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Pipedrive

E-Mail-Synchronisierung und Datenschutz – Häufig gestellte Fragen

F: Ich möchte nicht alle meine ein- und ausgehenden E-Mails synchronisieren, sondern nur einige davon. Ist das möglich?

A: Es ist möglich nur eine bestimmte Kennzeichnung oder einen bestimmten Ordner (oder eine Reihe von Labels/Ordner) mit dem Pipedrive-Account zu synchronisieren. Auf diese Weise kontrollieren Sie, welche E-Mails in den Posteingang Ihres Pipedrive-Accounts gelangen und welche nicht.

F: Ich kann also festlegen, dass nur bestimmte Kennzeichnungen synchronisiert werden. Ansonsten werden alle E-Mails synchronisiert. Aber welche Möglichkeit eignet sich am besten für meine Anforderungen?

A: Sollten Sie feststellen, das Sie viele E-Mails empfangen, die nicht mit Ihrem Vertriebsprozess in Verbindung stehen, ist es empfehlenswert nur ganz bestimmte Kennzeichnungen mit dem Pipedrive-Account zu synchronisieren, die Ihren Posteingang frei und effektiv halten. Sollten Sie hauptsächlich E-Mails empfangen, die mit Ihrem Vertriebsprozess bei Pipedrive zu tun haben, ist es empfehlenswert alle E-Mails zu synchronisieren, sodass Sie effektiv arbeiten können, ohne dabei ständig zwischen Tabs in Ihrem Browser wechseln zu müssen. 

F: Ich habe mich dafür entschieden, alle meine E-Mails zu synchronisieren. Heißt das, dass alle alten Nachrichten in meinem E-Mail-Account nach Pipedrive übertragen werden?

A: Nein. Pipedrive synchronisiert nicht Ihren gesamten E-Mail-Verlauf, sondern nur die zu Beginn der Synchronisierung ausgewählten E-Mails. Auf diese Weise synchronisiert Pipedrive nur die E-Mails, die Sie möchten und überfüllt Ihren Posteingang nicht mit unnötigen E-Mails.

F: Mit der Smart BCC-E-Mail-Funktion werden automatisch Kontakte für alle unbekannten E-Mail-Empfänger angelegt. Funktioniert die E-Mail-Sync-Funktion auch auf diese Weise?

A: Nein. Pipedrive legt bei der E-Mail-Sync-Funktion keine Kontakte automatisch an. Sie können jedoch manuell Kontakte für Personen anlegen, mit denen Sie E-Mails austauschen, wenn diese noch nicht als Kontakt in Pipedrive aufgeführt sind. Dies können Sie im Posteingang Ihres Pipedrive-Accounts durchführen. Öffnen Sie dazu einfach den E-Mail-Thread, klicken Sie auf den Namen des Empfängers/Absenders und anschließend auf Neuen Kontakt anlegen oder Einem vorhandenen Kontakt hinzufügen

F: Ich bin Admin-Benutzer eines Unternehmensaccounts mit mehreren Nutzern, deren direkter Vorgesetzter ich bin. Kann ich auf ihre jeweiligen Posteingänge zugreifen?

A: Nein. Da der Posteingang die Inhalte des persönlichen E-Mail-Accounts eines Nutzers wiedergibt, ist der Inhalt dieser synchronisierten E-Mail-Accounts für andere Nutzer nicht einsehbar. Die einzige Ausnahme liegt vor, wenn eine E-Mail mit einem Deal oder Kontakt verknüpft ist, zu deren Zugang ein anderer Nutzer berechtigt ist. In diesem Fall kann jeder Nutzer, der berechtigt ist die E-Mail oder den Kontakt zu sehen, auch die bestimmten verknüpften E-Mail-Threads einsehen. 

F: Ich muss einige E-Mails mit meinem Team teilen, die meisten E-Mails sollen jedoch standardmäßig privat bleiben. Was muss ich tun?

A: Sie können diese E-Mails als Geteilt markieren und sicherstellen, dass sie mit einem Deal und/oder Kontakt verknüpft sind, die andere Nutzer bei Pipedrive sehen können. Wenn Ihre E-Mails als Privat markiert sind, kann kein anderer Nutzer diese sehen. Wenn Ihre E-Mails als Geteilt markiert und mit Deals oder Kontakten in Pipedrive verknüpft sind, können alle Nutzer mit Zugriff auf diese Deals oder Kontakte die E-Mails in der entsprechenden Detailansicht sehen.

F: Ich habe einige E-Mails geteilt, möchte aber, dass andere Nutzer in meinem Unternehmen diese E-Mails nicht sehen können. Was muss ich tun?

A: Ja. Sie können zurückgehen und E-Mails als Privat markieren, selbst wenn Sie diese zuvor geteilt haben. Sie können bestimmte Konversationen in der Detailansicht des verknüpften Deals und Kontakts als privat markieren. Sie können außerdem zum Posteingang Ihres Pipedrive-Accounts navigieren, die E-Mail-Threads auswählen, die nicht weiterhin benutzt werden sollen und sie in Bulk als Privat markieren. Sobald sie als Privat markiert wurden, können andere Nutzer in Ihrem Unternehmen nicht mehr darauf zugreifen, selbst wenn sie weiterhin Zugriff auf die relevanten Deals oder Kontakte haben, mit denen diese E-Mails verknüpft sind.

  

F: Ich habe eine E-Mail mit einem Deal in meinem Account verknüpft. Was passiert, wenn ich diese E-Mail lösche?

A: Wenn Sie eine E-Mail löschen, die zu einem Deal in Ihrem Pipedrive-Account gehört, wird diese E-Mail nicht weiterhin in der Detailansicht dieses Deals sichtbar sein. Das liegt daran, dass die E-Mail im Posteingang Ihres Pipedrive-Accounts aktiv ist und die Informationen aus ihr stammen. Falls Sie die E-Mail nicht im Posteingang haben möchten, ist es empfehlenswert, Nutzen von der Funktion Archivieren zu machen, um sie woanders zu lagern, während die dazugehörigen Informationen weiterhin verfügbar bleiben.