Basis Pengetahuan

Di Pipedrive, baik prospek maupun kontak sama-sama penting untuk mengelola proses penjualan Anda, tetapi keduanya memiliki tujuan berbeda dan berperilaku secara berbeda di platform kami.

Memahami perbedaan ini sangat penting untuk menghindari masalah data, terutama saat mengedit secara massal atau mengonversi item. Artikel ini menjelaskan bagaimana prospek dan kontak saling terhubung, untuk apa keduanya digunakan, dan jebakan umum yang perlu dihindari.

Apa itu orang kontak?

Di Pipedrive, the orang kontak adalah individu yang memiliki hubungan dengan perusahaan Anda, baik itu pelanggan, prospek, atau mitra bisnis. Mereka berada di bagian kontak Anda.

Anggap daftar kontak Anda sebagai buku telepon penjualan. Daftar ini menyimpan informasi inti tentang individu, seperti nomor telepon, alamat email, dan organisasi tempat mereka bekerja, serta berfungsi sebagai pusat aktivitas mereka.

Dalam tampilan detail orang kontak, Anda akan melihat semua yang terkait dengan orang tersebut, termasuk:

• Prospek

• Kesepakatan

• Komunikasi email

• Catatan

• Kegiatan

Setiap orang kontak dapat terhubung ke beberapa prospek atau kesepakatan, membantu Anda melacak seluruh riwayat mereka dengan perusahaan Anda.

Anda dapat membaca lebih lanjut tentang orang kontak dan organisasi dalam artikel ini.

Apa itu lead?

Sebuah lead adalah peluang penjualan potensial pada tahap paling awal. Di sinilah Anda melacak minat sebelum membuat deal dalam pipeline Anda.

Secara garis besar, sebuah lead mungkin suatu hari menjadi deal, tetapi tidak ada jaminan. Leads berada di Kotak Masuk Leads Anda.

Misalnya, Anda menggunakan Leadbooster formulir web di situs Anda agar pelanggan dapat menyatakan minat pada produk atau layanan Anda, atau mengajukan pertanyaan tentangnya.

Beberapa orang yang mengisinya mungkin suatu hari menjadi deal baru bagi perusahaan Anda, tetapi Anda tetap harus menentukan apakah orang tersebut sekadar mencari informasi lebih lanjut tentang produk atau layanan Anda, atau apakah mereka benar‑benar berminat melakukan pembelian.

Singkatnya, leads memungkinkan Anda mengumpulkan detail dan menilai kelayakan peluang sebelum memutuskan apakah akan melanjutkannya. Setiap lead:

• Tidak memiliki informasi kontak; oleh karena itu, harus ditautkan ke kontak orang/organisasi

• Memiliki catatan, email, dan aktivitasnya sendiri yang terpisah dari lead atau deal lain yang ditautkan ke kontak yang sama

• Dapat dikonversi menjadi deal ketika siap dipindahkan ke pipeline

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang leads dan bagaimana mereka berbeda dari deals di artikel ini.

Orang kontak vs Prospek

Bagaimana kontak dan lead terhubung

Setiap lead harus dikaitkan dengan kontak atau dengan sebuah organisasi.

Tautan ini dibagikan di semua lead dan deal yang menggunakan kontak yang sama. Jika Anda memperbarui nama, email, atau rincian lain dari seorang kontak, perubahan tersebut akan tercermin pada setiap lead dan deal tempat kontak itu digunakan.

Di sinilah kebingungan sering terjadi: Pengguna mungkin mengira mengedit sebuah lead adalah tindakan yang terpisah, tetapi ketika Anda mengedit nama atau detail kontak dari tampilan lead, Anda sebenarnya sedang memperbarui catatan kontak pusat.

Mengatur dengan label: kontak vs. prospek

Label membantu Anda mengatur data secara visual dengan menambahkan tag berwarna pada prospek, orang kontak, atau organisasi. Memahami cara menggunakan label secara strategis dapat membantu Anda menghindari kebingungan dan menyederhanakan proses penjualan Anda.

Pelabelan kontak

Secara default, Pipedrive menyertakan beberapa label kontak yang agak tumpang tindih dengan label prospek, seperti:

• Pelanggan: seseorang yang pernah Anda jual sebelumnya, terlepas dari aktivitas saat ini

• Prospek panas: kontak yang penting secara strategis

• Prospek hangat: seseorang yang menunjukkan minat, tetapi saat ini tidak bergerak maju secara aktif

• Pelanggan dingin: tidak ada keterlibatan dalam waktu yang lama

Meskipun label kontak seperti “prospek panas” dan “prospek hangat” dapat tumpang tindih dengan label prospek, ingat bahwa mereka menggambarkan hubungan keseluruhan orang tersebut dengan bisnis Anda, bukan status dari peluang tertentu.

Jika status itu bersifat sementara, lebih baik menggunakan label prospek. Anda juga dapat mengganti nama atau menyesuaikan label kontak saat menambahkannya agar sesuai dengan alur kerja Anda dan menghindari kebingungan.

Label ini berfungsi sebagai pengidentifikasi jangka panjang dan tetap melekat pada kontak, terlepas dari jumlah prospek atau kesepakatan yang terkait dengannya. Anda dapat menerapkan label yang berbeda untuk orang dan organisasi.

Label terlihat di daftar kontak dan membantu Anda memfilter atau menyegmentasikan jaringan Anda.

Pelajari cara mengatur label kontak dalam artikel ini.

Pelabelan prospek

Label prospek digunakan untuk menunjukkan status atau kualitas dari peluang penjualan tertentu.

Karena satu kontak dapat memiliki beberapa prospek seiring waktu, setiap prospek mungkin memerlukan labelnya sendiri tergantung pada kemajuan atau potensinya. Misalnya:

• Panas: niat atau keterlibatan yang tinggi
• Hangat: prospek yang menunjukkan minat atau kualifikasi sebagian, tetapi belum siap untuk dikonversi
• Dingin: lambat merespons atau minat rendah
• Baru: baru ditambahkan, belum memenuhi syarat
• Tindak lanjut: perlu penjangkauan lebih lanjut

Label prospek terlihat di Kotak Masuk Prospek dan membantu memprioritaskan serta mengurutkan peluang.

Pelajari cara mengelola label prospek dalam artikel ini.

Masalah yang sering terjadi dan cara mengatasinya

Berikut beberapa masalah yang paling sering dilaporkan oleh pengguna, dan cara menghindarinya:

Mengedit detail kontak di dalam prospek

Masalah: Seorang pengguna Pipedrive di perusahaan Anda mengubah nama kontak di dalam sebuah prospek, tanpa sengaja memperbaruinya di ratusan prospek dan kesepakatan lainnya.

Solusi: Selalu edit informasi orang kontak dari profil kontak (jangan langsung di dalam prospek) agar perubahan diterapkan dengan hati-hati dan sengaja.

Menghubungkan kontak yang salah ke beberapa item

Masalah: Impor massal atau pengeditan massal secara keliru mengaitkan banyak kesepakatan dan prospek ke orang kontak yang salah, menimpa data asli.

Solusi: Sebelum melakukan tindakan massal, tinjau impor atau filter Anda untuk memastikan kontak yang benar dipilih. Gunakan fitur Catatan Perubahan untuk melacak pengeditan terbaru jika ada yang tampak tidak benar.

Membingungkan aktivitas prospek dengan riwayat kontak

Masalah: Pengguna mengharapkan aktivitas prospek muncul di umpan aktivitas kontak dengan cara yang sama seperti kesepakatan.

Solusi: Aktivitas yang ditambahkan ke sebuah prospek bersifat spesifik untuk kesempatan penjualan tersebut. Aktivitas tersebut tidak tercampur dengan aktivitas masa lalu atau masa depan kecuali Anda melihat profil kontak secara lengkap.

Praktik terbaik untuk mengelola lead dan data kontak

Berikut cara menghindari kesalahan dan tetap mengendalikan data Anda:

• Selalu tinjau orang kontak sebelum memperbarui nama atau email

• Gunakan filter dan log perubahan untuk menyelidiki perubahan massal atau keterkaitan yang tidak terduga

• Jika memungkinkan, hindari melakukan pengeditan massal dalam skala besar kecuali Anda telah meninjau dampaknya pada semua lead dan kesepakatan

• Untuk impor massal, tinjau dengan cermat pratinjau impor Anda sebelum mengonfirmasi

• Gunakan label untuk membantu membedakan jenis kontak atau kualitas lead