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In Pipedrive sind sowohl Leads als auch Kontaktpersonen für die Verwaltung Ihres Vertriebsprozesses unerlässlich, erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke und weisen auf unserer Plattform unterschiedliche Funktionen auf.

Um Datenprobleme zu vermeiden, ist es wichtig, diesen Unterschied zu verstehen, insbesondere bei der Massenbearbeitung oder Konvertierung von Elementen. Dieser Artikel erläutert, wie Leads und Kontaktpersonen miteinander verbunden sind, wozu sie verwendet werden und welche häufigen Fallstricke es zu vermeiden gilt.

Was ist eine Kontaktperson?

In Pipedrive sind Kontaktpersonen diejenigen Personen, mit denen Ihr Unternehmen eine Geschäftsbeziehung pflegt, unabhängig davon, ob es sich um Kunden, Interessenten oder Geschäftspartner handelt. Sie sind in Ihrem Kontakte-Bereich zu finden.

Betrachten Sie Ihre Kontaktliste als Ihr Vertriebs-Telefonbuch. Es enthält wichtige Informationen über Personen, wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und die Organisation, in der sie arbeiten, und dient als zentrale Anlaufstelle für ihre Aktivitäten.

In der Detailansicht eines Kontakts, sehen Sie alle mit diesem Kontakt verknüpften Elemente, einschließlich:

• Leads

• Deals

• E-Mail-Kommunikation

• Notizen

• Aktivitäten

Jede Kontaktperson kann mit mehreren Leads oder Deals verknüpft werden, damit Sie ihren gesamten Geschäftsverlauf mit Ihrem Unternehmen nachverfolgen können.

Mehr über Kontaktpersonen und Organisationen erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Lead?

Ein Lead ist eine potenzielle Verkaufschance in ihrer frühesten Phase. Hier ermitteln Sie das Interesse, bevor Sie einen Deal in Ihrer Pipeline erstellen.

Grundsätzlich kann jeder Lead irgendwann zu einem Deal werden, allerdings gibt es dafür keine Garantie. Leads befinden sich in Ihrem Lead-Posteingang.

Nehmen wir an, Sie haben auf Ihrer Website ein LeadBooster-Webformular eingerichtet, über das Kunden ihr Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen bekunden oder Fragen dazu stellen können.

Vielleicht werden einige Personen, die das Formular ausfüllen, irgendwann zu neuen Deals für Ihr Unternehmen, doch Sie müssen dennoch herausfinden, ob sie einfach nur mehr Informationen über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung wünschen oder ob sie wirklich an einem Kauf interessiert sind.

Kurz gesagt geben Ihnen Leads die Möglichkeit, Informationen zu sammeln und die Verkaufschance zu beurteilen, bevor Sie entscheiden, ob Sie diese weiterverfolgen möchten. Jeder Lead:

• Weist fehlende Kontaktinformationen auf und muss deshalb mit einer Kontaktperson/Organisation verknüpft werden

• Enthält eigene Notizen, E-Mails und Aktivitäten, die sich von anderen Leads oder Deals, die mit demselben Kontakt verknüpft sind, unterscheiden.

• Kann in einen Deal umgewandelt werden, wenn er bereit ist, in Ihre Pipeline überzugehen

Mehr über Leads und wie sie sich von Deals unterscheiden, erfahren Sie in diesem Artikel.

Kontaktpersonen vs. Leads

Wie Kontaktpersonen und Leads miteinander verknüpft sind

Jeder Lead muss einer Kontaktperson oder einer Organisation zugeordnet sein.

Dieser Link wird für alle Leads und Deals mit demselben Kontakt verwendet. Wenn Sie den Namen, die E-Mail-Adresse oder andere Angaben einer Kontaktperson aktualisieren, wird die Änderung in allen Leads und Deals übernommen, für die dieser Kontakt verwendet wird.

Hier kommt es häufig zu Missverständnissen: Oftmals wird angenommen, dass die Bearbeitung eines Leads eine isolierte Aktion ist, doch wenn Sie den Namen oder die Angaben des Kontakts in der Lead-Ansicht bearbeiten, aktualisieren Sie den zentralen Datensatz des Kontakts.

Organisation mit Labels: Kontakte vs. Leads

Mithilfe von Labels können Sie Ihre Daten visuell organisieren und farblich gekennzeichnete Tags zu Ihren Leads, Kontaktpersonen oder Organisationen hinzufügen. Wenn Sie wissen, wie Sie Labels strategisch einsetzen können, vermeiden Sie Unklarheiten und optimieren Ihren Vertriebsprozess.

Kontakte mit Labels kennzeichnen

Pipedrive enthält standardmäßig einige Kontakt-Labels, die sich teilweise mit Lead-Labels überschneiden, z.B.:

• Kunde: Jemand, mit dem Sie bereits einen Deal abgeschlossen haben, unabhängig von der aktuellen Aktivität

• Hot Lead: Ein strategisch wichtiger Kontakt

• Warmer Lead: Jemand, der Interesse gezeigt hat, aber derzeit keine aktiven Fortschritte macht.

• Kalter Kunde: Seit längerer Zeit kein Engagement

Obwohl Kontakt-Labels wie „Hot Lead“ und „Warmer Lead“ sich mit Lead-Labels überschneiden können, ist zu beachten, dass sie die allgemeine Beziehung des Kontakts zu Ihrem Unternehmen beschreiben und nicht den Status einer bestimmten Verkaufschance.

Wenn es sich um einen vorübergehenden Status handelt, empfiehlt es sich, stattdessen ein Lead-Label zu verwenden. Sie können Kontakt-Label beim Hinzufügen auch umbenennen oder personalisieren, um sie an Ihren Workflow anzupassen und Verwirrung zu vermeiden.

Diese Label dienen als langfristige Identifikatoren und bleiben mit dem Kontakt verknüpft, unabhängig von der Anzahl der Leads oder Deals, mit denen sie verknüpft sind. Sie können Kontakten und Organisationen verschiedene Label zuweisen.

Label sind in der Kontaktliste sichtbar und helfen Ihnen beim Filtern oder Segmentieren Ihres Netzwerks.

Wie Sie Kontaktlabel einrichten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Kennzeichnung von Leads

Lead-Labels werden verwendet, um den Status oder die Qualität einer spezifischen Verkaufschance anzuzeigen.

Da ein einzelner Kontakt im Laufe der Zeit mehrere Leads hervorbringen kann, benötigt jeder Lead je nach Fortschritt oder Potenzial ein eigenes Label. Zum Beispiel:

• Hot: Hohe Kaufabsicht oder starkes Engagement
• Warm: Ein Lead, der Interesse gezeigt hat oder teilweise qualifiziert ist, aber noch nicht zur Konvertierung bereit ist
• Kalt: Schleppende Reaktion oder geringes Interesse
• Neu: Erst gerade hinzugefügt, noch nicht qualifiziert
• Follow-up: Erfordert eine weitere Kontaktaufnahme

Lead-Label sind im Lead-Posteingang sichtbar und helfen dabei, Verkaufschancen zu priorisieren und zu sortieren.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Lead-Label verwalten.

Häufige Probleme und wie sie gelöst werden

Hier sind einige der häufigsten Probleme von Nutzern und wie man sie vermeiden kann:

Bearbeitung der Kontaktangaben in einem Lead

Problem: Ein Pipedrive-Nutzer in Ihrem Unternehmen hat den Namen eines Kontakts innerhalb eines Leads geändert und dabei unbeabsichtigt Hunderte anderer Leads und Deals aktualisiert.

Lösung: Bearbeiten Sie die Kontaktdaten immer über das Kontaktprofil (nicht direkt innerhalb eines Leads), um Änderungen sorgfältig und bewusst vorzunehmen.

Verknüpfung mehrerer Elemente mit dem falschen Kontakt

Problem: Bei einem Massenimport oder einer Massenbearbeitung werden zahlreiche Deals und Leads aus Versehen mit der falschen Kontaktperson verknüpft, wodurch die ursprünglichen Daten überschrieben wurden.

Lösung: Bevor Sie eine Massenbearbeitung durchführen, überprüfen Sie Ihren Import oder Filter, um sicherzustellen, dass der richtige Kontakt ausgewählt ist. Falls etwas nicht korrekt zu sein scheint, verwenden Sie die Funktion Änderungsprotokoll, um die aktuellste Änderungen nachzuvollziehen.

Best Practices für die Verwaltung von Leads und Kontaktdaten

So vermeiden Sie Fehler und behalten die Kontrolle über Ihre Daten:

• Überprüfen Sie die Kontaktperson immer sorgfältig, bevor Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse aktualisieren.

• Verwenden Sie Filter und das Änderungsprotokoll, um Massenänderungen oder unerwartete Verknüpfungen zu überprüfen.

• Vermeiden Sie nach Möglichkeit umfangreiche Massenbearbeitungen, es sei denn, Sie haben zuvor die Auswirkungen auf Leads und Deals geprüft.

• Überprüfen Sie bei Massenimporten sorgfältig die Importvorschau, bevor Sie den Import bestätigen.

• Verwenden Sie Labels, um zwischen verschiedenen Kontaktarten oder der Qualität von Leads zu unterscheiden.