Kunnskapsbase

Det er alltid en sjanse for at du kan ha kontakter med samme navn (f.eks. John Smith). Av denne grunn, når du importerer i Pipedrive, vil du få muligheten til å gjenkjenne og slå sammen duplikater. Du kan også velge å omgå dette sammenføyingssteget hvis du foretrekker å opprette flere oppføringer.

Hvis du er usikker på hvilken som er riktig for deg, kan det være nyttig å forstå hvordan Pipedrive søker etter duplikater og hvordan den håndterer dem i denne artikkelen.

Tilbud

Ettersom salg kan ha flere tilbud med samme navn, finnes det ingen duplikatidentifikator for tilbud i Pipedrive. Dette betyr at hvis du importerer mer enn ett tilbud med samme navn, vil ikke disse tilbudene bli ansett som duplikater, og alle vil bli importert.

Mennesker

Når en persons navn er gjenkjent i importen, vil Pipedrive se etter følgende informasjon for å avgjøre om det er en duplikatoppføring:

• Person - Organisasjon

• Person - Telefon

• Person - E-post

Hvis Pipedrive finner ut at HVILKET SOM HELST av disse tre feltene samsvarer med en annen person innenfor Pipedrive-databasen eller importfilen, vil den slå dem sammen og legge til eventuelle nye data som er inkludert i importen.

Organisasjoner

Når en organisasjonsnavn har blitt gjenkjent i importen, vil Pipedrive se etter følgende informasjon for å avgjøre om det finnes en duplikatpost:

• Organisasjon - Adresse

Du kan ha organisasjoner med samme navn så lenge du alltid spesifiserer adressefeltet. Hvis adressen matcher en eksisterende organisasjon i din Pipedrive database eller importfil, vil den slå sammen organisasjonene og legge til all ny informasjon som er inkludert i importen.

Eksempler

Sammenslåing av data

Si at du importerer denne listen over personer og de alle har samme navn. I dette eksemplet vil du til slutt ende opp med to Jon Snows, fordi kriteriene matcher i tre av de samme radene.

Matcher kriterier:

1. Jon Snow i rad 1 opprettes.

2. Pipedrive gjenkjenner "Jon Snow" i rad 2 og sjekker om det finnes en matchende organisasjon, telefon og/eller e-post. Den innser deretter at person - navn og organisasjon - navn er det samme i rad 2 som de var i rad 1, og oppretter derfor ikke 2 Jon Snows. I stedet mapper den rad 2 sitt unike telefonnummer til det samme telefonnummeret som ble opprettet i rad 1.

3. Pipedrive gjenkjenner "Jon Snow" i rad 3 og sjekker etter matchende organisasjon - navn, person - telefon og person - e-post. Den finner da ut at person - e-post er den samme som i rad 1 og oppretter derfor ikke en ekstra Jon Snow. I stedet legger den til det nye telefonnummeret i rad 1 sin registrering, samt oppdaterer rad 3 sitt organisasjon - navn til "The Wall".

4. Pipedrive gjenkjenner "Jon Snow" i rad 4, men denne gangen finner den ingen matchende organisasjon - navn, person - telefon eller person - e-post til den eksisterende Jon Snow. Den oppretter derfor en andre Jon Snow med dette unike telefonnummeret og e-postadressen.

Opprett flere poster

Som nevnt i begynnelsen av denne artikkelen, kan du velge alternativet for å hoppe over sammenføyingssteget. Muligheten til å opprette flere poster kan være nyttig i situasjoner der du vil at hver bruker skal ha sin egen kopi av disse kontaktene å jobbe med. Det er viktig å huske at hver opprettet kontakt bare kan ha én eier knyttet til seg.

Vennligst merk at opprettelse av flere poster kan skape et rotete database. Hvis du ønsker at flere brukere skal være koblet til en kontakt, kan du opprette ett enkelt element og legge til de andre brukerne som følgere. På denne måten vil eier og følgere ha synlighet på dette elementet og kunne jobbe med det, uten behov for å opprette flere poster.