Base de Conhecimento

O software de gestão de projetos do Pipedrive permite gerenciar o trabalho realizado depois que um negócio é ganho.

Você pode usá-lo para organizar a entrega, a integração de clientes, a implementação ou qualquer outro fluxo de trabalho pós-venda em um só lugar. Em vez de depender de ferramentas externas ou soluções alternativas, sua equipe pode planejar, acompanhar e colaborar diretamente no Pipedrive.

Entenda como os projetos funcionam

Os projetos no Pipedrive foram criados para que você passe do planejamento à execução de forma estruturada.

De modo geral, os projetos são organizados em quadros, e cada quadro contém fases que representam as etapas do seu processo.

Assim como os negócios avançam pelas etapas na Visualização de funil, os projetos avançam pelas fases na visualização de quadro.

Em cada projeto, você pode planejar e acompanhar o trabalho com tarefas, subtarefas, atividades e objetivos.

Os projetos também mantêm seu trabalho conectado. Você pode vinculá-los a negócios, um contato e uma organização, para que sua equipe tenha todo o contexto ao passar das vendas para a entrega.

Configure seu quadro de projetos

Se sua equipe gerencia diferentes tipos de trabalho, você pode criar vários quadros para organizar os projetos por processo, equipe ou caso de uso.

Abra a aba Projects, clique no menu suspenso do quadro e selecione "+ Novo quadro".

Ali, você pode adicionar, editar, excluir ou reordenar fases, assim como ao configurar seu funil.

Quando terminar, clique em "Salvar alterações". Para atualizar o quadro depois, clique no "ícone do lápis" ao lado do nome dele.

Como adicionar projetos

Você pode criar um projeto de diferentes formas, dependendo de como sua equipe começa a planejar e executar a entrega.

Depois que um negócio é ganho

Use esta opção quando seu processo de entrega começar depois que a venda for concluída.

Acesse a Visualização de detalhes do negócio, abra o menu suspenso do negócio ganho e selecione "Marcar como ganho e criar um projeto".

Enquanto um negócio ainda está em aberto

Se o trabalho começar antes do fechamento do negócio, use o painel de projetos na barra lateral da Visualização de detalhes do negócio para criar ou vincular um projeto.

Na Visualização de funil, você também pode arrastar um negócio até a opção mover/converter, clicar em "Salvar em..." e selecionar "Projects". Depois, escolha se deseja manter o negócio em aberto ou marcá-lo como ganho.

Do zero

Se o projeto não estiver vinculado a um negócio, acesse a aba Projects e clique em "+ Projeto".

Você pode definir informações importantes, como título do projeto, datas, quadro, fase, responsável e itens vinculados.

Se seus projetos seguem uma estrutura semelhante, use modelos de projeto para padronizar o processo e economizar tempo ao criar novos projetos.

Importar projetos de uma planilha

Se você está migrando dados de projetos existentes para o Pipedrive ou precisa criar vários projetos de uma só vez, pode importá-los em lote em vez de adicioná-los um por um.

Acesse Menu da conta > Ferramentas e aplicativos > Importar dados e escolha a opção de importar projetos de uma planilha. Para ver o passo a passo completo, consulte como importar dados para o Pipedrive com planilhas.

Visualizar e gerenciar seus projetos

Depois de adicionar projetos, você pode controlar como eles são exibidos e gerenciados.

Para mostrar mais informações em cada cartão de projeto, clique em "..." > Personalizar cartões de projeto e selecione os campos que deseja exibir.

Para ver todos os projetos em um só lugar e com mais detalhes, alterne para a visualização de lista.

Ao trabalhar com vários projetos, use filtros para focar em um grupo específico e, em seguida, aplique a edição em lote para atualizar valores compartilhados.

Por exemplo, você pode filtrar os projetos por responsável, quadro ou status e depois atualizar esses campos em vários projetos de uma só vez. Assim, você economiza tempo e mantém seus dados consistentes.

Trabalhar dentro de um projeto

Para gerenciar seu projeto e acompanhar o progresso em um só lugar, clique em um projeto para abrir sua visualização de detalhes do projeto. Aqui, você também pode visualizar e editar os campos padrão e os campos personalizados específicos da sua empresa,

Visão geral do projeto

Abra a aba Visão geral para ver as informações mais importantes sobre um projeto assim que você o abrir.

Manter o contexto e colaborar

Dentro de um projeto, você pode:

• Fazer upload e armazenar arquivos
• Deixar anotações e mencionar colegas de equipe para incluí-los na conversa
• Enviar e receber mensagens do WhatsApp
• Enviar e-mails diretamente no projeto
• Adicionar documentos, como propostas ou contratos, pelo Smart Docs

Se um projeto estiver vinculado a um negócio, os arquivos, as anotações e os e-mails relacionados serão incluídos automaticamente. Assim, sua equipe pode se manter alinhada sem alternar entre visualizações.

Planejar e atribuir trabalho

Você pode planejar o trabalho dentro do projeto usando os seguintes itens de projeto:

• Tarefas para o trabalho que precisa ser feito
• Subtarefas para dividir tarefas em etapas menores
• Objetivos para os pontos principais do progresso
• Atividades para eventos agendados, como chamadas ou reuniões

Abra a aba Plano do projeto para visualizar esses itens de trabalho por:

• Fases: representam as principais etapas do seu processo
• Grupos: permitem criar grupos personalizados para organizar os itens de trabalho por equipe, responsabilidade ou categoria, em vez de usar as fases

Atribua o trabalho aos membros da equipe, adicione anotações e defina prioridades para deixar claras as responsabilidades e os prazos. À medida que os itens forem concluídos, marque-os como prontos. A barra de progresso é atualizada automaticamente para refletir o progresso geral do projeto.

Para visualizar o trabalho em uma linha do tempo, alterne para a visualização de Gantt para planejar datas e definir dependências entre tarefas. Você também pode atualizar vários itens de uma só vez. Saiba mais em Projects: como gerenciar itens de trabalho com eficiência.

Compartilhar o progresso com partes interessadas externas

Use a aba Compartilhamento externo para gerar um relatório com IA que resume o status, a visão geral, os destaques, as próximas etapas e os riscos do projeto.

Depois, você pode compartilhá-lo por um link somente para visualização ou em PDF, para que clientes ou outras partes interessadas que não têm acesso à sua conta do Pipedrive saibam como está o andamento do projeto.

Automatizar projetos

Com automações, você pode reduzir o trabalho manual e manter seus projetos em andamento sem atualizações constantes.

Por exemplo, em um projeto de integração de clientes, quando uma tarefa como “Enviar documentos de integração” é marcada como pronta, você pode acionar automaticamente as próximas etapas.

Em vez de atualizar o projeto manualmente, a automação pode:

• Atualizar a fase do projeto para refletir o progresso
• Criar uma nova tarefa, como “Chamada inicial”

Com a automação, seu projeto avança à medida que o trabalho é concluído.

Medir o desempenho e o tempo de entrega

Use o relatório de desempenho de projetos no Insights para analisar a evolução dos seus projetos ao longo do tempo. Com esse relatório, você pode analisar tendências, avaliar os resultados das entregas ou entender o desempenho da equipe nos diferentes projetos.

Para saber quanto tempo a entrega realmente leva, use o relatório de duração dos projetos. Ele mostra quanto tempo os projetos passam em cada fase, para que você identifique gargalos e melhore a velocidade das entregas.

Usar o Projects em dispositivos móveis

Gerencie seus projetos onde estiver com o aplicativo móvel do Pipedrive. Você pode visualizar o progresso dos projetos, atualizar tarefas e atividades, adicionar anotações e criar novos projetos sem abrir o aplicativo web.