Kunnskapsbase

Det er alltid en mulighet for at du kan ha kontakter med samme navn (f.eks. John Smith). Av denne grunn vil du, hver gang du kjører en import i Pipedrive, få muligheten til å gjenkjenne og slå sammen duplikater. Du kan også velge å hoppe over dette sammenslåingstrinnet hvis du foretrekker å opprette flere registreringer.

Hvis du er usikker på hvilken som er riktig for deg, kan det være nyttig å forstå hvordan Pipedrive søker etter duplikater og hvordan den håndterer dem i denne artikkelen.

Tilbud

Siden det er vanlig med flere salgsavtaler med samme navn i salg, finnes det ingen duplikatidentifikator for salgsavtaler i Pipedrive. Dette betyr at hvis du importerer flere enn én salgsavtale med samme navn, vil disse salgsavtalene ikke betraktes som duplikater og alle vil bli importert.

Mennesker

Når en persons navn er gjenkjent i importen, vil Pipedrive se etter følgende informasjon for å avgjøre om det er en duplikatoppføring:

• Person - Organisasjon

• Person - Telefon

• Person - E-post

Hvis Pipedrive finner ut at HVILKET SOM HELST av disse tre feltene samsvarer med en annen person innenfor Pipedrive-databasen eller importfilen, vil den slå dem sammen og legge til eventuelle nye data som er inkludert i importen.

Organisasjoner

Når en organisasjonsnavn har blitt gjenkjent i importen, vil Pipedrive se etter følgende informasjon for å avgjøre om det finnes en duplikatpost:

• Organisasjon - Adresse

Du kan ha organisasjoner med samme navn så lenge du alltid angir adressefeltet. Hvis adressen samsvarer med en eksisterende organisasjon i din Pipedrive-database eller importfil, vil det slå sammen organisasjonene og legge til eventuell ny informasjon som er inkludert i importen.

Eksempler

Sammenslåing av data

La oss si at du importerer denne listen med personer, og alle har samme navn. I dette eksemplet vil du til slutt ende opp med to Jon Snow, fordi samsvarende kriterier ble funnet i tre av de samme radene.

Matcher kriterier:

1. Jon Snow i rad 1 opprettes.

2. Pipedrive gjenkjenner «Jon Snow» i rad 2 og sjekker etter samsvarende organisasjon, telefon og/eller e-post. Deretter innser den at person – navn og organisasjon – navn er like i rad 2 som de var i rad 1, og oppretter derfor ikke 2 Jon Snow. I stedet kobler den rad 2 sitt unike telefonnummer til det samme telefonnummeret som ble opprettet i rad 1.

3. Pipedrive gjenkjenner «Jon Snow» i rad 3 og sjekker etter samsvarende organisasjon – navn, person – telefon og person – e-post. Deretter finner den ut at person – e-post er lik den i rad 1 og oppretter derfor ikke en ekstra Jon Snow. I stedet legger den til det nye telefonnummeret til rad 1s registrering, samt oppdaterer rad 3s organisasjon – navn til «The Wall».

4. Pipedrive gjenkjenner «Jon Snow» i rad 4 men finner denne gangen ingen samsvarende organisasjon – navn, person – telefon, eller person – e-post i den eksisterende Jon Snow. Den oppretter derfor en ny Jon Snow med dette unike telefonnummeret og e-postadressen.

Opprett flere poster

Som nevnt i begynnelsen av denne artikkelen, kan du velge å hoppe over sammenslåingstrinnet. Muligheten til å opprette flere registreringer kan være nyttig i situasjoner hvor du ønsker at hver bruker skal ha sin egen kopi av disse kontaktene å jobbe med. Det er viktig å huske at hver opprettet kontakt kun kan ha én eier knyttet til seg.

Vennligst merk at opprettelse av flere registreringer kan føre til en rotete database. Hvis du vil at mer enn én bruker skal være knyttet til en kontakt, kan du opprette én enkelt post og legge til de andre brukerne som følgere. Ved å gjøre dette vil eier og følgere ha synlighet til denne posten og kunne jobbe med den, uten behov for å opprette flere registreringer.