Base di conoscenza

Con l'app di integrazione Pipedrive-Xero, puoi creare fatture dalla vista dettaglio dell'accordo e inviarle in modo fluido al tuo account Xero senza il fastidio di copiare e incollare i dati tra i due strumenti.

Come posso abilitare l'integrazione con Xero?

Prima di poter iniziare a utilizzare i vantaggi di questa integrazione, è necessario collegare il tuo account Xero al tuo account aziendale di Pipedrive.

Per iniziare, vai alla vista dettagliata di qualsiasi trattativa di Pipedrive e clicca sulla scheda "Crea fattura". Una volta lì, clicca sul pulsante "Visualizza sul Marketplace" e procedi al Marketplace di Pipedrive.
In alternativa, puoi andare su Strumenti e app > Fatturazione e trovare l'integrazione con Xero dalla lista delle app presenti.

Una volta trovata l'integrazione con Xero, clicca su "Installa ora" e fornisci le credenziali di accesso al tuo account Xero. Per disinstallare l'app, vai su Strumenti e app > App del Marketplace.

Una volta confermate le tue valide credenziali di accesso a Xero, verrai reindirizzato a Pipedrive per programmare le tue preferenze per l'integrazione con Xero.

Durante la programmazione dell'integrazione con Xero, dovrai scegliere quali campi di Pipedrive popolino i campi della fattura impostati da Xero e quando le tue fatture verranno contrassegnate come debito per i tuoi clienti.

• A – Questo campo è per chi desideri indirizzare la fattura. Poiché le fatture sono di solito pagate dal dipartimento dell'amministrazione dei conti di un'azienda, suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione - Nome di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di Organizzazione, Contatto persone e Trattativa.

• Indirizzo – Questo campo è per l'indirizzo fisico del destinatario della fattura. Poiché le fatture sono di solito pagate dal dipartimento dell'amministrazione dei conti di un'azienda, suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione - Indirizzo di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di Organizzazione, Contatto persone e Trattativa.

• Email –Questo campo è l'indirizzo email del destinatario della fattura. Poiché il campo email in Pipedrive è un campo di tipo persona, suggeriamo di utilizzare il campo Persona - Email di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di Organizzazione, Contatto persone e Trattativa.
• ID fiscale cliente –Non tutte le fatture richiedono queste informazioni, ma se hai creato un campo personalizzato in Pipedrive per contenere le informazioni sul codice fiscale del cliente, suggeriamo di applicare quel campo qui.
• Data di scadenza – Qui puoi impostare la data di scadenza del pagamento. Ad esempio, se la data di scadenza è impostata per sette giorni dopo la data di emissione, una fattura creata il 13 marzo avrà una data di scadenza il 20 marzo.

Una volta soddisfatto delle tue scelte per i campi di Pipedrive da popolare nelle tue fatture Xero, clicca sul pulsante "Salva" per salvare le preferenze di integrazione per l'account aziendale di Pipedrive.

Come posso utilizzare l'integrazione di Xero?

Dopo aver fornito il permesso per l'interazione tra Xero e Pipedrive e aver programmato le preferenze di integrazione, il pulsante Crea fattura nella visualizzazione dettagliata di qualsiasi offerta ti fornirà l'indicazione dettagliata per generare una fattura Xero per i tuoi clienti.

Ti verrà chiesto di compilare i dettagli della tua fattura. Le informazioni inserite qui saranno inviate al tuo account Xero quando la fattura viene salvata.

• I dettagli del cliente verranno compilati in base ai campi scelti quando sono state definite le preferenze di fatturazione iniziali dell'integrazione Xero.
• I dettagli della fattura devono essere compilati in base alle esigenze della tua azienda. Ad esempio, se desideri modificare le funzioni fiscali di questa fattura, la valuta da utilizzare in questa fattura o i modelli di fattura Xero che desideri utilizzare.
• Gli articoli della fattura sono le voci specifiche - come beni o servizi - che compongono i costi della tua fattura. Questo verrà automaticamente popolato con i prodotti collegati alla tua offerta. Scopri di più su come aggiungere prodotti alle tue offerte qui. Puoi anche aggiungere altri articoli alla tua lista.

Nota: Una volta che i prodotti collegati all'offerta hanno popolato la sezione degli Articoli della fattura, dovrai collegare ognuno di essi a un prodotto esistente nel tuo account Xero. Ci sarà un'icona di rendimento accanto al tuo articolo finché non viene collegato con successo. Se stai utilizzando la nostra funzione di prodotti per gli articoli della fattura, ti consigliamo di assicurarti che la tua lista di prodotti sia aggiornata. Se non stai utilizzando la nostra funzione di prodotti, puoi cercare e collegarti ai tuoi prodotti direttamente in Xero nella finestra di creazione della fattura.

Nella sezione Dettagli cliente, dovrai collegare la fattura a un cliente esistente nel tuo account Xero o crearne uno nuovo.

Dopo aver collegato un contatto, avrai la possibilità di Aggiorna le informazioni sul cliente sul lato del fornitore. Se hai questa opzione abilitata, le informazioni inserite in Indirizzo, Email e Partita IVA verranno importate in Xero se sono diverse.

Fai clic sul pulsante "Crea fattura" una volta inseriti tutti i dettagli della tua fattura.

Visualizzazione delle tue fatture

Quando una fattura viene salvata come bozza, noterai che compare lo stato della fattura, che ti avvisa che questa fattura è attualmente in modalità BOZZA.
Le fatture continueranno ad essere bozze fino a quando non vengono eliminate o approvate in Xero.

A seconda delle autorizzazioni impostate nell'account Xero associato, potrebbe essere necessario inviare una fattura bozza per l'approvazione. Una volta inviata, tale fattura potrà essere approvata da utenti autorizzati in quell'account Xero.

Nota: Se hai l'autorizzazione per approvare le fatture in Xero, potrai vedere l'opzione Approva sotto ogni fattura in Pipedrive.

Una volta approvata la fattura in Xero, lo stato della fattura cambierà in Pipedrive in base agli aggiornamenti effettuati nell'account Xero associato. A titolo di riferimento, ci sono sei stati da considerare quando si guarda la fattura di un affare in Pipedrive:

• Bozza
• In attesa di approvazione
• In attesa di pagamento
• Pagato
• Annullato
• Eliminato

Se fai clic su "Più", avrai queste opzioni:

• Annulla – Annulla le fatture non pagate o pagate. Le fatture annullate non possono essere riattivate.
• Invia tramite email – Invia direttamente via email le fatture pagate o scadute ai tuoi clienti. Le fatture inviate per email verranno inviate da Xero.
• Scarica PDF – Scarica una versione in PDF della tua fattura da inviare direttamente ai tuoi clienti
• Apri in Xero – Cliccando su questa opzione verrai indirizzato al tuo account Xero dove potrai modificare, inviare la tua fattura e accettare il pagamento.

Sidebar della vista dettagliata

La cronologia delle tue fatture sarà anche aggiunta alla sidebar della vista dettagliata. Qui puoi aggiornare per visualizzare eventuali nuovi aggiornamenti da Xero, oppure fare clic su Più ("...") per andare alle impostazioni o scollegare il tuo contatto.

Fai clic su "Visualizza tutte le fatture" per visualizzare ulteriori dettagli su tutte le fatture collegate filtrate in base a un periodo temporale personalizzabile. Sarai in grado di vedere tutte le fatture collegate al contatto mostrato e collegare o scollegare tali fatture dall'affare che stai visualizzando al momento.