Znalostní báze

Automatizace

Pokud se ve svém Pipedrive opakovaně setkáváte s prováděním stejných administrativních úkolů - plánování stejné aktivity poté, co byla obchodní příležitost přesunuta do konkrétní fáze ve vašem potrubí - může být v zájmu vaší společnosti automatizovat tyto úkoly, abyste se mohli soustředit na důležité věci, které dělají váš byznys prosperovat.

Automatizace v Pipedrive se skládají ze dvou částí - spouštěcí události a akční události.

• Spouštěcí událost je částí „pokud“ rovnice: Předtím, než k automatizaci dojde, musí dojít k této programované akci.
  Může se jednat o vytvoření, aktualizaci nebo smazání osoby, organizace, aktivity nebo obchodní příležitosti v Pipedrive.
• Akční událost je částí „poté“ rovnice: Jakmile dojde k spouštěcí události, jedná se o akci, kterou chcete, aby nastala.
  Může se jednat o vytvoření, aktualizaci nebo smazání osoby, organizace, aktivity nebo obchodní příležitosti v Pipedrive nebo o odeslání e-mailu z e-mailové adresy synchronizované s vaším účtem Pipedrive.

Vytváření automatizace

Chcete-li přistoupit k funkci automatizace, klikněte na tlačítko “...” (více) karta > Automatizace.

Chcete-li začít vytvářet automatizaci, klepněte na tlačítko “+ Automatizace” v pravé horní části stránky s automatizací.

Chcete-li začít navrhovat svou automatizaci, klikněte na tlačítko “Přidat spouštěč”. Uvidíte postranní panel, kde můžete vybrat položku a událost, která spustí vaši automatizaci.

Při konfiguraci spouštěče můžete vybírat mezi šesti možnostmi - obchod, osoba, aktivita, představitel, organizace a projekt – s třemi možnostmi, jaká událost v souvislosti s touto položkou spustí automatizaci – vytvoření, aktualizace nebo smazání.

Jakmile si vyberete typ spouštěče a události spouštěče, klikněte na tlačítko “Použít spouštěč”.

Po nastavení události spouštěče pak budete mít možnost aplikovat podmínku (nebo podmínky) na váš spouštěč. Zde si můžete definovat za jakých okolností se vaše automatizace spustí.

Po uložení podmínky klikněte na plus sign “+“ pro výběr dalšího kroku. To může být další podmínka nebo vaše akční událost.

Při definování akce můžete volit mezi výchozími volbami - osoba, organizace, představitel, obchod, aktivita, email, poznámky, kampaně, projekty a webhooky– jakož i integrace – Slack, Microsoft Teams, Trello a Asana. Můžete vybírat typy akcí, které jsou specifické pro každou volbu.

Do své automatizace můžete přidat více akcí a vždy budou provedeny shora dolů. Například krok 3 bude proveden až po dokončení kroku 2.

Nicméně, pamatujte, že automatizace zkontrolují pouze jednou, jestli podmínka pro každou spouštěnou akci je splněna, pokud nepoužijete podmínku počkejte do události. Pokud podmínka určité akce není splněna, akce nebude provedena a systém neprovede další krok.

Zde si můžete prohlédnout, jak nastavit automatizaci, která přesune váš nový obchod do jiné trubky v závislosti na vlastníkovi obchodu.

Chcete-li určit, kteří uživatelé mohou tuto automatizaci spustit, zaškrtněte možnost v horní části automatizace a vyberte, kterou možnost byste upřednostňovali.

Jakmile provedete všechny své volby a navrhnete svou automatizaci, klikněte na tlačítko “Uložit” pro dokončení vaší automatizace.

Jakmile uložíte svou automatizaci, bude uvedena v seznamovém zobrazení automatizací.

Seznam zobrazení automatizace

Můžete si také zobrazit všechny vaše vytvořené automatizace společně s automatizacemi vytvořenými pro celý účet společnosti Pipedrive, třídit podle aktualizovaného času a aplikovat filtry.

Můžete upravit, smazat nebo označit automatizace jako aktivní nebo neaktivní. Pokud je automatizace označena jako neaktivní, spouštěcí a akční funkce se nebudou vykonávat.

Neaktivní automatizace jsou ztmaveny, abyste rychle pochopili, které automatizace jsou v současné době aktivní ve vašem účtu společnosti Pipedrive.

Více informací o zobrazení seznamu automatizace naleznete v tomto článku.

Přenos automatizací

Ať už uživatel společnost opouští nebo si pouze bere dovolenou, jiný uživatel může potřebovat přístup k jeho automatizacím za účelem řešení problémů nebo jejich přiřazení někomu jinému. Toto lze provést přenosem existujících automatizací.

Uživatelé a oprávnění

Pouze následující typy uživatelů jsou schopni přenášet automatizace:

• Globální app admin uživatelé mohou přenést jakoukoliv automatizaci sami na sebe nebo na ostatní globální app adminy
• Deals app admin uživatelé a globální běžní uživatelé s oprávněním "Přidat automatizace" mohou přenést své vlastní automatizace na globální app adminy

Přenos vlastnictví

Jednorázový přenos

Otevřete náhled automatizace. Když najedete na jméno vlastníka vlevo, klikněte na ikonu tužky nebo klikněte na "..." vpravo a “Převést vlastnictví.”

Hromadný přenos

V seznamovém zobrazení klikněte na "Vybrat více" na pravé straně obrazovky a zaškrtněte políčka u automatizací, které chcete převést.

Poté klikněte na "Převést vlastnictví".

Když kliknete na "Převést vlastnictví", musíte vybrat uživatele, kterému chcete automatizaci převést.

Před dokončením přenosu uvidíte upozornění se seznamem událostí, ke kterým dojde po převodu automatizace. Události v hlášení se mohou lišit dle kroků automatizace (například, pokud jsou aktivní čekající provádění, je-li instalována integrace a používaná v automatizaci).

Toto upozornění si pečlivě přečtěte před pokračováním.

V hlášení máte možnost zrušit čekající provádění dané automatizace. Pokud zaškrtnete políčko, jakákoli čekající provádění budou zrušena a nevykonají se. Např., pokud je automatizace nastavena tak, aby odeslala e-mail 5 dní po spuštění a tyto provádění jsou stále průběhu, budou zrušena a e-mail se nepošle.

Jakmile je automatizace převedena, objeví se v seznamovém zobrazení automatizací nového vlastníka. Automatizace je přenesena v neaktivním stavu, takže nový vlastník si ji může prohlédnout a provede-li se nějaká oprava, je to nutné.

Automatizace bude mít přidán štítek převedeno, což naznačuje, že byla převedena.

Nový vlastník nyní může nastavit automatizaci - včetně úprav a aktivace.