Baza wiedzy

Funkcja synchronizacji kontaktów umożliwi Ci synchronizację zewnętrznych kontaktów (Google oraz Microsoft) z Pipedrive, by wszystkie Twoje informacje były w jednym miejscu.

Konfigurowanie synchronizacji kontaktów

Synchronizacja kontaktów w Pipedrive współpracuje z dostawcami kontaktów Google, Outlook.com lub Microsoft Office 365, aby wszystkie Twoje informacje były połączone i aktualne.

Aby włączyć synchronizację kontaktów, przejdź do Ustawienia > Preferencje osobiste > Synchronizacja kontaktów, podaj adres e-mail konta kontaktowego, które chcesz zsynchronizować z Pipedrive i kliknij przycisk „Dodaj nowe konto”.

Są obsługiwane następujące dostawcy w synchronizacji kontaktów:

• Google
• Microsoft (Outlook.com lub Microsoft Office 365)

Podczas konfigurowania synchronizacji kontaktów możesz wybrać grupę kontaktów do synchronizacji, kierunek synchronizacji oraz ustawienie widoczności tych kontaktów po ich dodaniu do Pipedrive.

Opcja „grupa kontaktów” umożliwia wybranie konkretnych segmentów Twojej połączonej listy kontaktów, które chcesz zsynchronizować z Pipedrive. W wybranym partnerze kontaktowym – na przykład Outlook – te segmenty mogą nosić inne nazwy, ale tutaj będą widoczne w menu rozwijanym „grupa kontaktów”.

Jeśli chcesz zachować oddzielne grupy, np. rodzinę lub znajomych, sugerujemy, aby kontakty były uporządkowane w grupach na liście kontaktów i wybrać odpowiednią grupę do synchronizacji z Pipedrive.

Opcja „kierunek synchronizacji” określa, jak Pipedrive będzie obsługiwać Twoje informacje.

• Synchronizacja jednokierunkowa: Gdy kontakty są tworzone, aktualizowane lub usuwane na połączonej liście kontaktów, te zsynchronizowane kontakty zostaną utworzone, zaktualizowane lub usunięte w Pipedrive. Kontakty utworzone w Pipedrive nie zostaną jednak przeniesione do połączonej listy kontaktów.
• Synchronizacja dwukierunkowa: Gdy kontakty są tworzone, aktualizowane lub usuwane na połączonej liście kontaktów, te zsynchronizowane kontakty zostaną utworzone, zaktualizowane lub usunięte w Pipedrive. Gdy kontakty są tworzone, aktualizowane lub usuwane w Pipedrive, zostaną także utworzone, zaktualizowane lub usunięte na połączonej liście kontaktów.

Edycja ustawień synchronizacji

Jeśli zmienisz zdanie co do kierunku synchronizacji lub chcesz zmienić grupę kontaktów synchronizowanych z Twoim kontem Pipedrive, możesz to zrobić na stronie Synchronizacja kontaktów, klikając „Zmień ustawienia” pod aktywną synchronizacją:

Po zmianie żądanych ustawień pamiętaj, aby kliknąć „Zapisz” i gotowe.

Usuwanie synchronizacji kontaktów

Możesz chcieć usunąć kontakt, jeśli zamierzasz zmienić konto lub połączyć się z kontem, które jest już zsynchronizowane z inną firmą w tym samym regionie.

Ponieważ to samo konto nie może być połączone z dwiema firmami w tym samym regionie, próba takiego działania spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie:

Aby zsynchronizować kontakty z inną firmą, najpierw należy usunąć synchronizację z poprzedniej firmy. Zapewnia to spójność danych kontaktowych i zapobiega konfliktom pomiędzy różnymi firmami.

Aby usunąć aktywną synchronizację, przejdź do Ustawienia > Synchronizacja kontaktów i kliknij „Zatrzymaj synchronizację.”

Potwierdź to w wyświetlonym oknie dialogowym, klikając „Zatrzymaj synchronizację” po raz drugi.

Na koniec, na stronie Synchronizacja kontaktów, kliknij przycisk „Usuń konto”, aby zakończyć rozłączanie.

Dotyczy to również sytuacji, gdy kilku użytkowników w tej samej firmie próbuje połączyć się z tym samym zewnętrznym kontem. Jeśli dwóch użytkowników spróbuje połączyć się z tym samym kontem dostawcy, synchronizacja zostanie aktywowana tylko dla jednego z nich.

Widoczność kontaktów

Wybierając opcję widoczności dla synchronizacji kontaktów, określasz, którzy użytkownicy będą mogli wyświetlać lub edytować kontakty przeniesione z Twojej listy kontaktów.

Firmy korzystające z Pipedrive na planie Lite i Growth będą miały dostęp do następujących uprawnień widoczności dla kontaktów zsynchronizowanych przez synchronizację kontaktów:

• Właściciel i obserwujący: Tylko właściciel zsynchronizowanych kontaktów oraz ich obserwujący mogą wyświetlać lub edytować ich szczegóły.
• Cała firma: Każdy użytkownik na koncie firmowym Pipedrive może wyświetlać lub edytować szczegóły zsynchronizowanych kontaktów.

Firma korzystająca z konta na planie Premium lub wyższym w Pipedrive będzie miała dostęp do następujących uprawnień widoczności dla kontaktów zsynchronizowanych przez synchronizację kontaktów:

• Tylko właściciel: Tylko właściciel zsynchronizowanego kontaktu może wyświetlać lub edytować szczegóły zsynchronizowanych kontaktów.
• Rola właściciela: Tylko użytkownicy Pipedrive o tej samej roli co właściciel zsynchronizowanego kontaktu mogą wyświetlać lub edytować szczegóły tych kontaktów.
• Rola właściciela i role poniżej: Użytkownicy o tej samej roli co właściciel oraz użytkownicy o niższych rolach mogą wyświetlać lub edytować szczegóły zsynchronizowanych kontaktów.
• Cała firma: Każdy użytkownik na koncie firmowym Pipedrive może wyświetlać lub edytować szczegóły zsynchronizowanych kontaktów.

Jakie pola są synchronizowane?

Następujące pola kontaktowe będą synchronizowane między Twoimi kontaktami a dostawcą kontaktów:

• Imię
• Adres e-mail
• Numery telefonów
• Adres
• Komunikatory
• Adres pocztowy
• Organizacja/Firma
• Notatki
• Urodziny/Data urodzenia
• Nazwa stanowiska
• Zdjęcie/Obraz (tylko w jednostronnej synchronizacji i jeśli nie ma jeszcze obrazu pod kontaktem w Pipedrive)

Po skonfigurowaniu synchronizacji kontaktów po prostu kliknij przycisk „Rozpocznij synchronizację”, aby zatwierdzić te szczegóły i rozpocząć synchronizację.

Po ustanowieniu synchronizacji, powrót do Ustawienia > Preferencje osobiste > Synchronizacja kontaktów pokaże Ci pulpit informacyjny dotyczący obecnej synchronizacji, z informacjami o łącznej liczbie zsynchronizowanych kontaktów oraz podsumowaniem ostatnich dodanych, zaktualizowanych lub usuniętych kontaktów.

Jeśli uważasz, że niektóre kontakty nie zostały jeszcze zsynchronizowane, kliknij przycisk odśwież, aby natychmiast wymusić odświeżenie synchronizacji kontaktów i zaktualizować wszelkie zsynchronizowane informacje.