Base di conoscenza

Il software di project management di Pipedrive ti aiuta a gestire il lavoro che segue la chiusura positiva di un affare.

Puoi usarlo per organizzare la consegna, l’onboarding, l’implementazione o qualsiasi altro flusso di lavoro post-vendita in un unico posto. Invece di affidarsi a strumenti esterni o soluzioni alternative, il tuo team può pianificare, monitorare e collaborare direttamente in Pipedrive.

Scopri come funzionano i progetti

Projects in Pipedrive è progettato per aiutarti a passare dalla pianificazione all’esecuzione in modo strutturato.

A livello generale, i progetti sono organizzati in board e ogni board contiene fasi che rappresentano i passaggi del tuo processo.

Proprio come gli affari passano attraverso le fasi nella vista pipeline, i progetti avanzano attraverso le fasi nella tua vista board.

All’interno di ogni progetto, puoi pianificare e monitorare il lavoro con attività, sottoattività, attività programmate e milestone.

Projects ti aiuta anche a mantenere il lavoro connesso. Puoi collegarli ad affari, un contatto e un’organizzazione, così il tuo team avrà tutto il contesto necessario nel passaggio dalle vendite all’erogazione.

Configura la board del progetto

Se il tuo team gestisce diversi tipi di lavoro, puoi creare più board per organizzare i progetti per processo, team o caso d’uso.

Apri la scheda Projects, fai clic sul menu a discesa della board e seleziona “+ New board”.

Da qui, puoi aggiungere, modificare, eliminare o riordinare le fasi, proprio come quando configuri la tua pipeline.

Quando hai finito, fai clic su “Save changes”. Per aggiornare la board in un secondo momento, fai clic sull'icona della matita accanto al nome della board.

Aggiungi progetti

Puoi creare un progetto in diversi modi, a seconda di come il tuo team avvia la pianificazione e la consegna.

Dopo che un affare è stato vinto

Usa questa opzione quando il processo di consegna inizia dopo il completamento della vendita.

Vai alla vista dettagli affare, apri il menu a discesa dell’affare vinto e seleziona “Mark as won and create a project”.

Mentre un affare è ancora aperto

Se il lavoro inizia prima della chiusura dell’affare, usa il pannello projects nella barra laterale della vista dettagli affare per creare o collegare un progetto.

Nella vista pipeline, puoi anche trascinare un affare sull’opzione move/convert, fare clic su “Save to...” e selezionare “Projects”. Poi scegli se mantenere l’affare aperto o contrassegnarlo come vinto.

Da zero

Se il tuo progetto non è collegato a un affare, vai alla scheda Projects e fai clic su “+ Project”.

Puoi definire dettagli chiave come il titolo del progetto, le date, la board, la fase, il proprietario e gli elementi collegati.

Se i tuoi progetti seguono una struttura simile, usa i modelli di progetto per standardizzare il processo e risparmiare tempo quando crei nuovi progetti.

Importare progetti da un foglio di calcolo

Se stai migrando dati di progetti esistenti in Pipedrive o devi creare più progetti contemporaneamente, puoi importarli in blocco anziché aggiungerli uno alla volta.

Vai a Menu account > Strumenti e app > Importa dati, quindi scegli di importare progetti da un foglio di calcolo. Per una guida completa, consulta come importare dati in Pipedrive con i fogli di calcolo.

Visualizza e gestisci i tuoi progetti

Dopo aver aggiunto i progetti, puoi controllare come vengono visualizzati e gestiti.

Per mostrare più informazioni su ogni scheda progetto, fai clic su “...” > Customize project cards e seleziona i campi che vuoi visualizzare.

Per vedere tutti i progetti in un unico posto con più dettagli, passa alla vista elenco.

Quando lavori con più progetti, usa i filtri per concentrarti su un gruppo specifico, quindi applica la modifica in blocco per aggiornare i valori condivisi.

Ad esempio, puoi filtrare i progetti per proprietario, board o stato, quindi aggiornare questi campi su più progetti contemporaneamente. In questo modo risparmi tempo e mantieni i dati coerenti.

Lavora all’interno di un progetto

Per gestire il progetto e monitorarne l’avanzamento da un unico posto, fai clic su un progetto per aprire la sua vista dettagli progetto. Qui puoi anche visualizzare e modificare i campi predefiniti e i campi personalizzati specifici della tua azienda,

Visualizzare una panoramica del progetto

Apri la scheda "Panoramica" per visualizzare le informazioni più importanti su un progetto non appena lo apri.

Mantieni il contesto e collabora

All'interno di un progetto, puoi:

• Carica e archivia file
• Lascia note e menziona i colleghi per coinvolgerli
• Invia e ricevi messaggi WhatsApp
• Invia e-mail direttamente all'interno del progetto
• Aggiungi documenti tramite Smart Docs, come proposte o contratti

Se un progetto è collegato a un affare, i file, le note e le email correlati vengono inclusi automaticamente, così il tuo team può restare allineato senza passare da una vista all’altra.

Pianifica e assegna il lavoro

Puoi pianificare il lavoro all'interno del progetto usando i seguenti elementi del progetto:

• Attività per il lavoro da completare
• Sottoattività per suddividere le attività in passaggi più piccoli
• Milestone per i punti chiave di avanzamento
• Attività per eventi pianificati come chiamate o riunioni

Apri la scheda piano del progetto per visualizzare questi elementi di lavoro in base a:

• Fasi: rappresentano i passaggi principali del tuo processo
• Gruppi: crea invece gruppi personalizzati per organizzare gli elementi di lavoro per team, responsabilità o categoria

Assegna il lavoro ai membri del team, aggiungi note e imposta le priorità per mantenere chiare responsabilità e tempistiche. Man mano che gli elementi vengono completati, contrassegnali come completati. La barra di avanzamento si aggiorna automaticamente per riflettere l’avanzamento complessivo del progetto.

Per visualizzare il lavoro su una cronologia, passa alla vista Gantt per pianificare le date e impostare le dipendenze tra i compiti. Puoi anche aggiornare più elementi contemporaneamente. Scopri di più in Progetti: gestire gli elementi di lavoro in modo efficiente.

Condividere l'avanzamento con gli stakeholder esterni

Usa la scheda condivisione esterna per generare un rapporto generato dall'IA che riassume lo stato, la panoramica, i punti salienti, i prossimi passaggi e i rischi del progetto.

Puoi quindi condividerlo come link di sola visualizzazione o PDF, in modo che i clienti o altre parti interessate esterne al tuo account Pipedrive siano informati sull'andamento del tuo progetto.

Automatizza i progetti

Con le automazioni, puoi ridurre il lavoro manuale e far avanzare i tuoi progetti senza aggiornamenti continui.

Ad esempio, in un progetto di onboarding clienti, quando un’attività come “Send onboarding documents” viene contrassegnata come completata, puoi attivare automaticamente i passaggi successivi.

Invece di aggiornare manualmente il progetto, l’automazione può:

• Aggiornare la fase del progetto per riflettere l’avanzamento
• Creare una nuova attività, come “Kickoff call”

Automatizzare il progetto gli consente di avanzare man mano che il lavoro viene completato.

Misurare le prestazioni e i tempi di consegna

Usa il report sulle prestazioni del progetto in Insights per analizzare come i tuoi progetti avanzano nel tempo. Questo report ti aiuta a esaminare le tendenze, valutare i risultati della consegna o comprendere le prestazioni del team nei vari progetti.

Per vedere quanto tempo richiede davvero la consegna, usa il rapporto sulla durata del progetto. Mostra quanto tempo i progetti trascorrono in ogni fase, consentendoti di individuare i colli di bottiglia e migliorare la velocità di consegna.

Usare Projects su mobile

Gestisci i tuoi progetti ovunque ti trovi con l'app mobile di Pipedrive. Puoi visualizzare l'avanzamento dei progetti, aggiornare compiti e attività, aggiungere note e creare nuovi progetti senza aprire l'app web.