Kennisdatabase

Er is altijd een kans dat u contacten heeft met dezelfde naam (bijvoorbeeld John Smith). Om deze reden krijgt u bij elke import in Pipedrive de optie om duplicaten te herkennen en samen te voegen. U kunt er ook voor kiezen om deze samenvoegstap over te slaan als u liever meerdere records wilt creëren.

Als u niet zeker weet welke optie het beste bij u past, kan het handig zijn om te begrijpen hoe Pipedrive zoekt naar duplicaten en hoe het deze behandelt in dit artikel.

Aanbiedingen

Aangezien de aard van verkopen is dat je meerdere deals met dezelfde naam kunt hebben, is er geen duplicaatidentificator voor deals in Pipedrive. Dit betekent dat als je meer dan één deal met dezelfde naam importeert, die deals niet als duplicaten worden beschouwd en allemaal zullen worden geïmporteerd.

Mensen

Zodra de naam van een persoon is herkend bij de import, zal Pipedrive op zoek gaan naar de volgende informatie om te bepalen of er een duplicaatrecord is:

• Persoon - Organisatie

• Persoon - Telefoon

• Persoon - E-mail

Als Pipedrive vindt dat EEN van deze drie velden overeenkomt met een andere persoon in de Pipedrive-database of het importbestand, zal het deze samenvoegen en nieuwe gegevens toevoegen die bij de import zijn inbegrepen.

Organisaties

Zodra de naam van een organisatie is herkend bij de import, zal Pipedrive op zoek gaan naar de volgende informatie om te bepalen of er een duplicaatrecord is:

• Organisatie - Adres

U kunt organisaties hebben met dezelfde naam, zolang u altijd het adresveld specificeert. Als het adres overeenkomt met een bestaande organisatie in uw Pipedrive-database of importbestand, zal het de organisaties samenvoegen en alle nieuwe informatie die in de import is opgenomen toevoegen.

Voorbeelden

Data samenvoegen

Laten we zeggen dat je deze lijst met mensen importeert en dat ze allemaal dezelfde naam hebben. In dit voorbeeld zou je uiteindelijk twee Jon Snows hebben, omdat er overeenkomende criteria werden gevonden in drie dezelfde rijen.

Overeenkomende criteria:

1. Jon Snow in rij 1 is aangemaakt.

2. Pipedrive herkent "Jon Snow" in rij 2 en controleert of er een overeenkomende organisatie, telefoonnummer en/of e-mailadres is. Het realiseert dan dat de prijs - naam en organisatie - naam hetzelfde zijn in rij 2 als in rij 1 en maakt daarom geen twee Jon Snows aan. In plaats daarvan wordt het unieke telefoonnummer van rij 2 gekoppeld aan het telefoonnummer dat in rij 1 is aangemaakt.

3. Pipedrive herkent "Jon Snow" in rij 3 en controleert of er een overeenkomende organisatie - naam, persoon - telefoonnummer en persoon - e-mailadres is. Het vindt dan dat het persoon - e-mailadres hetzelfde is als in rij 1 en maakt daarom geen extra Jon Snow aan. In plaats daarvan voegt het het nieuwe telefoonnummer toe aan de gegevens van rij 1, en bijwerkt ook de organisatie - naam van rij 3 naar "The Wall".

4. Pipedrive herkent "Jon Snow" in rij 4, maar vindt deze keer geen overeenkomende organisatie - naam, persoon - telefoonnummer of persoon - e-mailadres voor de bestaande Jon Snow. Het maakt daarom een tweede Jon Snow aan met dit unieke telefoonnummer en e-mailadres.

Het maken van meerdere records

Zoals aan het begin van dit artikel is vermeld, kunt u ervoor kiezen om de samenvoegstap over te slaan. De optie om meerdere records aan te maken kan handig zijn in situaties waarin u wilt dat elke gebruiker een eigen kopie heeft van die contacten om mee te werken. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat elk aangemaakt contact slechts één eigenaar gekoppeld kan hebben.

Let op dat het maken van meerdere records mogelijk een rommelige database kan veroorzaken. Als u wilt dat meer dan één gebruiker is gekoppeld aan een contactpersoon, kunt u één enkel item aanmaken en de andere gebruikers toevoegen als volgers. Op deze manier hebben de eigenaar en volgers zichtbaarheid van dit item en kunnen ze eraan werken zonder dat er meerdere records aangemaakt hoeven te worden.