Znalostní báze

Začínáme s automatizacemi

Pokud se často opakujete při stejných administrativních úkolech v Pipedrive – plánování stejné aktivity po přesunutí obchodu do konkrétní fáze vašeho prodeje – může být v zájmu vaší společnosti automatizovat tyto úkoly, abyste se mohli soustředit na důležité věci, které podporují váš byznys.

Automatizace v Pipedrive se skládá ze dvou částí – spouštěcí události a akční události.

• Spouštěcí událost představuje část „pokud“ ve výroku pokud-tedy: Aby automatizace mohla běžet, nejprve musí nastat konkrétní akce.
  Tato akce může zahrnovat vytvoření, aktualizaci nebo odstranění osoby, organizace, aktivity nebo obchodu v Pipedrive. Alternativně můžete použít spoušť na základě data, která zahájí automatizaci na základě specifikovaného data, jako je obnovení smlouvy nebo termín události.
• Akční událost představuje část „tedy“ ve výroku pokud-tedy: Jakmile nastane spouštěcí událost, je to krok, který definuje, co automatizace v reakci udělá.
  Tato akce může zahrnovat automatické vytvoření, aktualizaci nebo odstranění osoby, organizace, aktivity nebo obchodu v Pipedrive. Dále to může zahrnovat odeslání e-mailu z e-mailové adresy synchronizované s vaším účtem Pipedrive.

Vytvoření vaší první automatizace

Chcete-li získat přístup k funkci automatizace, klikněte na “...” (Další) > Automatizace.

Pro zahájení vytváření automatizace klikněte na “+ Automatizace” tlačítko v levém horním rohu stránky automatizace.

Pro zahájení navrhování vaší automatizace klikněte na tlačítko “Přidat spoušť”. Uvidíte postranní panel, kde si můžete vybrat položku a událost, která spustí vaši automatizaci.

Při konfiguraci vaší spouště si můžete vybrat mezi “Spouštěč události” a “Spouštěč data”.

Spouštěč události vám poskytuje šest možností entit (obchod, osoba, aktivita, potenciální zákazník, organizace a projekt), z nichž každá má tři typy událostí, které spustí automatizaci (přidáno, aktualizováno nebo smazáno).

Spouštěč data vám poskytuje čtyři možnosti entit (obchod, osoba, aktivita a organizace), z nichž každá má možnosti vybrat konkrétní datumové pole a tři parametry (přesné datum, před datem a po datu), aby se spustila automatizace.

Pro více informací o spouštěčích data si prohlédněte tento článek.

Jakmile si vyberete typ spouště a událost spouště, klikněte na “Použít spoušť” tlačítko.

Pro pokročilejší automatizace můžete přidat čekací podmínky nebo pokud/jinak podmínky pro rozdělení vaší automatizace na dvě nebo více cest

Po uložení vaší podmínky klikněte na znaménko plus “+“ pro vybrání vašeho dalšího kroku. Tím může být další podmínka nebo vaše akční událost.

Při definování vaší akce můžete vybrat mezi výchozími možnostmi – osoba, organizace, potenciální zákazník, obchod, aktivita, e-mail, poznámky, kampaně, projekty a webhooks – stejně jako integrace – Slack, Microsoft Teams, Trello a Asana. Můžete vybírat typy akcí, které jsou specifické pro každou možnost.

Můžete přidat více akcí do vaší automatizace a ty budou vždy prováděny shora dolů. Například krok 3 se provede pouze po dokončení kroku 2.

Mějte však na paměti, že automatizace zkontrolují pouze jednou, zda je splněna podmínka pro každou spuštěnou akci, pokud nepoužijete podmínku čekat na událost. Pokud není splněna podmínka konkrétní akce, akce nebude provedena a systém neprovádí další krok.

Zde můžete vidět, jak nastavit automatizaci, která přesune váš nový obchod do jiného prodejního kanálu v závislosti na vlastníkovi obchodu.

Chcete-li určit, kteří uživatelé mohou spustit tuto automatizaci, zaškrtněte možnost v horní části automatizace a vyberte, kterou možnost preferujete.

Jakmile provedete všechna svá rozhodnutí a navrhnete svou automatizaci, klikněte na “Uložit” tlačítko pro dokončení své automatizace.

Jakmile uložíte svou automatizaci, bude uvedena v přehledu automatizací.

Seznam automatizací

Můžete si také prohlédnout všechny automatizace, které jste vytvořili, spolu s těmi, které byly vytvořeny pro celý účet Pipedrive společnosti, seřadit je podle času aktualizace a aplikovat filtry.

Můžete automatizace upravit, smazat nebo označit jako aktivní či neaktivní. Pokud je automatizace označena jako neaktivní, spouštěcí a akční funkce nebudou probíhat.

Neaktivní automatizace jsou zšedlé, což vám umožní rychle pochopit, které jsou momentálně aktivní ve vašem účtu Pipedrive.

Zjistěte více o zobrazení seznamu automatizací v tomto článku.

Přenášení automatizací

Ať už uživatel opouští společnost, nebo si jen bere volno, jiný uživatel může potřebovat přístup k jejich automatizacím pro účely odstraňování problémů nebo k jejich přiřazení někomu jinému. To lze provést převedením vlastnictví stávajících automatizací.

Uživatelé a oprávnění

Pouze následující typy uživatelů mohou převádět automatizace:

• Globální správce aplikace může převést libovolnou automatizaci na sebe nebo na jakéhokoli jiného globálního správce aplikace
• Správce aplikace Deals a globální běžní uživatelé s oprávněním „Přidat automatizace” mohou převést své vlastní automatizace na globální správce aplikace

Přenést vlastnictví

Jednotlivý převod

Otevřete náhled automatizace. Při najetí na jméno vlastníka vlevo klikněte na ikonu tužky nebo klikněte ”...” vpravo a „Přenést vlastnictví.”

Hromadný převod

Na přehledu automatizací zaškrtněte políčka automatizací, které chcete převést, na levé straně obrazovky.

Poté klikněte na „Přenést vlastnictví”.

Po kliknutí na „Přenést vlastnictví,” musíte vybrat uživatele, kterému chcete automatizaci převést.

Před dokončením převodu uvidíte upozornění s seznamem událostí, které se stanou po převodu automatizace. Události ve zřeknutí se odpovědnosti se mohou lišit v závislosti na krocích automatizace (například pokud jsou aktivní čekající provedení, zda je integrace nainstalována a používána v automatizaci).

Ujistěte se, že si toto zřeknutí se odpovědnosti pečlivě přečtete, než budete pokračovat.

V upozornění můžete zrušit čekající provedení pro tuto automatizaci. Pokud zaškrtnete políčko, všechna čekající provedení budou zrušena a nebudou provedena. Např. pokud je automatizace nakonfigurována tak, aby odeslala e-mail 5 dní po spuštění a tato provedení jsou stále v procesu, budou zrušena a e-mail nebude odeslán.

Jakmile je automatizace převedena, objeví se v seznamu automatizací nového vlastníka. Převezená automatizace je deaktivována, takže nový vlastník ji může v případě potřeby přezkoumat a opravit.

Automatizaci bude přidána značka "převedeno", aby se naznačilo, že byla převedena.

Nový vlastník nyní může automatizaci nakonfigurovat, včetně úprav a aktivace.