Basis Pengetahuan

Anda sekarang dapat secara otomatis mendaftarkan deals dan leads ke dalam sebuah sequence menggunakan fitur Automations. Ini membantu Anda menghemat waktu dan menstandarisasi tindakan tindak lanjut dengan memicu pendaftaran berdasarkan pembuatan, pembaruan, atau tanggal catatan tanpa input manual.

Catatan: Fitur Automations hanya tersedia pada paket Growth dan yang lebih tinggi.

Cara kerja pendaftaran otomatis

Di Automations, Anda sekarang dapat mengonfigurasi Sequences sebagai sebuah langkah action. Ini berarti ketika sebuah deal atau lead dibuat, diperbarui, atau mencapai tanggal tertentu, Anda dapat secara otomatis memicu pendaftarannya ke sequence tertentu.

---

Mengatur pendaftaran otomatis di Automations

Untuk mendaftarkan deal atau lead secara otomatis ke dalam sebuah sequence, buka Tools and apps > Automations.

Anda bisa memilih template yang sudah ada untuk sequence di tab deal atau lead, membuat automation baru, atau mengedit yang sudah ada.

Menggunakan template deal

Klik Template tab > Deal, pilih salah satu template “Add deals to sequences” atau “Re-engage idle deals using sequences”, lalu klik “Use template” di layar Template preview.

Dalam contoh ini, kami akan menyiapkan automation untuk menambahkan deal ke sequence.

Anda akan diminta memilih pipeline dan sequence tempat deal akan ditambahkan.

Langkah ini mengharuskan Anda memilih sequence yang akan menerima deal Anda. Setelah selesai, klik “Save as draft,” dan Anda akan dibawa ke automation flow, di mana Anda bisa mengeditnya sebelum diaktifkan.

Ingat bahwa itu baru akan mulai berfungsi setelah Anda mengaktifkan tombol “Active” di bagian atas.

Menggunakan template lead

Klik Template tab > Lead, pilih salah satu template “Add deals to sequences” atau “Re-engage idle leads using sequences”, lalu klik “Use template” di layar Template preview.

Dalam contoh ini, kami akan menyiapkan automation untuk mengaktifkan kembali lead yang tidak aktif.

Di layar “Set up template”, pilih lead label yang akan memicu pengiriman lead ke sequence, jangka waktu tunggu, dan sequence yang akan Anda kirimi, lalu klik “Save as draft.”

Kemudian Anda akan menuju ke automation flow untuk meninjau automation Anda. Anda masih bisa mengedit beberapa bagiannya jika ingin, tetapi ingat untuk mengaktifkan toggle di bagian atas.

Membuat automation sequence dari awal

Anda juga bisa membuat automation dari awal dengan pergi ke Tools and apps > Automations dan mengklik “+ Automation.”

Pilih trigger Anda dari opsi yang tersedia:

• Deal created/updated: khusus untuk deal

• Lead created/updated: khusus untuk lead

• Activity updated: tindakan ini mengacu pada deal yang terhubung dengan aktivitas

• Date trigger: dapat digunakan untuk lead maupun deal

Dalam contoh ini, kami akan membuat automation untuk mendaftarkan deal ke sequence setelah aktivitas panggilan (call) yang terhubung ke deal ditandai selesai.

Untuk ini, Anda membutuhkan trigger Activity updated, menambahkan kondisi-kondisi berikut menggunakan operator AND sehingga semuanya harus terjadi:

• Activity deal is not empty: Ini memastikan aktivitas terhubung ke sebuah deal yang nantinya akan dikirim ke sequence, jika tidak automation akan menghasilkan kesalahan

• Activity type is call: Anda bisa memilih tipe lain jika menginginkan kondisi berbeda untuk kasus Anda

• Activity status has changed to done: Aktivitas harus ditandai sebagai selesai agar langkah ini berfungsi

Setelah mengatur kondisi, tambahkan sebuah action dan pilih “Add deal/lead to sequence” dari grup Sequence. Kemudian klik “Next” dan atur linked deal ke Activity deal serta pilih sebuah sequence dari menu drop-down.

Klik “Apply action” dan, setelah mengklik “Save” di bagian atas, Anda akan dapat mengaktifkan toggle automation tersebut.

Catatan: Anda hanya akan melihat sequence yang memiliki setidaknya satu langkah. Jika Anda belum membuat sequence, Anda harus membuatnya terlebih dahulu sebelum menautkannya ke automation.

Apa yang diharapkan setelah pengaturan

Segera setelah kondisi trigger terpenuhi, deal atau lead harus secara otomatis ditambahkan ke sequence yang dipilih.

Pemilik aktivitas adalah pengguna yang ditentukan dalam langkah sequence.

Anda dapat memantau pendaftaran otomatis baik di tab Sequence overview maupun di automation execution history.

---

Pemecahan masalah dan pesan kesalahan umum

Jika pendaftaran gagal, Anda akan melihat rincian kesalahan di tab History pada Automations. Masalah umum meliputi:

Pemilik item belum menyinkronkan email mereka dengan Pipedrive

Siapkan sinkronisasi email Anda sebelum menggunakan Sequences dengan email otomatis. Untuk petunjuk pengaturan, lihat artikel ini tentang sinkronisasi email.

Pemilik item belum mengaktifkan persetujuan untuk pengiriman yang didelegasikan dalam sequence

Pastikan pengguna telah mengaktifkan Delegated sending di pengaturan akun mereka. Baca lebih lanjut tentang ini di bagian Delegated sending pada artikel fitur Sequences.

Item (deal atau lead) sudah terdaftar dalam sequence

Periksa tab Sequence overview untuk memastikan pendaftaran. Jika Anda ingin item mengulangi sequence, Anda perlu menghapusnya terlebih dahulu lalu mendaftarkannya kembali secara manual atau melalui automasi.

Sequence dihapus atau tidak dapat ditemukan

Buka Pulse > Sequences dan pastikan sequence masih aktif. Jika terhapus, buat sequence baru dan perbarui automasi Anda dengan sequence yang baru.

Anda telah mencapai batas pendaftaran sequence

Tinjau kapasitas sequence di tab Sequence overview. Pendaftaran yang selesai atau gagal tidak dihitung terhadap kapasitas sequence, tetapi jika Anda mencapai 100 item dalam satu sequence, gandakan saja atau buat yang baru untuk melanjutkan pendaftaran deal dan lead.