Frequently asked questions for Pipedrive’s Automatic Assignment feature.

<h2 style="text-align: justify">¿Cómo se distribuyen las oportunidades dentro de un equipo?</h2>
<p style="text-align: justify">Se distribuyen por turnos rotativos, lo que significa que a cada miembro del equipo se le asignará una oportunidad en orden secuencial.</p>
<p style="text-align: justify">La distribución se basa en reglas. Si una persona pertenece a más de un equipo o hay más de una regla asignada a esa persona específica, tendrá más oportunidades asignadas.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">¿Qué oportunidades se pueden asignar automáticamente?</h2>
<p style="text-align: justify">Puedes establecer reglas para <strong>tratos</strong> y <strong>prospectos</strong> recién creados y tratos existentes que se mueven a una nueva etapa o embudo.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">¿Puedo definir el número mínimo o máximo de oportunidades abiertas para un usuario?</h2>
<p style="text-align: justify">No. Actualmente, no es posible establecer un mínimo o un máximo de prospectos o tratos abiertos.</p>
<p style="text-align: justify">La función seguirá asignando oportunidades a los usuarios siempre que cumplan las condiciones, sean los siguientes en la fila y haya nuevas oportunidades disponibles para su asignación.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">¿Qué tipo de administradores pueden establecer reglas?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify"><a href="https://support.pipedrive.com/article/global-user-management#deals-app" target="_blank" rel="noreferrer noopener">Los roles de administrador de la aplicación Tratos</a> pueden ver y configurar las reglas en la Asignación automática.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">Mi representante de ventas está de vacaciones esta semana. ¿Cómo puedo asegurarme de que no se le asigne oportunidades durante este tiempo?<br></h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Un usuario <strong>administrador de la aplicación de tratos</strong> deberá deshabilitar cualquier regla establecida para ese usuario específico y eliminarlo de cualquier equipo que pueda tener reglas (dentro de la configuración de funcionalidad de </a>Teams</1>).</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">¿Qué fuentes se admiten para los prospectos y los tratos creados?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">No importa dónde se crea el prospecto o el trato (p. ej., importación, API, manualmente, prospecto convertido en un trato, etc.), siempre será asignado mientras que coincida con una regla.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">¿Se admiten los campos predeterminados y personalizados en las condiciones?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Sí, se admiten tanto los campos predeterminados como los personalizados para la entidad (prospecto o trato), así como los campos relacionados con la persona y la organización de la entidad (prospecto o trato).</p>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Obtén más información sobre los campos en <a href="https://support.pipedrive.com/article/data-fields-in-pipedrive" target="_blank" rel="noreferrer noopener">este artículo</a>.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">¿Se pueden agregar varios usuarios individuales como asignados en lugar de Teams?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">No, una oportunidad solo puede asignarse a un usuario específico o distribuirse entre un equipo. Las oportunidades no se pueden distribuir entre varios usuarios individuales.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">¿Todos los administradores pueden ver todas las reglas y asignaciones?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Sí, todos los <strong>administradores de la aplicación de tratos</strong> pueden ver las reglas configuradas por otros administradores de la aplicación de tratos y todas las asignaciones exitosas y fallidas.</p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">¿Qué sucede si un usuario administrador que configuró una regla tiene su cuenta de Pipedrive deshabilitada?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Cualquier regla configurada por el usuario administrador de la aplicación de tratos que esté desactivada también se desactivará pero permanecerá visible en la vista de lista de Asignación automática.</p>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Otro usuario con permisos de administrador de la aplicación de tratos puede volver a habilitar la regla.<br></p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">¿Es posible configurar una regla para reasignar un trato que se actualizó?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Solo se pueden asignar automáticamente los tratos existentes que se actualizan al pasar a una nueva etapa o embudo.</p>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Actualmente, no es posible establecer reglas para reasignar tratos que tengan alguna otra actualización (por ejemplo, un campo personalizado se actualizó con un nuevo valor). </p>
<hr>
<h2 style="text-align: justify">¿Puedo definir el porcentaje de las oportunidades asignadas a cada miembro del equipo?</h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">No. Por el momento, no es posible distribuir oportunidades dentro de un equipo basado en porcentajes. </p>

Automatic assignment FAQ

Preguntas frecuentes sobre la asignación automática

<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Nota:</strong> Esta función únicamente se encuentra disponible en los planes Profesional y superiores.</div>
<p style="text-align: justify"> Parte de administrar a un equipo es distribuir los tratos de manera uniforme entre los miembros del equipo. Con la herramienta de asignación automática de Pipedrive, puedes configurar reglas para manejar esto automáticamente.</p>
<figure><img class="vidyard-player-embed" src="https://play.vidyard.com/kyDf5MqMdwHfLoh8nC9Hfk.jpg" alt=""></figure>
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<h2 dir="ltr" style="text-align: justify"><strong>Dónde encontrar la herramienta de asignación automática</strong><a name="d-nde-encontrar-la-herramienta-de-asignaci-n-autom-tica"></a></h2>
<div class="support-note success primary"><strong>Nota:</strong> La configuración de las asignaciones automáticas únicamente está disponible para los usuarios que tienen habilitado el permiso de administrador en la aplicación de los tratos.</div>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Haz clic en <strong><strong>"</strong>..." </strong>para abrir la barra lateral de navegación en el lado izquierdo de tu pantalla o ve a <strong>Ajustes</strong>.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-04%20at%2012.54%20copy.png" alt=""></figure>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Ambos caminos te llevarán a la página de funciones, en donde puedes configurar las reglas de asignación automática.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-04%20at%2013.15.03.png" alt=""></figure>
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<h2 dir="ltr" style="text-align: justify"><strong>Cómo configurar la herramienta de asignación automática</strong><a name="c-mo-configurar-la-herramienta-de-asignaci-n-autom-tica"></a></h2>
<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Nota: </strong>Puedes agregar hasta 50 reglas por tipo de entidad (prospecto agregado, trato actualizado, etc.) </div>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Haz clic en <strong>"+ Regla" </strong>para crear una nueva regla de asignación automática.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-04%20at%2013.23.00.png" alt=""></figure>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Selecciona el elemento (prospecto o trato) y los eventos que seguirán la regla.</p>
<p dir="ltr"><strong>Trato</strong> </p>
<ul><li>Trato añadido: asigna nuevos tratos a propietarios específicos</li><li>Trato actualizado: asigna un trato existente a un propietario después de que haya cambiado el embudo o la etapa</li></ul>
<p dir="ltr"><strong>Prospecto</strong></p>
<ul><li>Prospecto añadido: asigna nuevos prospectos a propietarios específicos<br></li></ul>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screen%20Capture%20on%202023-04-04%20at%2013-37-58.gif" alt=""></figure>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Luego, debes definir las <strong>condiciones</strong> para esa regla. Las condiciones son filtros que debe cumplir una oportunidad (prospecto o trato) para ser asignada a un propietario.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-04%20at%2014.19.40.png" alt=""></figure>
<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Nota: </strong>Las reglas deben tener al menos una condición. Puedes añadir hasta dos conjuntos de condiciones y 160 condiciones por conjunto.</div>
<p style="text-align: justify">Una vez especificadas las condiciones, debes seleccionar un <strong>tipo de</strong> <strong>asignado</strong> y <strong>asignado</strong>.</p>
<p>Hay cuatro tipos de asignados entre los que puedes elegir:</p>
<ul><li><strong>Usuario</strong>: selecciona un solo usuario en tu cuenta para asignarle tratos recién creados</li><li><strong>Equipo</strong>: selecciona un equipo en tu cuenta y utiliza un turno rotativo para distribuir los datos recién creados entre sus miembros</li><li><strong>Propietario de la organización</strong>: si el prospecto o el trato ya tiene una organización existente vinculada, puedes asignar el prospecto o el trato al propietario de la organización existente</li><li><strong>Propietario de la persona: </strong> si el prospecto o el trato ya tiene una persona de contacto vinculada, puedes asignar el prospecto o el trato al propietario de la persona de contacto existente</li></ul>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-06%20at%2011.33.01.png" alt=""></figure>
<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Nota: </strong>La asignación de equipos requiere la función <a href="https://support.pipedrive.com/article/teams" target="_blank" rel="noreferrer noopener">Equipos</a>, que únicamente se encuentra disponible para aquellos usuarios en los planes Profesional y Corporativo. </div>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">En el siguiente paso, debes configurar los ajustes de la regla. Verás un campo para el nombre de la regla (obligatorio) y la descripción (opcional). Marca la casilla <strong>"Establecer como activo<strong>"</strong> </strong>y <strong>guarda</strong> los cambios.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-06%20at%2013.21.09.png" alt=""></figure>
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<h2 dir="ltr" style="text-align: justify"><strong>Administrar tus reglas</strong><a name="administrar-tus-reglas"></a></h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Si has creado dos o más reglas, deberás definir la prioridad de cada regla. Haz clic en <strong>"Establecer prioridad" </strong>y establece el orden que prefieras con el ícono <strong>"="</strong>.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screen%20Capture%20on%202023-04-06%20at%2015-15-12.gif" alt=""></figure>
<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Nota: </strong>La primera regla de la lista se considera la prioridad más alta.<br></div>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Cuando se crea un trato nuevo, la función intentará hacerlo coincidir con la primera regla de la lista. Si los criterios no coinciden, se moverá a través de las reglas hasta que se encuentre una coincidencia.</p>
<hr>
<h2 dir="ltr" style="text-align: justify"><strong>Cómo comprobar el historial de asignaciones</strong><a name="c-mo-comprobar-el-historial-de-asignaciones"></a></h2>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">En la pestaña <strong>"Historial"</strong> puedes encontrar los registros de los prospectos y tratos y sus estados.<br></p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-06%20at%2015.52.29.png" alt=""></figure>
<div dir="ltr" class="support-note success primary"><strong>Nota: </strong>Las columnas se ordenan de la más reciente a la más antigua de forma predeterminada.</div>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">En esta vista, puedes ver:</p>
<ul><li>Si se activó alguna de las reglas</li><li>El usuario al que se le asignó el elemento</li><li>A qué hora la herramienta de asignación procesó el elemento recién creado</li></ul>
<p dir="ltr" style="text-align: justify">Puedes filtrar tus registros por fechas específicas como <strong>todas</strong>, <strong>hoy</strong> y <strong>ayer</strong><strong>. </strong>Además, puedes aplicar filtros basados en entidades y eventos.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-06%20at%2016.59.30.png" alt=""></figure>
<div class="support-note success primary"><strong>Nota</strong>: El historial de asignaciones automáticas se almacena durante siete días.<br></div>
<hr>
<h2>¿Por qué falla mi regla de asignación?<a name="por-qu-falla-mi-regla-de-asignaci-n"></a></h2>
<p style="text-align: justify">Si haces clic en la pestaña <strong>"No asignado"</strong>, encontrarás una lista con todos los prospectos y tratos que no se asignaron automáticamente a un propietario.</p>
<figure style="margin-left:auto;margin-right:auto;text-align:center;"><img src="https://kb-cms.pipedriveassets.com/Screenshot%202023-04-06%20at%2017.26.29.png" alt=""></figure>
<p>Las razones por las que una regla de asignación puede fallar son las siguientes:</p>
<ul><li><strong>Usuario no encontrado</strong>: el usuario definido como asignado no existe o está inactivo </li><li><strong>Ningún usuario en el equipo</strong>: ninguno de los usuarios del equipo definidos como asignados pudo recibir la propiedad del trato o del prospecto</li><li><strong>Error</strong>: error desconocido </li></ul>
<p>Para las reglas con el <strong>propietario de persona</strong> o <strong>propietario de organización</strong> como el asignado: </p>
<ul><li><strong>Organización no encontrada</strong>: el trato o prospecto no tenía una organización vinculada </li><li><strong>ID de la organización no encontrado</strong>: la organización no existe o está inactiva </li><li><strong>Persona no encontrada</strong>: el trato o prospecto no tenía una entidad persona vinculada</li><li><strong>ID de la persona no encontrado</strong>: la persona no existe o está inactiva </li></ul>
<p style="text-align: justify">Si tienes errores inesperados con las reglas de asignación, ponte en contacto con <a href="https://support.pipedrive.com/contact-us" target="_blank" rel="noreferrer noopener">nuestro equipo de asistencia al cliente</a>.</p>

Base de conocimiento

Asignación automática

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