База знань

Завжди існує ймовірність, що у вас можуть бути контакти з однаковим ім'ям (наприклад, John Smith). З цієї причини щоразу, коли ви запускаєте імпорт у Pipedrive, вам буде запропоновано розпізнати та об'єднати дублікати. Ви також можете обрати пропустити цей етап об'єднання, якщо бажаєте створити кілька записів.

Якщо ви не впевнені, який варіант підходить вам, корисно буде зрозуміти, як Pipedrive шукає дублікати та як він їх обробляє в цій статті.

Угоди

Оскільки природа продажів така, що у вас може бути кілька угод з однаковою назвою, в Pipedrive не існує ідентифікатора для дублікатів угод. Це означає, що якщо ви імпортуєте більше однієї угоди з однаковою назвою, ці угоди не вважатимуться дублікатами і всі вони будуть імпортовані.

Контакти

Після того, як ім'я особи було розпізнано під час імпорту, Pipedrive перевірятиме наступну інформацію, щоб визначити, чи є дублікат запису:

• Особа - Організація

• Особа - Телефон

• Особа - Електронна пошта

Якщо Pipedrive виявить, що БУДЬ-ЯКЕ з цих трьох полів збігається з іншою особою у базі даних Pipedrive або у файлі імпорту, він об'єднає ці записи і додасть всі нові дані з імпорту.

Організації

Як тільки назву організації буде розпізнано під час імпорту, Pipedrive перевірить таку інформацію, щоб визначити, чи є дублікат запису:

• Організація - Адреса

У вас можуть бути організації з однаковими назвами, якщо ви завжди вказуєте поле адреси. Якщо адреса збігається з адресою будь-якої існуючої організації у вашій базі даних Pipedrive або у файлі імпорту, організації будуть об'єднані і додадуться всі нові дані з імпорту.

Приклади

Об'єднання даних

Припустимо, ви імпортуєте цей список людей і всі вони мають однакове ім'я. У цьому прикладі у вас залишиться два Jon Snow, оскільки відповідні критерії були знайдені у трьох однакових рядках.

Критерії відповідності:

1. Jon Snow у рядку 1 створюється.

2. Pipedrive розпізнає «Jon Snow» у рядку 2 і перевіряє відповідність організації, телефону та/або електронної пошти. Далі система визначає, що ім'я особи та назва організації у рядку 2 співпадають з тими, що були у рядку 1, тож не створює двох Jon Snow. Натомість, рядку 2 присвоюється унікальний номер телефону, який додається до того ж номера, що був створений у рядку 1.

3. Pipedrive розпізнає «Jon Snow» у рядку 3 і перевіряє відповідність назви організації, телефону особи та електронної пошти особи. Потім система знаходить, що електронна пошта особи така ж, як у рядку 1, і тому не створює ще одного Jon Snow. Натомість, новий номер телефону додається до запису рядка 1, а також оновлюється назва організації у рядку 3 на "The Wall".

4. Pipedrive розпізнає «Jon Snow» у рядку 4, але цього разу не знаходить відповідної назви організації, телефону особи або електронної пошти особи для вже існуючого Jon Snow. Відповідно, система створює другого Jon Snow з цим унікальним номером телефону та адресою електронної пошти.

Створення кількох записів

Як зазначалося на початку цієї статті, ви можете обрати опцію пропустити етап об'єднання. Можливість створювати кілька записів може бути корисною у випадках, коли ви хочете, щоб кожен користувач мав власну копію цих контактів для роботи. Важливо мати на увазі, що кожен створений контакт може мати лише одного власника, який до нього прив'язаний.

Зверніть увагу, що створення кількох записів може засмітити базу даних. Якщо ви хочете, щоб з контактом було пов'язано більше одного користувача, ви можете створити один елемент і додати інших користувачів як підписників. Таким чином, власник та підписники матимуть доступ до цього елемента і зможуть працювати з ним без необхідності створювати кілька записів.