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Integração do Pipedrive: Xero

BF
Breandan Flood, 1 de outubro de 2021
Observação: Este recurso está disponível para usuários conselheiros e comuns no Xero. Para proporcionar uma camada adicional de segurança, este aplicativo só pode ser usado quando você tiver o Login único (SSO) ou a Autenticação de dois fatores (2FA) ativado no Pipedrive.


One of the most crucial steps when closing a deal with your customers is handling the proposal and exchange of invoices.
When getting into the final stages of a deal, you'll want to provide your customers with an invoice to receive payment for your goods or services.

If you use Xero for the invoice-handling aspects of your business, you're in luck: Pipedrive's integration with Xero makes it simple to generate an invoice from your information in Pipedrive, and keep all of your important data in one place. You will also be able to receive status updates when your invoice is paid or overdue.


How can I enable the Xero integration?

Before you may begin to utilize the benefits of this integration, you will need to connect your Xero account to your Pipedrive company account.

To begin, go to the Detail View of any Pipedrive deal, and click the Create invoice tab. Once there, click on the View on Marketplace button, and proceed to the Pipedrive Marketplace.
Alternatively, you may go to Tools and apps > Invoicing and find the Xero integration from the list of apps there.

Integração de fatura


Once you have found the Xero integration, click Install now, and provide the login credentials to your Xero account. Uninstalling the app can be found under Tools and apps > Marketplace apps.

Once your valid Xero login credentials have been confirmed, you will be directed back to Pipedrive to program your preferences for your Xero integration.

xero_integration_2.png


When programming your Xero integration, you will need to choose which Pipedrive fields populate the invoice fields set by Xero, and when your invoices will be marked as due for your customers.

  • Para— Este campo é para quem você deseja enviar a fatura. Como as faturas geralmente são pagas pelo departamento de finanças de uma empresa, sugerimos utilizar o campo Organização - Nome. Você também pode escolher a partir de outros campos de organização, pessoa de contato e negócio.
    • Endereço— Neste campo você irá indicar o endereço físico do destinatário da fatura. Como as faturas geralmente são pagas pelo departamento de finanças de uma empresa, sugerimos que você use o campo Organização - Nome. Você também pode escolher a partir de outros campos de organização, pessoa de contato e negócio.
    • E-mail— Este campo é reservado para o endereço de e-mail do destinatário da fatura. Como no Pipedrive o e-mail está ligado a uma pessoa, sugerimos que você use o campo Pessoa - E-mail. Você também pode escolher a partir de outros campos de organização, pessoa de contato e negócio.
    • Identificação fiscal— Nem todas as faturas requerem essa informação, mas se você tiver criado um campo personalizado no Pipedrive para preencher com as informações de identificação fiscal de seus clientes, sugerimos aplicá-lo aqui.
    • Prazo— Aqui, você pode definir o prazo do pagamento. Por exemplo, se o prazo for definido para sete dias após a data de emissão, uma fatura criada em 13 de março vencerá no dia 20 do mesmo mês.

    Once you are satisfied with your choices for the Pipedrive fields to populate your Xero invoices, click the Save button to save your integration preferences for your company Pipedrive account.



    How can I use the Xero integration?

    Once you've provided permission for Xero and Pipedrive to interact and have programmed your integration preferences, the Create invoice button in the Detail View of any deal will give you the detailed prompt to generate a Xero invoice for your customers.

    create invoice xero

    Você receberá uma solicitação para preencher os detalhes da sua fatura. As informações adicionadas aqui serão enviadas para sua conta do Xero quando a fatura for salva.

    create invoice modal

    Em Detalhes do cliente, você precisará vincular a fatura a um cliente existente na sua conta do Xero ou criar um novo.

    • Os Detalhes do cliente serão preenchidos com base nos campos escolhidos quando as preferências de fatura foram definidas durante a configuração da integração com o Xero.
    • Os Detalhes de faturamento precisam ser preenchidos com base nas necessidades da sua empresa. Por exemplo, você pode ajustar as funções do imposto desta fatura, qual moeda deve ser utilizada nela ou qual modelo de fatura do Xero deseja usar.
    • Os Itens da fatura são itens de linhas específicas, como bens ou serviços, que compõem as cobranças na sua fatura. Esses itens podem ser selecionados no menu suspenso, que é fornecido na área "Produtos de serviços" na sua conta conectada do Xero.
    link to xero customer

    Click on the Create invoice button once you've entered all of your invoice details.



    Viewing your invoices

      submit invoice for approval


      When an invoice has been saved as a draft, you will notice the invoice status appear, alerting you that this invoice is currently in DRAFT mode.
      Invoices will continue to be a draft, until it is either deleted or approved in Xero.

      Observação: Quando a integração com o Xero for ativada, as faturas geradas no Pipedrive irão aparecer na Visualização de detalhes do negócio associado. As faturas criadas antes da integração ser ativada - e aquelas geradas fora do Pipedrive - não aparecerão no Pipedrive.


      Depending on the permissions set in the associated Xero account, you may need to submit a drafted invoice for approval. Once submitted, that invoice can be approved from within Xero, by the appropriate users in that Xero account.

      Screen_Shot_2019-03-15_at_11.51.16_AM.png


      Once the invoice has been approved in Xero, the status of the invoice will change in Pipedrive based on the updates made in the associated Xero account. For reference, there are six statuses to consider when looking at a deal's invoice in Pipedrive:

      • Rascunho
      • Aguardando aprovação
      • Aguardando pagamento
      • Pago
      • Anulado
      • Excluído
      pending invoice

      If you click on More '...', you will have these options:

      • Void— Void any unpaid or paid invoices. Voided invoices cannot be unvoided.
      • Send by email— Send any paid or due invoices directly to your customer. Invoices sent by email will be emailed from Quickbooks.
      • Download PDF— Download a PDF version of your invoice to send to your clients directly
      • Open in Xero— Clicking this option will bring you to your Xero account where you can edit, send your invoice, and accept payment.

      Detail view sidebar

      Your invoice history will also be added to the detail view's sidebar. Here you can refresh to bring in any new updates from Xero, or click on More ('...') to go to settings or unlink your contact.

      invoices sidebar
        Click on View all invoices to view more details on all of the linked invoices filtered by a customizable time frame. You will be able to see all of the invoices that are related to the linked contact shown and be able to link and unlink those invoices to the deal you are currently viewing.
        invoices sidebar expanded


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