Basis Pengetahuan

Sekarang Anda dapat secara otomatis mendaftarkan transaksi dan lead ke dalam suatu urutan menggunakan fitur Automations. Hal ini membantu Anda menghemat waktu dan menstandarkan tindakan tindak lanjut dengan memicu pendaftaran berdasarkan pembuatan pendaftaran, pembaruan, atau tanggal tanpa input manual apa pun.

Cara kerja pendaftaran otomatis

Di Automasi, kini Anda dapat mengonfigurasi Sequences sebagai langkah tindakan. Artinya, saat transaksi atau lead dibuat, diperbarui, atau mencapai tanggal tertentu, Anda dapat secara otomatis mendaftarkannya ke urutan tertentu.

Menyiapkan pendaftaran otomatis di Automations

Untuk otomatis mendaftarkan transaksi atau prospek ke sequence, buka Alat dan aplikasi > Automasi.

Anda dapat memilih templat sequence yang sudah ada di tab transaksi atau prospek, membuat automasi baru, atau mengedit automasi yang sudah ada.

Menggunakan templat transaksi

Klik tab Templat > Transaksi, pilih templat “Tambahkan transaksi ke sequence” atau “Hubungi kembali transaksi yang tidak aktif menggunakan sequence”, lalu klik “Gunakan templat” di layar Pratinjau templat.

Dalam contoh ini, kita akan menyiapkan automasi untuk menambahkan transaksi ke sequence.

Anda akan diminta memilih pipeline dan sequence tempat transaksi akan ditambahkan.

Pada langkah ini, Anda perlu memilih sequence tujuan pengiriman transaksi Anda. Setelah selesai, klik “Simpan sebagai draf,” lalu Anda akan diarahkan ke alur automasi, tempat Anda dapat mengeditnya sebelum diaktifkan.

Perlu diingat, automasi hanya akan mulai berjalan setelah Anda mengaktifkan tombol “Aktif” di bagian atas.

Menggunakan templat lead

Klik tab Templat > Prospek, pilih templat “Tambahkan transaksi ke sequence” atau “Hubungi kembali prospek yang tidak aktif menggunakan sequence”, lalu klik “Gunakan templat” di layar Pratinjau templat.

Dalam contoh ini, kita akan menyiapkan automasi untuk menghubungi kembali prospek yang tidak aktif.

Di layar “Siapkan templat”, pilih label prospek yang akan memicu pengiriman prospek ke sequence, durasi waktu tunggu, dan sequence tujuan pengiriman, lalu klik “Simpan sebagai draf.”

Selanjutnya, Anda akan masuk ke alur automasi untuk meninjau automasi Anda. Anda masih dapat mengedit beberapa bagiannya jika perlu, tetapi jangan lupa mengaktifkan tombol di bagian atas.

Membuat otomatisasi urutan dari awal

Anda juga dapat membuat automasi dari awal dengan membuka Alat dan aplikasi > Automasi dan mengklik “+ Automasi.”

Pilih pemicu dari opsi yang tersedia:

• Deal dibuat/diperbarui: khusus deal

• Lead dibuat/diperbarui: khusus lead

• Aktivitas diperbarui: tindakan mengacu pada transaksi yang ditautkan ke aktivitas tersebut

• Pemicu tanggal: dapat digunakan untuk lead dan deal

Dalam contoh ini, kita akan membuat automasi untuk mendaftarkan transaksi ke sequence setelah aktivitas panggilan yang terhubung ke transaksi ditandai sebagai selesai.

Untuk ini, Anda memerlukan pemicu Aktivitas diperbarui, dengan menambahkan kondisi berikut menggunakan operator AND agar semuanya wajib terjadi:

• Transaksi aktivitas tidak kosong: Ini memastikan aktivitas ditautkan ke transaksi yang nantinya akan dikirim ke sequence; jika tidak, automasi akan menghasilkan kesalahan

• Tipe kegiatan adalah panggilan: Anda dapat memilih tipe lain jika menginginkan kondisi yang berbeda

• Status kegiatan berubah menjadi selesai: Kegiatan harus ditandai selesai agar langkah ini berfungsi

Setelah mengatur kondisi, tambahkan tindakan dan pilih “Tambahkan transaksi/prospek ke sequence” dari grup Sequence. Lalu, klik “Berikutnya”, atur transaksi tertaut ke Transaksi aktivitas, dan pilih sequence dari menu drop-down.

Klik “Terapkan tindakan” dan, setelah mengklik “Simpan” di bagian atas, Anda dapat mengubah automasi menjadi aktif.

Hal yang dapat diharapkan setelah penyiapan

Segera setelah kondisi pemicu terpenuhi, transaksi atau prospek akan otomatis ditambahkan ke sequence yang dipilih.

Pemilik aktivitas adalah pengguna yang ditentukan dalam langkah sequence.

Anda dapat memantau pendaftaran otomatis di tab Ringkasan sequence dan di riwayat eksekusi automasi.

Pemecahan masalah dan pesan error umum

Jika pendaftaran gagal, Anda akan melihat detail kesalahan di tab Riwayat dalam Automasi. Masalah umum meliputi:

Pemilik item belum menyinkronkan email mereka dengan Pipedrive

Siapkan sinkronisasi email sebelum menggunakan sequence dengan email otomatis. Untuk petunjuk penyiapan, lihat artikel ini tentang sinkronisasi email.

Pemilik item belum mengaktifkan persetujuan untuk pengiriman yang didelegasikan dalam urutan

Pastikan pengguna telah mengaktifkan pengiriman terdelegasi di pengaturan akunnya. Baca selengkapnya tentang hal ini di bagian Pengiriman terdelegasi dalam artikel fitur Sequences.

Item (transaksi atau lead) sudah terdaftar dalam urutan

Periksa tab Ringkasan sequence untuk mengonfirmasi pendaftaran. Jika Anda ingin item mengulangi sequence, Anda perlu menghapusnya terlebih dahulu, lalu mendaftarkannya kembali secara manual atau melalui automasi.

Urutan telah dihapus atau tidak dapat ditemukan

Buka Pulse > Sequences dan pastikan sequence masih aktif. Jika sequence telah dihapus, buat sequence baru dan perbarui automasi Anda dengan sequence baru tersebut.

Anda telah mencapai batas pendaftaran urutan

Tinjau kapasitas sequence di tab Ringkasan sequence. Pendaftaran yang selesai atau gagal tidak dihitung dalam kapasitas sequence, tetapi jika Anda mencapai 100 item dalam satu sequence, cukup duplikasikan sequence tersebut atau buat yang baru untuk terus mendaftarkan transaksi dan prospek.