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Mit der Pipedrive–Xero Integrations-App können Sie Rechnungen aus der Detailansicht eines Deals erstellen und diese nahtlos an Ihren Xero Account senden, ohne die Daten umständlich zwischen den beiden Tools kopieren und einfügen zu müssen.

Wie kann ich die Xero-Integration aktivieren?

Bevor Sie die Vorteile dieser Integration nutzen können, müssen Sie Ihr Xero Account mit Ihrem Pipedrive Unternehmensaccount verknüpfen.

Gehen Sie zunächst zur Detailansicht eines beliebigen Pipedrive Deals und klicken Sie auf "Rechnung erstellen". Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Im Marketplace anzeigen“ und gehen Sie zum Pipedrive Marketplace.
Alternativ können Sie unter Tools und Apps > Rechnungsstellung die Xero Integration aus der Liste der Apps auswählen.

Wenn Sie die Xero-Integration gefunden haben, klicken Sie auf „Jetzt installieren“ und geben Sie die Anmeldedaten für Ihren Xero Account ein. Die Anleitung zur Deinstallation der App finden Sie unter Tools und Apps > Marketplace Apps.

Nach der Bestätigung Ihrer gültigen Xero-Anmeldedaten werden Sie zurück zu Pipedrive geleitet, um Ihre Einstellungen für die Xero-Integration vorzunehmen.

Bei der Programmierung Ihrer Xero-Integration müssen Sie bestimmen, mit welchen Pipedrive Feldern die von Xero vorgegebenen Rechnungsfelder ausgefüllt werden und wann Ihre Rechnungen für Ihre Kunden als fällig markiert werden.

• An — In diesem Feld können Sie angeben, an wen Sie die Rechnung senden möchten. Da Rechnungen in der Regel von der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens bezahlt werden, empfehlen wir die Verwendung des Pipedrive Feldes Organisation – Name. Sie können auch aus anderen Feldern unter Organisation, Personenkontakt und Deal wählen.

• Adresse — Dieses Feld enthält die physische Adresse des Rechnungsempfängers. Da Rechnungen in der Regel von der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens bezahlt werden, empfehlen wir die Verwendung des Pipedrive Feldes Organisation – Adresse. Sie können auch aus anderen Feldern unter Organisation, Personenkontakt und Deal wählen.

• E-Mail — Dieses Feld enthält die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers. Da das E-Mail-Feld in Pipedrive ein kontaktbezogenes Feld ist, empfehlen wir die Verwendung des Pipedrive Feldes Kontakt - E-Mail-Adresse. Sie können auch aus anderen Feldern unter Organisation, Personenkontakt und Deal wählen.
• Steuer-ID des Kunden – Diese Angabe ist nicht für alle Rechnungen erforderlich, wenn Sie jedoch ein benutzerdefiniertes Feld für die Erfassung der Steuer-ID Ihres Kunden in Pipedrive erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, dieses Feld hier einzusetzen.
• Fälligkeitsdatum — Hier können Sie das Fälligkeitsdatum der Zahlung angeben. Wenn zum Beispiel das Fälligkeitsdatum auf sieben Tage nach dem Ausstellungsdatum festgelegt ist, hat eine am 13. März erstellte Rechnung das Fälligkeitsdatum 20. März.

Wenn Sie mit Ihrer Auswahl der Pipedrive-Felder für Ihre Xero-Rechnungen zufrieden sind, klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Integrationseinstellungen für den Pipedrive Account Ihres Unternehmens zu speichern.

Wie kann ich die Xero-Integration nutzen?

Sobald Sie Xero und Pipedrive die Berechtigung zur Interaktion erteilt und Ihre Integrationseinstellungen vorgenommen haben, erhalten Sie über die Schaltfläche Rechnung erstellen in der Detailansicht jedes Deals die detaillierte Aufforderung, eine Xero-Rechnung für Ihre Kunden zu erstellen.

Sie werden aufgefordert, die Einzelheiten Ihrer Rechnung auszufüllen. Die hier hinzugefügten Informationen werden an Ihren Xero Account gesendet, wenn die Rechnung gespeichert wird.

• Die Kundenangaben werden anhand der Felder, die bei der Definition der Rechnungseinstellungen bei der Ersteinrichtung der Xero-Integration ausgewählt wurden, ausgefüllt.
• Die Rechnungsangaben müssen entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens ausgefüllt werden. Sie können beispielsweise die Mehrwertsteuerfunktionen dieser Rechnung anpassen, die Währung für diese Rechnung festlegen oder eine beliebige Xero-Rechnungsvorlage verwenden.
• Die Rechnungspositionen sind die spezifischen Einzelposten – wie Waren oder Dienstleistungen – aus denen sich die Kosten in Ihrer Rechnung zusammensetzen. Diese werden automatisch mit den Produkten, die mit Ihrem Deal verknüpft sind, aufgefüllt. Erfahren Sie hier, wie Sie Produkte zu Ihren Deals hinzufügen. Sie können auch weitere Elemente zu Ihrer Liste hinzufügen.

Hinweis: Sobald die mit dem Deal verknüpften Produkte im Abschnitt Rechnungspositionen aufgeführt sind, müssen Sie jedes einzelne davon mit einem bestehenden Produkt in Ihrem Xero-Account verknüpfen. Bis zur erfolgreichen Verknüpfung wird neben Ihrem Eintrag ein Ertragssymbol angezeigt. Wenn Sie unsere Produktfunktion für Ihre Rechnungsposten verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Produktliste auf dem neuesten Stand ist. Wenn Sie unsere Produktfunktion nicht verwenden, können Sie Ihre Produkte direkt in Xero unter 'Rechnung erstellen' suchen und verknüpfen.

Im Bereich Kundenangaben müssen Sie die Rechnung mit einem bestehenden Kunden in Ihrem Xero-Account verknüpfen oder einen neuen Kunden erstellen.

Sobald ein Kontakt verknüpft ist, haben Sie die Möglichkeit, Kundeninformationen auf der Seite des Anbieters zu aktualisieren. Wenn Sie diese Option aktiviert haben, werden die unter Adresse, E-Mail und Steuer-ID hinzugefügten Informationen in Xero übernommen, falls sie abweichen.

Wenn Sie alle Rechnungsangaben eingegeben haben, klicken Sie auf „Rechnung erstellen“.

Anzeige Ihrer Rechnungen

Wenn eine Rechnung als Entwurf gespeichert wurde, wird Ihnen anhand des Rechnungsstatus angezeigt, dass diese Rechnung derzeit als ENTWURF gespeichert ist.
Rechnungen werden so lange als Entwurf gespeichert, bis sie in Xero entweder gelöscht oder genehmigt werden.

Abhängig von den im entsprechenden Xero-Account festgelegten Berechtigungen müssen Sie möglicherweise einen Rechnungsentwurf zur Freigabe übermitteln. Sobald die Rechnung übermittelt wurde, kann sie in Xero von den berechtigten Nutzern in diesem Xero Account genehmigt werden.

Hinweis: Wenn Sie die Berechtigung zur Genehmigung von Rechnungen in Xero haben, können Sie unter jeder Rechnung in Pipedrive die Option Genehmigen sehen.

Sobald die Rechnung in Xero genehmigt wurde, ändert sich der Status der Rechnung in Pipedrive entsprechend den Aktualisierungen, die im verknüpften Xero-Account vorgenommen wurden. Es gibt sechs unterschiedliche Status für Rechnungen in Pipedrive:

• Entwurf
• Genehmigung ausstehend
• Warten auf Zahlung
• Bezahlt
• Ungültig
• Gelöscht

Wenn Sie auf Mehr „...“ klicken, erhalten Sie folgende Optionen:

• Verwerfen – Unbezahlte oder bezahlte Rechnungen annullieren. Verworfene Rechnungen können nicht wiederhergestellt werden.
• Per E-Mail versenden — Bezahlte oder fällige Rechnungen direkt an Ihre Kunden senden. Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, werden von Xero per E-Mail versendet.
• PDF herunterladen — Eine PDF-Version Ihrer Rechnung herunterladen, um sie direkt an Ihre Kunden zu senden.
• In Xero öffnen —Wenn Sie auf diese Option klicken, gelangen Sie zu Ihrem Xero Account, wo Sie Ihre Rechnung bearbeiten, versenden und die Zahlung akzeptieren können.

Detailansicht Seitenleiste

Ihre Rechnungshistorie wird ebenfalls in der Seitenleiste der Detailansicht hinzugefügt. Hier können Sie die Seite aktualisieren, um neue Updates von Xero zu erhalten, oder auf Mehr („...“) klicken, um zu den Einstellungen zu gelangen oder die Verknüpfung Ihres Kontakts aufzuheben.

Klicken Sie auf „Alle Rechnungen anzeigen“, um weitere Details zu allen verknüpften Rechnungen, gefiltert nach einem anpassbaren Zeitrahmen, anzuzeigen. Sie sehen alle Rechnungen, die mit dem angezeigten, verknüpften Kontakt verbunden sind und Sie können diese Rechnungen mit dem Deal, den Sie gerade sehen, verknüpfen oder die Verknüpfung aufheben.