Kunskapsbas

Med appen för integration mellan Pipedrive och Xero kan du skapa fakturor från affärsuppgifter och smidigt skicka dem till ditt Xero-konto utan att behöva kopiera och klistra in data mellan de två verktygen.

Hur kan jag aktivera Xero-integrationen?

Innan du kan börja dra nytta av fördelarna med denna integration måste du ansluta ditt Xero-konto till ditt Pipedrive-företagskonto.

För att börja, gå till detaljerad vy av vilket Pipedrive-erbjudande som helst och klicka på fliken "Skapa faktura". När du är där klickar du på knappen "Visa på marknadsplatsen" och fortsätt till Pipedrive Marketplace.
Alternativt kan du gå till Verktyg och appar > Fakturering och hitta Xero-integrationen i listan över appar där.

När du har hittat Xero-integrationen klickar du på "Installera nu" och ange inloggningsuppgifterna till ditt Xero-konto. Avinstallation av appen finns under Verktyg och appar > Marknadsplatsappar.

När dina giltiga inloggningsuppgifter för Xero har bekräftats kommer du att skickas tillbaka till Pipedrive för att konfigurera dina preferenser för Xero-integrationen.

När du konfigurerar din Xero-integration måste du välja vilka Pipedrive-fält som fyller i faktureringsfälten som Xero har ställt in och när dina fakturor kommer att markeras som förfallna för dina kunder.

• Till - Detta fält är för den person du vill adressera fakturan till. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av företagets leverantörsavdelning föreslår vi att du använder Pipedrives Organisation - Namn-fält. Du kan också välja från andra Organisation, Personkontakt och Erjudande-fält.

• Adress - Detta fält är för mottagarens fysiska adress för fakturan. Eftersom fakturor vanligtvis betalas av företagets leverantörsavdelning föreslår vi att du använder Pipedrives Organisation - Adress-fält. Du kan också välja från andra Organisation, Personkontakt och Erjudande-fält.

• E-post -Detta fält är e-postadressen till mottagaren av fakturan. Eftersom e-postfältet i Pipedrive är av typen person föreslår vi att du använder Pipedrives Person - E-post-fält. Du kan också välja från andra Organisation, Personkontakt och Erjudande-fält.
• Kundens momsnummer -Inte alla fakturor kräver denna information, men om du har skapat ett anpassat fält i Pipedrive för att lagra din kunds momsnummer föreslår vi att du använder det fältet här.
• Förfallodatum - Här kan du ange förfallodatumet för betalningen. Till exempel, om förfallodatumet är satt till sju dagar efter utfärdandedatumet kommer en faktura skapad den 13 mars att ha ett förfallodatum den 20 mars.

När du är nöjd med dina val för Pipedrive-fälten som fyller i dina Xero-fakturor, klicka på knappen "Spara" för att spara dina integrationspreferenser för ditt företags Pipedrive-konto.

Hur kan jag använda Xero integrationen?

När du har gett tillstånd för Xero och Pipedrive att interagera och har programmerat dina integrationsinställningar, kommer "Skapa faktura" knappen i "Detaljvy" för varje affär ge dig en detaljerad anvisning för att generera en Xero-faktura för dina kunder.

Du kommer att uppmanas att fylla i fakturans detaljer. Informationen som läggs till här kommer att skickas till ditt Xero-konto när fakturan sparas.

• Kunduppgifterna kommer att fyllas i baserat på de fält som valts när faktura-inställningarna definierades när Xero-integrationen ursprungligen konfigurerades.
• Fakturadetaljerna behöver fyllas i baserat på ditt företags behov. Till exempel, om du vill justera skattefunktionerna för denna faktura, vilken valuta som ska användas i denna faktura eller vilka Xero-fakturamallar du vill använda.
• Fakturaraderna är de specifika raderna - som varor eller tjänster - som utgör kostnaderna i din faktura. Detta kommer automatiskt att fyllas i med produkterna som är länkade till din affär. Läs mer om hur du lägger till produkter till dina affärer här. Du kan också lägga till fler objekt till din lista.

Observera: När produkter länkade till affären har fyllt i ditt fakturaradavsnitt kommer du att behöva länka var och en till en befintlig produkt i ditt Xero-konto. Det kommer att finnas en avkastningssymbol bredvid ditt objekt tills det är framgångsrikt länkat. Om du använder vår produkterfunktion för dina fakturarader rekommenderar vi att du ser till att din produktlista är uppdaterad. Om du inte använder vår produkterfunktion kan du söka och länka till dina produkter i Xero direkt i fakturaskapningsfönstret.

Under Kunduppgifter kommer du att behöva länka fakturan till en befintlig kund i ditt Xero-konto eller skapa en ny.

När en kontakt är länkad kommer du att ha möjlighet att Uppdatera kundinfo på leverantörens sida. Om du har detta aktiverat kommer informationen som läggs till under Adress, E-post och Skattenummer att dras in i Xero om det är annorlunda.

Klicka på "Skapa faktura" knappen när du har fyllt i alla fakturadetaljer.

Visa dina fakturor

När en faktura har sparats som ett utkast kommer du att märka fakturastatusen visas och uppmärksammar dig på att denna faktura för tillfället är i UTKAST-läget.
Fakturor kommer att fortsätta vara ett utkast tills det antingen raderas eller godkänns i Xero.

Beroende på de behörigheter som är inställda på det associerade Xero-kontot kan du behöva skicka en utkast till faktura för godkännande. När den väl har skickats in, kan den fakturan godkännas från Xero av de lämpliga användarna på det Xero-kontot.

Obs: Om du har behörighet att godkänna fakturor i Xero, kommer du att kunna se Godkänn-alternativet under varje faktura i Pipedrive.

När fakturan har godkänts i Xero kommer statusen för fakturan att ändras i Pipedrive baserat på uppdateringarna som görs på det associerade Xero-kontot. För referens finns sex status att överväga när man tittar på en supports faktura i Pipedrive:

• Utkast
• Väntar på godkännande
• Väntar på betalning
• Betalad
• Makulerad
• Raderad

Om du klickar på Mer "...", kommer du att ha dessa alternativ:

• Makulera – Makulera obetalda eller betalda fakturor. Makulerade fakturor kan inte återställas.
• Skicka via e-post – Skicka alla betalda eller förfallna fakturor direkt till din kund. Fakturor som skickas via e-post kommer att mailas från Xero.
• Ladda ner PDF – Ladda ner en PDF-version av din faktura för att skicka till dina kunder direkt
• Öppna i Xero – Genom att klicka på detta alternativ kommer du till ditt Xero-konto där du kan redigera, skicka din faktura och acceptera betalning.

Detaljvyfält

Din fakturahistorik kommer också att läggas till i detaljvyns sidofält. Här kan du uppdatera för att ta in alla nya uppdateringar från Xero, eller klicka på Mer ("...") för att gå till inställningar eller koppla bort din kontakt.

Klicka på "Visa alla fakturor" för att visa mer information om alla länkade fakturor filtrerade efter en anpassningsbar tidsram. Du kommer att kunna se alla fakturor som är relaterade till den visade länkade kontakten och kunna länka och koppla bort dessa fakturor till affären du tittar på för närvarande.