Basis Pengetahuan

Fitur sinkronisasi kontak akan memungkinkan Anda untuk menyinkronkan kontak eksternal Anda (dari Google dan Microsoft) ke Pipedrive, sehingga Anda dapat menyimpan semua informasi Anda dalam satu tempat.

Mengatur sinkronisasi kontak Anda

Sinkronisasi kontak Pipedrive bekerja dengan penyedia kontak Google, Outlook.com atau Microsoft Office 365 untuk menjaga semua informasi Anda tetap terhubung dan diperbarui.

Untuk mengaktifkan sinkronisasi kontak, buka Pengaturan > Preferensi pribadi > Sinkronisasi Kontak, masukkan alamat email untuk akun kontak yang ingin Anda sinkronkan ke Pipedrive dan klik tombol “Tambah Akun Baru”.

Berikut ini adalah penyedia yang didukung dalam sinkronisasi kontak:

• Google
• Microsoft (Outlook.com atau Microsoft Office 365)

Saat mengonfigurasi sinkronisasi kontak Anda, Anda dapat memilih grup kontak mana yang akan disinkronkan, arah sinkronisasi yang diinginkan, dan pengaturan visibilitas untuk kontak yang telah disinkronkan saat dibawa ke Pipedrive.

Opsi “grup kontak” memungkinkan Anda memilih segmen tertentu dari daftar kontak terhubung yang ingin Anda sinkronkan ke Pipedrive. Pada mitra kontak pilihan Anda – seperti Outlook – segmen-segmen ini mungkin disebut dengan istilah lain, tetapi semuanya tetap akan muncul di sini di bawah menu dropdown “grup kontak”.

Jika ada grup yang ingin Anda pisahkan – seperti keluarga atau teman, misalnya – kami menyarankan untuk mengatur kontak di daftar kontak dalam kelompok-kelompok agar tetap terpisah dan memilih grup yang sesuai untuk disinkronkan ke Pipedrive.

Opsi “arah sinkronisasi” akan menentukan bagaimana Pipedrive menangani informasi Anda.

• Satu arah sinkronisasi: Ketika kontak dibuat, diperbarui, atau dihapus di daftar kontak yang terhubung, kontak yang disinkronkan tersebut akan dibuat, diperbarui, atau dihapus di dalam Pipedrive. Kontak yang dibuat di Pipedrive, bagaimanapun, tidak akan dimasukkan ke dalam daftar kontak yang terhubung.
• Dua arah sinkronisasi: Ketika kontak dibuat, diperbarui, atau dihapus di daftar kontak yang terhubung, kontak yang disinkronkan tersebut akan dibuat, diperbarui, atau dihapus di dalam Pipedrive. Ketika kontak dibuat, diperbarui, atau dihapus di Pipedrive, mereka juga akan dibuat, diperbarui, atau dihapus di daftar kontak yang terhubung.

Mengubah pengaturan sinkronisasi Anda

Jika Anda berubah pikiran tentang arah sinkronisasi atau ingin mengubah grup kontak yang disinkronkan ke akun Pipedrive Anda, Anda dapat dengan mudah melakukannya di halaman Sinkronisasi kontak dengan mengklik “Ubah pengaturan” di bawah sinkronisasi aktif Anda:

Setelah mengubah pengaturan yang diinginkan, ingatlah untuk mengklik “Simpan,” dan semuanya sudah siap.

Menghapus sinkronisasi kontak

Anda mungkin ingin menghapus kontak jika ingin beralih akun atau terhubung ke akun yang sudah disinkronkan dengan perusahaan lain di wilayah yang sama.

Karena akun yang sama tidak dapat terhubung ke dua perusahaan di wilayah yang sama, jika Anda mencoba melakukan itu, Anda akan melihat pesan kesalahan:

Untuk menyinkronkan kontak dengan perusahaan lain, Anda harus menghapus sinkronisasi dari perusahaan sebelumnya terlebih dahulu. Ini memastikan bahwa data kontak tetap konsisten dan mencegah konflik di antara perusahaan yang berbeda.

Untuk menghapus sinkronisasi aktif, buka Pengaturan > Sinkronisasi kontak dan klik “Hentikan sinkronisasi.”

Konfirmasikan di dialog yang ditampilkan dengan mengklik “Hentikan sinkronisasi” untuk kedua kalinya.

Terakhir, di halaman Sinkronisasi kontak, klik tombol “Hapus akun” untuk menyelesaikan proses pemutusan.

Ini juga berlaku ketika beberapa pengguna di perusahaan yang sama mencoba terhubung ke akun eksternal yang sama. Jika dua pengguna mencoba terhubung ke akun penyedia yang sama, sinkronisasi hanya akan diaktifkan untuk salah satu dari mereka.

Visibilitas Kontak

Saat memilih opsi visibilitas untuk sinkronisasi kontak Anda, Anda menentukan pengguna mana yang diperbolehkan melihat atau mengedit kontak yang dimasukkan dari daftar kontak Anda.

Perusahaan Pipedrive dalam paket Lite dan Growth akan memiliki akses ke izin visibilitas berikut untuk kontak apa pun yang disinkronkan melalui sinkronisasi kontak:

• Pemilik dan pengikut: Hanya pemilik kontak yang disinkronkan – dan pengikut dari kontak tersebut – yang dapat melihat atau mengedit detailnya.
• Seluruh perusahaan: Pengguna apa pun dalam akun perusahaan Pipedrive dapat melihat atau mengedit detail kontak yang disinkronkan.

Akun perusahaan di bawah paket Premium atau lebih tinggi di Pipedrive akan memiliki akses ke izin yang terlihat sebagai berikut untuk setiap kontak yang disinkronkan melalui sinkronisasi kontak:

• Hanya Pemilik: Hanya pemilik kontak yang disinkronkan yang dapat melihat atau mengedit detail kontak yang disinkronkan.
• Peran Pemilik: Hanya pengguna Pipedrive dalam peran yang sama dengan pemilik kontak yang disinkronkan yang dapat melihat atau mengedit detail kontak yang disinkronkan.
• Peran Pemilik dan peran di bawahnya: Pengguna dalam peran yang sama dengan pemilik – dan pengguna dalam peran di bawah peran pemilik – dapat melihat atau mengedit detail kontak yang disinkronkan.
• Seluruh perusahaan: Setiap pengguna dalam akun perusahaan Pipedrive dapat melihat atau mengedit detail kontak yang disinkronkan.

Apa saja bidang yang disinkronkan?

Berikut adalah bidang kontak yang akan disinkronkan antara kontak Anda dan penyedia kontak Anda:

• Nama
• Alamat email
• Nomor telepon
• Alamat
• Pesan instan
• Alamat pos
• Organisasi/Perusahaan
• Catatan
• Tanggal ulang tahun/Tanggal kelahiran
• Jabatan pekerjaan
• Foto/Gambar (hanya untuk sinkronisasi satu arah dan selama belum ada gambar di kontak di Pipedrive)

Setelah Anda mengatur konfigurasi untuk sinkronisasi kontak Anda, cukup klik tombol “Mulai menyinkronkan” untuk menyelesaikan detail tersebut dan memulai sinkronisasi.

Setelah sinkronisasi dijalankan, kembali ke Pengaturan > Preferensi pribadi > Sinkronisasi kontak akan menampilkan dasbor informasi yang terkait dengan sinkronisasi Anda saat ini, termasuk total kontak yang disinkronkan dan jumlah penambahan, pembaruan, atau penghapusan terbaru.

Jika Anda merasa ada beberapa kontak yang belum disinkronkan, klik tombol refresh, yang secara langsung akan memaksa pembaruan sinkronisasi kontak dan memperbarui setiap informasi yang telah disinkronkan.