatum z.B. auf sieben Tage nach der Rechnungsstellung eingestellt ist, ist das Fälligkeitsdatum für eine Rechnung, die am 13. März erstellt wurde, am 20. März.

Wenn Sie zufrieden sind mit Ihren Einstellungen, klicken Sie auf Speichern.

Wie kann ich die Xero-Integration nutzen?

Sobald Sie die Genehmigung zur Interaktion zwischen Xero und Pipedrive erteilt und Ihre Integrationspräferenzen eingegeben haben, erhalten Sie beim Anklicken von Rechnung erstellen in der Detailansicht jedes Deals eine detaillierte Eingabeaufforderung, um eine Xero-Rechnung für Ihre Kunden zu erstellen.

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Die Kundendetails werden gemäß den Feldern ausgefüllt, die bei der Festlegung der Rechnungspräferenzen bei der Einrichtung der Xero-Integration ausgewählt wurden.

Die Rechnungsdetails müssen gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens ausgefüllt werden. Wenn Sie zum Beispiel die Steuerfunktion auf der Rechnung oder die Währung anpassen möchten.

Die Rechnungsposten sind bestimmte Einzelposten, z.B. Produkte oder Dienstleistungen, welche die Kosten definieren. Diese Einträge können aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden, die Sie im Bereich "Produkte und Dienstleistungen" Ihres verlinkten Xero-Accounts finden.

Wenn Sie die Eingabe der Rechnungsdetails für diesen Deal abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Entwurf speichern, um fortzufahren.



Wenn eine Rechnung als Entwurf gespeichert wurde, sehen Sie den Rechnungsstatus und werden darauf hingewiesen, dass sich diese Rechnung derzeit im ENTWURF -Modus befindet.
Rechnungen bleiben solange ein Entwurf, bis sie entweder gelöscht oder in Xero genehmigt werden.

Abhängig von den im entsprechenden Xero-Account festgelegten Berechtigungen müssen Sie möglicherweise einen Rechnungsentwurf zur Freigabe übermitteln. Nach der Übermittlung kann die Rechnung auch innerhalb von Xero vom entsprechenden Nutzer des Xero-Accounts bestätigt werden.



Sobald die Rechnung in Xero bestätigt wurde, ändert sich in Pipedrive der Status der Rechnung entsprechend den Updates im verbundenen Xero-Account. Es gibt sechs unterschiedliche Status für Rechnungen in Pipedrive:

• Entwurf
• Warten auf Bestätigung
• Warten auf Zahlung
• Bezahlt
• Ungültig
• gelöscht

Jede Rechnung kann über die Detailansicht in Pipedrive geteilt, als .pdf-Datei heruntergeladen oder in Xero über eine separate Browser-Registerkarte geöffnet werden.

Welche Informationen werden an Pipedrive übermittelt?

Die Grafik unten zeigt Ihnen etwas genauer wie die Informationen zwischen Pipedrive (links) und Xero (rechts) übermittelt werden.