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Integración de Pipedrive: Xero

Nota: Esta función está solo disponible para roles de asesor y usuarios estándar en Xero. Para dar otro nivel de seguridad adicional, esta aplicación solo se puede usar cuando tienes activados el Inicio de sesión único (SSO) o la Autenticación de dos factores (2FA) en Pipedrive.


Uno de los pasos más importantes al cerrar un trato con tus clientes es gestionar la propuesta y el intercambio de facturas.
En las etapas finales de un trato proporcionarás a tus clientes una factura para recibir el pago de tus bienes o servicios.

Si usas Xero para los aspectos de gestión de facturas de tu negocio, estás de suerte: la integración de Pipedrive con Xero hace fácil generar una factura a partir de tu información en Pipedrive y mantener tus datos importantes en un solo lugar.

 

¿Qué es Xero?

Xero es una herramienta de software de contabilidad basada en la nube, popular entre las empresas que desean simplificar sus tareas de Cuentas por pagar y por cobrar.

Al integrar Pipedrive y Xero, podrás generar facturas basadas en la información que ya tienes en tu cuenta de Pipedrive, y esas facturas se monitorizarán en el software de gestión de Xero, lo que te permitirá comprender mejor los ingresos que entran en tu empresa cuando cierras tus tratos en Pipedrive.

 

¿Cómo hago para habilitar la integración Xero?

Antes de poder utilizar los beneficios de esta integración, tienes que conectar tu cuenta de Xero a tu cuenta empresarial de Pipedrive.

Para empezar, ve a Vista de detalles de cualquier trato de Pipedrive, y haz clic en la pestaña Crear factura. Una vez allí, haz clic en el botón Ver en Marketplace y continúa en Marketplace de Pipedrive.
O bien puedes ir a Herramientas y aplicaciones > Facturación > y buscar la integración de Xero en la lista de aplicaciones.

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Una vez que hayas localizado la integración de Xero, haz clic en Instalar ahora e introduce las credenciales de inicio de sesión en tu cuenta de Xero.
Una vez que se hayan confirmado tus credenciales de inicio de sesión válidas de Xero, se te redireccionará a Pipedrive para programar tus preferencias para la integración de Xero.

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Al programar tu integración de Xero, tendrás que elegir qué campos de Pipedrive se completan con los campos de facturación establecidos por Xero, y cuándo las facturas se marcarán como vencidas para tus clientes.

  • PARA
    Este campo es para el destinatario (o pagador) de la factura que desees generar. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo Organización - Nombre de Pipedrive.
  • DIRECCIÓN
    Este campo es para la dirección física del destinatario de la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo Organización - Dirección de Pipedrive.
  • CORREO ELECTRÓNICO
    Esta es la dirección de correo electrónico del destinatario de la factura. Como el campo de correo electrónico en Pipedrive es un campo de tipo de persona, te recomendamos utilizar el campo de Pipedrive Persona - Correo electrónico.
  • NIF DEL CLIENTE
    No todas las facturas exigen esta información, pero si has creado este campo en Pipedrive como un campo personalizado para ajustarlo a tus requisitos, te recomendamos aplicar ese campo aquí. Para aprender más acerca de los campos personalizados en Pipedrive, haz clic aquí.
  • FECHA DE VENCIMIENTO
    Al programar la información de fecha de vencimiento se establecerán los datos por defecto de la fecha de vencimiento en la factura. Por ejemplo, si se establece la fecha de vencimiento a siete días después de la fecha de emisión, una factura creada el 13 de marzo tendrá, por defecto, como fecha de vencimiento el 20 de marzo.


Una vez que estés satisfecho con las opciones para que los campos de Pipedrive se completen con tus facturas de Xero, haz clic en el botón Guardar para guardar tus preferencias de integración para tu cuenta de empresa de Pipedrive.

 

¿Cómo puedo utilizar la integración de Xero?

Una vez que hayas concedido permiso para que interactúen Xero y Pipedrive y hayas programado tus preferencias de integración, selecciona el botón Crear factura en la Vista de detalle de cualquier trato para generar una factura de Xero para tus clientes.

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Los Detalles de cliente se completarán según los campos elegidos cuando se definieron las preferencias de facturación durante la configuración inicial de la integración de Xero.

Los Detalles de la factura deberán rellenarse según las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, si deseas ajustar las funciones de impuestos de la factura, la moneda que debe utilizarse en esta factura o una plantilla de factura de Xero que te gustaría usar.

Los Elementos de la factura son los elementos específicos, como bienes o servicios, que conforman los cargos en tu factura. Estos elementos pueden elegirse de la lista desplegable incluida en el área de "Productos y servicios" dentro de tu cuenta de Xero conectada.

Cuando hayas terminado de programar los detalles de la factura que desees generar para este trato, haz clic en el botón Guardar como borrador para continuar.

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Cuando una factura se haya guardado como un borrador, verás que aparece el estado de la factura, que indica que esa factura está actualmente en modo BORRADOR.
Las facturas seguirán en modo borrador hasta que se eliminen o aprueben en Xero.

Nota: Una vez que la integración de Xero ha sido habilitada, las facturas generadas desde Pipedrive aparecerán en la Vista de detalles del trato asociado. Las facturas creadas antes de habilitar la integración, y las facturas generadas fuera de Pipedrive, no aparecerán dentro de Pipedrive.


Dependiendo de los permisos definidos en la cuenta de Xero asociada, tendrás que solicitar una factura borrador para aprobación. Una vez presentada, esa factura puede ser aprobada en Xero por los usuarios correspondientes incluidos en esa cuenta de Xero.

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Una vez que la factura haya sido aprobada en Xero, el estado de la factura cambiará en Pipedrive según las actualizaciones realizadas en la cuenta asociada de Xero. Como referencia, hay seis estados a tener en cuenta en la factura de un trato en Pipedrive:

  • Borrador
  • En espera de aprobación
  • En espera de pago
  • Pagada
  • Anulada
  • eliminado


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Todas las facturas pueden ser compartidas, descargadas a un archivo PDF, o se pueden abrir en Xero mediante una pestaña de navegador diferente, todo desde la Vista de detalles en Pipedrive.

Nota: Aunque utilices esta integración para generar facturas en Xero a través de Pipedrive, estas no serán enviadas automáticamente a tus clientes de Pipedrive. Recomendamos crear una actividad en Pipedrive para recordar a tus usuarios que envíen esas facturas de manera puntual.

 

¿Qué información llega a Pipedrive?

Si deseas comprender mejor cómo fluye la información entre Pipedrive (izquierda) y Xero (derecha), el cuadro a continuación puede darte una idea.

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