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Integración de videollamadas para Planificador

BF
Breandan Flood, 21 de mayo de 2021

Poder programar llamadas e incluir enlaces de llamadas a tu invitación te ahorra mucho tiempo. Si usas la función de Pipedrive Planificador puedes usar las integraciones de Zoom y Microsoft teams y programar llamadas para tus reuniones.



Configuración de una reunión por videollamada con Planificador

Para empezar a crear una reunión por videollamada con Planficador, ve a la página de Acciones y seleccionar Horarios sugeridos.

proponer horas

Dependiendo del tipo de reunión que quieras configurar, selecciona Gestionar disponibilidad o Elegir un horario. Después puedes crear una nueva disponibilidad del planificador o editar un enlace de planificador para incluir una videollamada.

Una vez elegido el horario y la duración de la reunión, selecciona Continuar a los detalles de la reunión, y tienes la opción de hacer de la reunión una videollamada.

Nota: Si todavía no instalaste la integración de Microsoft Teams o Zoom, tendrás la opción de instalarlas desde aquí.
zoom scheduler gif

Dependiendo de la integración que hayas instalado, selecciona Que sea una reunión de Zoom o Que sea un reunión de Microsoft Teams para que la reunión sea una videollamada.

Si tienes instalados Zoom y Microsoft teams, debes elegir uno seleccionando Añadir videollamada. No se puede incluir dos enlaces de videollamadas diferentes en la invitación del planificador.


Cómo unirte a una videollamada del Planificador

Después de que el invitado confirma su franja horaria para la reunión, se programa la videollamada. Una vez programada la reunión a través del Planificador, un mensaje de confirmación aparece en la pantalla indicando que la reunión será una videollamada. Los enlaces de videollamadas no aparecen en la pantalla de confirmación.

Confirmación de Planificador

Tanto el usuario de Pipedrive como el invitado reciben un correo electrónico con enlaces para unirse a la videollamada.

Confirmación por correo de reunión

El invitado también tiene la opción de reprogramar o cancelar la reunión al final del correo electrónico de confirmación de la reunión.

Nota: Si tienes la sincronización de calendario habilitada, el enlace de la reunión por videollamada se incrusta en las invitaciones de calendario (Google o Microsoft Outlook).

Para volver a autenticar Zoom/Microsoft Teams

Los tokens de autenticación para Zoom o Microsoft Teams podrían vencerse justo antes de un reunión programada, o es posible que no hayas completado los pasos necesarios para integrar Zoom o Microsoft Teams en tu cuenta. En ese caso, tu invitado recibe un correo de confirmación diferente sin un enlace a la videollamada.

Videollamada sin enlace

Recibirás un correo diciéndote que vuelvas a conectar tu cuenta para definir la videollamada.

Vuelve a conectar la videollamada

Una vez que hayas conectado tu cuenta nuevamente para habilitar la integración de Zoom o Microsoft Teams, puede editar la acción para Que sea una Reunión de Zoom/Microsoft Teams.

Una vez actualizada la acción, el invitado recibe un correo con los enlaces de la videollamada actualizados.

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