Base de connaissances

Avec l'application d'intégration Pipedrive-Xero, vous pouvez créer des factures depuis la vue détaillée d'une affaire et les envoyer sur votre compte Xero sans avoir à copier-coller vos données d'un outil à l'autre.

Comment puis-je activer l’intégration de Xero ?

Avant de pouvoir bénéficier des avantages de cette intégration, il vous faudra connecter votre compte Xero à votre compte d'entreprise Pipedrive. Pour cela, rendez-vous dans la vue détaillée d'une de vos offres, puis cliquez sur l'onglet Créer facture. Une fois que vous êtes là, cliquez sur le bouton Voir dans le Marketplace pour arriver dans le Marketplace Pipedrive.
Alternativement, vous pouvez aller dans Outils et applications > Facturation, puis trouver l'intégration Xero dans la liste des applis proposées.

Une fois que vous avez trouvé l'intégration Xero, cliquez sur Installer maintenant et entrez les identifiants de connexion à votre compte Xero. Pour désinstaller l'appli, rendez-vous dans Outils et applications > Applis Marketplace.

Une fois que vos identifiants de connexion Xero valides auront été confirmés, vous serez redirigé vers Pipedrive pour programmer vos préférences touchant à l'intégration Xero.

Lorsque vous programmez votre intégration Xero, vous aurez à choisir quels champs de Pipedrive vous serviront à remplir les champs de facturation prévus par Xero, et quelle sera la date d'échéance indiquée sur la facture pour vos clients.

• À — Ce champ est réservé à l'adresse qui recevra la facture. Comme les factures sont souvent payées par le service Comptabilité d'une entreprise, nous vous suggérons d'utiliser le champ Organisation – Nom de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs Organisation, Personne de contact ou Affaire.

• Adresse — Ce champ correspond à l'adresse physique du destinataire de la facture. Comme les factures sont souvent payées par le service Comptabilité d'une entreprise, nous vous suggérons d'utiliser le champ Organisation – Adresse de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs Organisation, Personne de contact ou Affaire.

• E-mail — Ce champ correspond à l'adresse e-mail du destinataire de la facture. Comme le champ e-mail dans Pipedrive est un champ de type personne, nous vous suggérons d'utiliser le champ Personne – E-mail de Pipedrive. Vous pouvez également choisir parmi d'autres champs Organisation, Personne de contact ou Affaire.
• Numéro d'Identification Fiscale — Toutes les factures ne nécessitent pas cette information, mais si vous avez créé un champ personnalisé dans Pipedrive réservé à cette information, nous vous recommandons de l'appliquer à ce champ. 
• Date d'échéance — Ici, vous pouvez paramétrer la date d'échéance du paiement. Par exemple, si l'échéance est fixée à sept jours après la date d'émission, une facture créée le 13 mars aura une date d'échéance au 20 mars.

Une fois que vous avez choisi tous les champs de Pipedrive nécessaires pour remplir vos factures Xero, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder vos préférences d'intégration dans votre compte d'entreprise Pipedrive.

Comment puis-je utiliser l’intégration de Xero ?

Une fois que vous avez accordé à Xero et Pipedrive l'autorisation d'interagir et que vous avez programmé vos préférences d'intégration, le bouton Créer une facture présent dans la vue détaillée de n'importe quelle affaire vous affichera l'invite détaillée vous permettant de générer une facture Xero pour vos clients.

Il vous sera demandé de renseigner les informations de votre facture. Les informations ajoutées ici seront envoyées à votre compte Xero une fois la facture enregistrée.

• Les Informations client seront remplies sur la base des champs choisis lors de la définition de vos préférences de facturation, quand vous avez réalisé l'installation initiale de l'intégration Xero.
• Les Détails de facture devront être renseignés en fonction des besoins de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez souhaiter régler les fonctions fiscales de cette facture, la devise à utiliser ou les modèles de factures Xero que vous souhaitez utiliser.
• Les Éléments de facture sont les lignes spécifiques correspondant aux éléments – biens ou services, par exemple – contribuant au montant de la facture. La facture sera automatiquement remplie avec les produits liés à votre affaire. Découvrez comment ajouter de nouveaux produits à vos affaires ici. Vous pouvez aussi ajouter plus d'éléments à votre liste.

Remarque : Une fois que les produits liés à l'affaire ont rempli la section Éléments de votre facture, vous devez lier chacun de ces éléments à un produit existant dans votre compte Xero. Il y aura une icône à côté de votre élément jusqu'à ce que celui-ci ait bien été lié. Si vous utilisez notre fonctionnalité Produits pour vos éléments de facture, nous vous recommandons de veiller à ce que votre liste de produits soit à jour. Si vous n'utilisez pas notre fonctionnalité Produits, vous pouvez effectuer la recherche et lier à vos produits dans Xero directement dans la fenêtre de création d'une facture.

Dans Informations client, vous devrez lier la facture à un client existant dans votre compte Xero, ou créer un nouveau client.

Une fois qu'un contact est lié, vous aurez la possibilité de modifier les informations client du côté fournisseur. Si vous activez cette option, l'information ajoutée sous Adresse, E-mail et ID de taxation sera recopiée dans Xero si elle est différente.

Cliquez sur le bouton Créer une facture une fois que vous avez entré toutes vos informations de facturation.

Affichage de vos factures

Quand une facture a été enregistrée comme brouillon, vous verrez apparaître le statut de la facture, vous alertant que la facture est actuellement en mode BROUILLON.
Les factures demeurent en mode brouillon jusqu'à ce qu'elles soient supprimées ou approuvées dans Xero.

Selon les autorisations configurées dans le compte Xero associé, il peut être nécessaire de faire approuver les brouillons de facture. Une fois qu'elle a été présentée, cette facture peut être approuvée dans Xero par les utilisateurs habilités dans ce compte Xero.

Remarque : Si vous êtes habilité(e) à approuver les factures dans Xero, vous verrez s'afficher l'option Approuver sous chaque facture dans Pipedrive.

Une fois que la facture a été approuvée dans Xero, le statut de la facture change dans Pipedrive en fonction des modifications apportées dans le compte Xero associé. Pour mémoire, une facture d'une affaire dans Pipedrive peut avoir l'un des six statuts possibles suivants :

• Projet
• En attente d'approbation
• En attente de paiement
• Payée
• Annulée
• Supprimée

Si vous cliquez sur Plus « … », vous aurez les options suivantes :

• Annuler — Annuler toutes les factures, payées ou non. L'annulation des factures est irréversible.
• Envoyer par e-mail — Envoyer toutes les factures, payées ou à payer, directement à votre client. Les factures envoyées par e-mail seront envoyées depuis Xero.
• Télécharger PDF — Vous pouvez télécharger une version PDF de votre facture au lieu de l'envoyer directement à vos clients
• Ouvrir dans Xero — En cliquant sur cette option, vous serez redirigé sur votre compte Xero où vous pourrez modifier et envoyer votre facture, et accepter le paiement.

Barre latérale de la vue détaillée

Votre historique de facturation sera également ajouté à la barre latérale de la vue détaillée. Ici, vous pouvez rafraîchir pour importer toute nouvelle mise à jour depuis Xero, ou cliquer sur Plus (« … ») pour aller dans les paramètres ou dissocier votre contact.

Cliquez sur Voir toutes les factures pour afficher plus de détails sur toutes les factures liées filtrées selon un créneau de temps personnalisable. Vous aurez la possibilité de voir toutes les factures relatives au contact lié affiché, et vous pourrez associer ces factures à l'affaire que vous êtes en train de consulter, ou les en dissocier.