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Como evitar duplicatas durante uma importação

YM
Yssel Marques, 5 de outubro de 2021

Sempre existe a chance de você possuir contatos com o mesmo nome (por ex.: João das Neves). Por este motivo, sempre que você fizer uma importação no Pipedrive, terá a opção de reconhecer e mesclar duplicatas. Você também pode optar por ignorar esta etapa de mesclagem se preferir criar vários registros.

Observação: se você estiver preocupado com duplicatas de contatos que já existem na sua conta do Pipedrive, você pode utilizar o recurso Mesclar Duplicatas. Para saber mais sobre isso, clique aqui.


Se você não tem certeza de qual é ideal para você, pode ser útil entender como o Pipedrive busca e aborda as duplicatas.


Negócios

Dado que a natureza das vendas é que você pode ter vários negócios com o mesmo nome, não há identificador desse tipo de duplicatas no Pipedrive. Isso significa que, se você importar negócios com o mesmo nome, eles não serão considerados duplicatas, e todos serão importados.

Pessoas

Depois que o nome de uma pessoa for reconhecido na importação, o Pipedrive buscará as seguintes informações para determinar se há um registro duplicado:

  • Pessoa - Organização

  • Pessoa - Telefone

  • Pessoa - E-mail

Se o Pipedrive descobrir que QUALQUER um desses três campos corresponde a outra pessoa no banco de dados do CRM ou no arquivo de importação, ele mesclará e adicionará qualquer novo dado incluso na importação.

Organizações

Depois que o nome de uma organização for reconhecido na importação, o Pipedrive buscará as seguintes informações para determinar se há um registro duplicado:

  • Organização - Endereço

Você pode ter Organizações com o mesmo nome contanto que você sempre especifique o campo Endereço. Se o endereço corresponder a qualquer organização existente no seu banco de dados do Pipedrive ou arquivo de importação, ele mesclará as organizações e adicionará qualquer nova informação inclusa na importação.

Exemplos

Mesclando dados

Digamos que você importe esta lista de Pessoas que possuem o mesmo nome. Neste exemplo, em algum momento você acabaria com 2 João das Neves, pois o critério de correspondência foi encontrado em três das mesmas fileiras.


Critérios de correspondência:

1. João das Neves é criado na linha 1.

2. O Pipedrive reconhece o nome "João das Neves" na linha 2 e verifica se há alguma Organização, Telefone e/ou E-mail correspondente. O CRM percebe que a Pessoa - Nome e Organização - Nome na linha 2 são iguais à linha 1 e, portanto, não cria o segundo João das Neves. Em vez disso, ele mapeia o número de telefone único da linha 2 para o mesmo número criado na linha 1.

3. O Pipedrive reconhece "João das Neves" na linha 3 e verifica se há alguma Organização - Nome, Pessoa - Telefone e Pessoa - E-mail correspondente. O CRM conclui que os dados no campo Pessoa - E-mail são iguais aos da linha 1 e, portanto, não cria outro João das Neves. Em vez disso, adiciona o novo número de telefone ao registro da linha 1 e também atualiza o campo Organização - Nome da linha 3 com "A Patrulha da Noite".

4. O Pipedrive reconhece "Jon Snow" na linha 4, mas, desta vez, não encontra Organização - Nome, Pessoa - Telefone ou Pessoa - E-mail correspondentes com o João das Neves existente. Portanto, cria um segundo João das Neves com o telefone e e-mail únicos.


Criando vários registros

Como mencionado no início, você pode optar por ignorar a etapa de mesclagem. A opção de criar vários registros pode ser útil nas situações em que você deseja que cada usuário tenha sua própria cópia dos contatos. É importante ter em mente que cada contato criado pode ter apenas um proprietário vinculado.

Criar vários registros pode deixar seu banco de dados desorganizado. Para ter mais de um usuário vinculado a um contato, você pode criar um único item e adicionar os outros usuários como Seguidores. Ao fazer isso, o proprietário e os seguidores terão visibilidade deste item e poderão trabalhar nele, sem a necessidade de criar vários registros.


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