Base de conocimiento

Con la aplicación de integración de Pipedrive y Xero, puedes crear facturas desde la vista de detalles del trato y enviarlas sin inconvenientes a tu cuenta de Xero sin las complicaciones de copiar y pegar datos entre las dos herramientas.

¿Cómo puedo habilitar la integración de Xero?

Antes de poder utilizar los beneficios de esta integración, tienes que conectar tu cuenta de Xero a tu cuenta empresarial de Pipedrive.

Para empezar, ve a la vista de detalles de cualquier trato de Pipedrive, y haz clic en la pestaña Crear factura. Una vez allí, haz clic en el botón "Ver en Marketplace" y continúa en Marketplace de Pipedrive.
O bien puedes ir a Herramientas y aplicaciones > Facturación y buscar la integración de Xero en la lista de aplicaciones.

Una vez que encontraste la integración Xero, haz clic en "Instalar ahora" y escribe las credenciales de inicio de sesión de tu cuenta de Xero. Desinstalar la aplicación se puede encontrar en Herramientas y aplicaciones > Aplicaciones del Marketplace.

Una vez confirmadas tus credenciales de inicio de sesión, serás dirigido de regreso a Pipedrive para programar tus preferencias para la integración de Xero.

Al programar la integración de Xero, deberás elegir qué campos de Pipedrive rellenan los campos de facturación establecidos por Xero y cuándo tus facturas serán marcadas como vencidas para tus clientes.

• Para: en este campo escribe a quien quieres enviar la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo Organización - Nombre de Pipedrive. También puedes elegir entre otros campos de organización, personas de contacto y trato.

• Dirección: este campo es para la dirección física del destinatario de la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo Organización - Dirección de Pipedrive. También puedes elegir entre otros campos de organización, personas de contacto y trato.

• Correo electrónico: esta es la dirección de correo electrónico del destinatario de la factura. Como el campo de correo electrónico en Pipedrive es un campo de tipo de persona, te recomendamos utilizar el campo Persona - Correo electrónico de Pipedrive. También puedes elegir entre otros campos de organización, personas de contacto y trato.
• ID fiscal del cliente: no todas las facturas requieren esta información, pero si has creado un campo personalizado en Pipedrive para la información de ID fiscal de tu cliente, te sugerimos aplicar ese campo aquí.
• Fecha de vencimiento: aquí puede definir el día de vencimiento del pago. Por ejemplo, si se establece la fecha de vencimiento a siete días después de la fecha de emisión, una factura creada el 13 de marzo tendrá, por defecto, como fecha de vencimiento el 20 de marzo.

Una vez que estés satisfecho con tus elecciones para que los campos de Pipedrive completen tus facturas de Xero, haz clic en el botón "Guardar" para guardar tus preferencias de integración para la cuenta de Pipedrive de tu empresa.

¿Cómo puedo utilizar la integración de Xero?

Una vez que hayas concedido permiso para que interactúen Xero y Pipedrive y hayas programado tus preferencias de integración, haz clic en el botón "Crear factura" en la vista de detalles de cualquier trato para generar una factura de Xero para tus clientes.

Se te pedirá que llenes los datos de tu factura. La información agregada aquí se enviará a tu cuenta de Xero cuando se guarde la factura.

• Los datos del cliente se completarán según los campos elegidos cuando se definieron las preferencias de facturación durante la configuración inicial de la integración de Xero.
• Los detalles de la factura deberán rellenarse según las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, si deseas ajustar las funciones de impuestos de la factura, la moneda que debe utilizarse en esta factura o una plantilla de factura de Xero que te gustaría usar.
• Los elementos de la factura son los elementos específicos, como productos o servicios, que conforman los cargos en tu factura. Esto se rellena automáticamente con los productos que están vinculados a tu trato. Obtén más información sobre cómo añadir productos a tus tratos aquí. También puedes añadir más elementos a tu lista.

Nota: Una vez que los productos vinculados al trato rellenan la sección de elementos de tu factura, debes vincular cada uno a un producto existente en tu cuenta de Xero. Aparecerá un ícono de rendimiento a un lado del elemento hasta que se vincule con éxito. Si estás utilizando nuestra función de productos para los elementos de tu factura, te recomendamos que te asegures que la lista de productos esté actualizada. Si no estás usando nuestra función de productos, puedes buscar y vincular tus productos en Xero directamente en la ventana de crear factura.

En los datos del cliente, deberás vincular la factura a un cliente existente en tu cuenta de Xero o crear un nuevo.

Una vez que un contacto está vinculado, tendrás la opción de actualizar la información del cliente del lado del proveedor. Si la tienes habilitada, la información añadida en Dirección, Correo electrónico e ID fiscal será agregada en Xero si es diferente.

Haz clic en el botón "Crear factura" una vez que hayas escrito todos tus datos de facturación.

Cómo ver tus facturas

Cuando una factura se haya guardado como un borrador, verás que aparece el estado de la factura, que indica que esa factura está actualmente en modo BORRADOR.
Las facturas seguirán en modo borrador hasta que se eliminen o aprueben en Xero.

Dependiendo de los conjuntos de permisos establecidos en la cuenta de Xero asociada, puede que tengas que enviar un borrador de la factura para su aprobación. Una vez presentada, esa factura puede ser aprobada en Xero por los usuarios correspondientes incluidos en esa cuenta de Xero.

Nota: Si tienes permiso para aprobar facturas en Xero, podrás ver la opción Aprobar bajo cada factura en Pipedrive.

Una vez que la factura haya sido aprobada en Xero, el estado de la factura cambiará en Pipedrive según las actualizaciones realizadas en la cuenta asociada de Xero. Como referencia, hay seis estados a tener en cuenta en la factura de un trato en Pipedrive:

• Borrador
• En espera de aprobación
• En espera de pago
• Pagada
• Anulada
• Eliminada

Si haces clic en Más "...", te aparecerán estas opciones:

• Anular: anula cualquier factura impagada o pagada. Las facturas anuladas no pueden revertirse a no anuladas.
• Enviar por correo electrónico: envía facturas pagadas o pendientes directamente a tu cliente. Las facturas enviadas por correo se envían desde Xero.
• Descargar PDF: puedes descargar la versión PDF de tu factura para enviarla directamente a tus clientes.
• Abrir en Xero: al hacer clic en esta opción serás dirigido a tu cuenta de Xero donde puedes editar, enviar tu factura y aceptar el pago.

Barra lateral de vista de detalles

Tu historial de facturas también se añadirá a la barra lateral de vista de detalles. Aquí puedes refrescar para extraer nuevas actualizaciones desde Xero, o hacer clic en Más ("...") para ir a los ajustes o para desvincular tu contacto.

Haz clic en "Ver todas las facturas" para ver más detalles en todas las facturas vinculadas filtradas por un período de tiempo personalizable. Podrás ver todas las facturas relacionadas con el contacto vinculado que aparece y podrás vincular y desvincular esas facturas del trato que estás viendo.