Frequently asked questions for Pipedrive’s Automatic Assignment feature.

<h2 style="text-align: justify">Comment les opportunités sont-elles réparties au sein d'une équipe ?</h2>
<p style="text-align: justify">La répartition est faite suivant le principe du tourniquet, c'est-à-dire que les membres de l'équipe se voient attribuer les occasions les uns après les autres, dans le même ordre.</p>
<p style="text-align: justify">Le système de distribution fonctionne règle par règle. Ainsi, si une personne appartient à plus d'une équipe, ou s'il y a plus d'une règle attribuant des opportunités à cette personne précise, il lui sera attribué davantage d'opportunités au total.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Quelles sont les opportunités dont l'attribution peut être automatisée ?</h2>
<p style="text-align: justify">Vous pouvez fixer des règles pour les <strong>affaires</strong> et pour les <strong>prospects</strong> nouvellement créés, ainsi que pour les affaires qui passent à une nouvelle étape du pipeline.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Puis-je fixer un nombre minimum ou maximum d'opportunités ouvertes par utilisateur ?</h2>
<p style="text-align: justify">Non. Il n'est actuellement pas possible de fixer un minimum ou un maximum d'affaires ou de prospects en cours.</p>
<p style="text-align: justify">La fonctionnalité attribue des occasions aux utilisateurs à partir du moment où ils remplissent les conditions et que leur tour est revenu, dès qu'une nouvelle opportunité est à attribuer.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Quel type d'admin peut fixer des règles ?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Les rôles d'admin dans l'<a href="https://support.pipedrive.com/article/global-user-management#deals-app" target="_blank" rel="noreferrer noopener">appli Affaires</a> peuvent voir et fixer les règles dans la fonctionnalité d'attribution automatique.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">J'ai un commercial en congé cette semaine. Comment m'assurer qu'il ne lui soit pas attribué de nouvelles opportunités durant cette période ?<br></h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Un utilisateur <strong>admin pour l'appli Affaires</strong> devra désactiver toutes les règles mises en place pour cet utilisateur spécifique et retirer l'utilisateur de toutes les équipes concernées par des règles (dans les paramètres de la fonctionnalité <a href="https://support.pipedrive.com/article/teams" target="_blank" rel="noreferrer noopener">Équipes</a>).</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Quelles sont les sources de création de prospects ou d'affaires qui entrent en ligne de compte ?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Peu importe où le prospect ou l'affaire ont été créés (par exemple importation, API, manuellement, prospect converti en affaire, etc.), ils seront attribués du moment qu'ils entrent dans une règle.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Les champs par défaut et les champs personnalisés sont-ils pris en charge dans les conditions ?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Oui, les champs par défaut et les champs personnalisés pour l'élément en question (prospect ou affaire) sont pris en charge, ainsi que les champs de personne ou d'organisation liés à cet élément.</p>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Pour en savoir plus sur les champs, lisez <a href="https://support.pipedrive.com/article/data-fields-in-pipedrive" target="_blank" rel="noreferrer noopener">cet article</a>.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Est-il possible d'ajouter un groupe d'utilisateurs individuels comme attributaire à la place d'une équipe ?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Non, une opportunité peut uniquement être attribuée à un utilisateur spécifique ou être distribuée dans une équipe. Les opportunités ne peuvent pas être distribuées au sein d'un groupe d'utilisateurs individuels.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Les admins peuvent-ils voir l'ensemble des règles et des attributions ?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Oui, tous les <strong>admins pour l'appli Affaires</strong> peuvent voir l'ensemble des règles mises en place par les autres admins Affaires, ainsi que toutes les attributions, que celles-ci aient abouti ou non.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Que se passe-t-il si le compte Pipedrive d'un utilisateur admin qui a mis en place une règle est désactivé ?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Toute règle mise en place par un utilisateur admin désactivé sera, elle aussi, désactivée, mais elle demeurera visible dans la liste des Attributions automatiques.</p>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Un autre utilisateur disposant des autorisations d'admin pour l'appli Affaires pourra réactiver cette règle.<br></p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Est-il possible de fixer une règle pour réattribuer une affaire qui a été modifiée ?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Seuls les affaires existantes qui progressent vers une nouvelle étape ou sont déplacées vers un autre pipeline peuvent être attribuées automatiquement.</p>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Actuellement, il n'est pas possible d'établir des règles pour réattribuer automatiquement des affaires suite à d'autres types de modifications (par exemple, le changement de valeur d'un champ personnalisé). </p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Puis-je définir une pondération (pourcentage) des opportunités attribuées aux différents membres d'une équipe ?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Non. Pour le moment, il n'est pas possible de distribuer des opportunités au sein d'une équipe en tenant compte d'une pondération. </p>

Automatic assignment FAQ

Attribution automatique – FAQ

<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Remarque&nbsp;:</strong> Cette fonctionnalité n'est disponible qu'avec les abonnements Professionnel et au-delà.</div>
<p style="text-align: justify"> La gestion d'une équipe consiste entre autre à affecter des affaires de façon équitable aux différents membres de l'équipe. Avec l'outil d'attribution automatique de Pipedrive, vous pouvez fixer des règles pour automatiser ce processus&nbsp;.</p>
<figure><img class="vidyard-player-embed" src="https://play.vidyard.com/kyDf5MqMdwHfLoh8nC9Hfk.jpg" alt=""></figure>
<hr>
<h2 dir="ltr" style="text-align: justify"><strong>Où trouver l'outil d'attribution automatique</strong><a name="o-trouver-l-outil-d-attribution-automatique"></a></h2>
<div class="support-note success primary"><strong>Remarque&nbsp;:</strong> La configuration de l'attribution automatique n'est accessible qu'aux utilisateurs pour lesquels les autorisations d'administrateur Affaires sont activées.</div>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Cliquez sur <strong>«&nbsp;…&nbsp;»</strong> pour ouvrir la barre latérale de navigation sur le côté gauche de votre écran ou rendez-vous dans <strong>Paramètres</strong>.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-04%20at%2012.54%20copy.png" alt=""></figure>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Ces deux chemins vous conduiront à la page des fonctionnalités, où vous pourrez commencer à configurer les règles d'attribution automatique.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-04%20at%2013.15.03.png" alt=""></figure>
<hr>
<h2 dir="ltr" style="text-align: justify"><strong>Comment configurer l'outil d'attribution automatique</strong><a name="comment-configurer-l-outil-d-attribution-automatique"></a></h2>
<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Remarque&nbsp;:</strong> Vous pouvez ajouter jusqu'à 50&nbsp;règles par type d'entité (prospect ajouté, affaire mise à jour, etc.) </div>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Cliquer sur <strong>«</strong><strong>&nbsp;+ Règle&nbsp;»</strong> pour créer une nouvelle règle d'attribution automatique.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-04%20at%2013.23.00.png" alt=""></figure>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Sélectionnez l'élément (prospect ou affaire) et les événements qui suivront la règle.</p>
<p dir="ltr"><strong>Affaire</strong> </p>
<ul><li>Affaire ajoutée – Attribuer de nouvelles affaires à des propriétaires spécifiques</li><li>Affaire mise à jour – Attribuer une affaire existante à un propriétaire si celle-ci change de pipeline ou d'étape</li></ul>
<p dir="ltr"><strong>Prospect</strong></p>
<ul><li>Prospect ajouté – Attribuer de nouveaux prospects à des propriétaires spécifiques<br></li></ul>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screen%20Capture%20on%202023-04-04%20at%2013-37-58.gif" alt=""></figure>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Vous devrez ensuite définir les <strong>conditions</strong> pour cette règle. Les conditions sont des filtres qu'un prospect ou une affaire doivent passer pour être attribués à un propriétaire.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-04%20at%2014.19.40.png" alt=""></figure>
<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Remarque&nbsp;:</strong> Les règles doivent comporter au moins une condition. Vous pouvez ajouter jusqu'à deux ensembles de conditions et 160&nbsp;conditions par ensemble.</div>
<p style="text-align: justify">Une fois que les conditions sont spécifiées, vous devrez choisir un <strong>type d'attributaire</strong> et un <strong>attributaire</strong>.</p>
<p>Vous pouvez choisir entre quatre types d'attributaires&nbsp;:</p>
<ul><li><strong>Utilisateur</strong> – Sélectionne dans votre compte un unique utilisateur auquel attribuer les affaires nouvellement créées</li><li><strong>Équipe</strong> – Sélectionne une équipe dans votre compte et utilise un tourniquet pour répartir les affaires nouvellement créées entre les membres de l'équipe</li><li><strong>Propriétaire d'une organisation</strong> – Si le prospect ou l'affaire sont déjà liés à une organisation, vous pouvez attribuer ce prospect ou cette affaire à l'utilisateur qui est déjà propriétaire de l'organisation</li><li><strong>Propriétaire d'une personne</strong> – Si le prospect ou l'affaire sont déjà liés à une personne de contact, vous pouvez attribuer ce prospect ou cette affaire à l'utilisateur qui est déjà propriétaire du contact</li></ul>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-06%20at%2011.33.01.png" alt=""></figure>
<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Remarque&nbsp;:</strong> L'attribution à une équipe nécessite la présence de la fonctionnalité <a href="https://support.pipedrive.com/article/teams" target="_blank" rel="noreferrer noopener">Équipes</a>, qui est réservée aux utilisateurs ayant un abonnement Professionnel ou supérieur. </div>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Vous devrez ensuite configurer les paramètres des règles. Vous verrez un champ pour le nom de la règle (obligatoire) et sa description (optionnel). Cochez la case <strong>«&nbsp;Activer&nbsp;»</strong> et <strong>enregistrer</strong> les modifications.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-06%20at%2013.21.09.png" alt=""></figure>
<hr>
<h2 dir="ltr" style="text-align: justify"><strong>Gestion des règles</strong><a name="gestion-des-r-gles"></a></h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Si vous avez créé deux ou plusieurs règles, il est nécessaire de définir la priorité de chacune. Cliquez sur <strong>«&nbsp;Définir les priorités&nbsp;»</strong> et fixer l'ordre souhaité en utilisant l'icône <strong>=</strong>.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screen%20Capture%20on%202023-04-06%20at%2015-15-12.gif" alt=""></figure>
<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Remarque&nbsp;:</strong> La première règle figurant dans la liste est considérée comme possédant la plus haute priorité.<br></div>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Lorsqu'une nouvelle affaire est créée, la fonctionnalité tentera de lui appliquer la première règle de la liste. Si les critères ne sont pas satisfaits, elle descendra dans la liste des règles jusqu'à ce qu'une correspondance soit trouvée.</p>
<hr>
<h2 dir="ltr" style="text-align: justify"><strong>Consultation de l'historique des attributions</strong><a name="consultation-de-l-historique-des-attributions"></a></h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Dans l'onglet <strong>«&nbsp;Chronologie&nbsp;»</strong>, vous pouvez trouver les enregistrements pour tous les prospects et affaires, avec leur statut.<br></p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-06%20at%2015.52.29.png" alt=""></figure>
<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Remarque&nbsp;:</strong> Les colonnes sont ordonnées par défaut de la plus récente à la plus ancienne.</div>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Cet affichage vous permet de voir&nbsp;:</p>
<ul><li>Si l'une des règles a été appliquée</li><li>À quel utilisateur a été attribué l'élément</li><li>À quelle heure l'outil d'assignation a traité l'élément nouvellement créé</li></ul>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Vous pouvez filtrer vos enregistrements pour des dates spécifiques, comme <strong>toutes les dates</strong>, <strong>aujourd'hui</strong> ou <strong>demain</strong>. Vous pouvez également appliquer des filtres définis sur des éléments ou des événements.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-06%20at%2016.59.30.png" alt=""></figure>
<div class="support-note success primary"><strong>Remarque&nbsp;:</strong> L'historique des attributions automatiques est conservé sept jours.<br></div>
<hr>
<h2>Pourquoi ma règle d'attribution ne fonctionne-t-elle pas&nbsp;?<a name="pourquoi-ma-r-gle-d-attribution-ne-fonctionne-t-elle-pas"></a></h2>
<p style="text-align: justify">Si vous cliquez sur l'onglet <strong>«&nbsp;Non attribué&nbsp;»</strong>, vous trouverez une liste de tous les prospects et affaires qui n'ont pas été attribués automatiquement à un propriétaire.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-06%20at%2017.26.29.png" alt=""></figure>
<p>Les raisons qui peuvent empêcher une règle d'attribution de fonctionner sont les suivantes&nbsp;:</p>
<ul><li><strong>Utilisateur non trouvé</strong> – l'utilisateur défini comme attributaire n'existe pas ou est inactif </li><li><strong>Aucun utilisateur dans l'équipe</strong> – aucun des utilisateurs définis comme attributaires dans l'équipe n'était en mesure de recevoir la propriété de l'affaire ou du prospect</li><li><strong>Erreur</strong> – erreur inconnue </li></ul>
<p>Pour les règles fixant un <strong>propriétaire d'une personne</strong> ou un <strong>propriétaire d'une organisation</strong> comme attributaire&nbsp;: </p>
<ul><li><strong>Organisation non trouvée</strong> – l'affaire ou le prospect n'avait aucune organisation liée </li><li><strong>ID de l'organisation non trouvé</strong> – l'organisation n'existe pas ou est inactive </li><li><strong>Personne non trouvée</strong> – l'affaire ou le prospect n'avait aucune personne liée</li><li><strong>ID de la personne non trouvé</strong> – la personne n'existe pas ou est inactive </li></ul>
<p style="text-align: justify">Si vous rencontrez des erreurs inattendues dans l'application des règles d'attribution, <a href="https://support.pipedrive.com/contact-us" target="_blank" rel="noreferrer noopener">contactez notre équipe d'assistance</a>.</p>

Base de connaissances

Attribution automatique

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