Kennisdatabase

Een onderdeel van het beheren van een team is het gelijkmatig verdelen van deals onder teamleden. Met de automatische toewijzingstool van Pipedrive kunt u regels instellen om dit automatisch af te handelen.

Waar vind je de automatische toewijzingstool

Klik op de ”...” om de navigatiebalk aan de linkerkant van je scherm te openen of ga naar Instellingen.

Beide opties leiden je naar de functiepagina, waar je automatische toewijzingsregels kunt configureren.

Hoe de automatische toewijzingstool in te stellen

Klik op ”+ Regels” om een nieuwe automatische toewijzingsregel te maken.

Selecteer het item (lead of deal) en de gebeurtenissen die de regel zullen opvolgen.

Deal

• Deal toegevoegd - Nieuwe deals toewijzen aan specifieke eigenaars
• Deal bijgewerkt - Een bestaande deal toewijzen aan een eigenaar nadat deze van pijplijn of stadium is veranderd

Lead

• Lead toegevoegd - Nieuwe leads toewijzen aan specifieke eigenaars
  

Vervolgens moet u de voorwaarden voor die regel definiëren. Voorwaarden zijn filters die een kans (lead of deal) moet voldoen om aan een eigenaar te worden toegewezen.

Zodra de voorwaarden zijn gespecificeerd, moet u een toewijzingstype en toegewezene selecteren.

Er zijn vier toewijzingstypen waaruit u kunt kiezen:

• Gebruiker - Selecteert een enkele gebruiker op uw account om nieuw gecreëerde deals aan toe te wijzen
• Team - Selecteert een team op uw account en gebruikt een round-robin om nieuw gecreëerde gegevens tussen de leden te verdelen
• Organisatie-eigenaar - Als de lead of deal al aan een bestaande organisatie is gekoppeld, kunt u de lead of deal toewijzen aan de eigenaar van de bestaande organisatie
• Persoonseigenaar - Als de lead of deal al aan een bestaande contactpersoon is gekoppeld, kunt u de lead of deal toewijzen aan de eigenaar van de bestaande contactpersoon

In de volgende stap moet u de regelinstellingen configureren. U ziet een veld voor de regelnaam (verplicht) en beschrijving (optioneel). Vink het vakje “Activeren” aan en sla de wijzigingen op.

Uw regels beheren

Als u twee of meer regels heeft gemaakt, moet u de prioriteit van elke regel definiëren. Klik op “Prioriteit instellen” en stel de gewenste volgorde in met behulp van het ＝ -pictogram.

Wanneer er een nieuwe deal wordt aangemaakt, zal de functie proberen om deze te matchen met de eerste regel in de lijst. Als de criteria niet overeenkomen, zal het door de regels gaan totdat er een overeenkomst is gevonden.

Controleren van de toewijzingsgeschiedenis

In het “Geschiedenis” tabblad kunt u de logs vinden voor de leads en deals en hun status.

In deze weergave kunt u zien:

• Of er regels zijn geactiveerd
• De gebruiker aan wie het item is toegewezen
• Hoe laat de toewijzingstool het nieuw aangemaakte item heeft verwerkt

U kunt uw logs filteren op specifieke datums zoals alles, vandaag en gisteren. Bovendien kunt u filters toepassen op entiteiten en gebeurtenissen.

Waarom mislukt mijn toewijzingsregel?

Als u op het tabblad ”Niet toegewezen” klikt, vindt u een lijst met alle leads en deals die niet automatisch aan een eigenaar zijn toegewezen.

De redenen waarom een toewijzingsregel kan mislukken zijn de volgende:

• Gebruiker niet gevonden – de gebruiker die is gedefinieerd als toegewezene bestaat niet of is inactief
• Geen gebruiker in het team – geen van de gebruikers in het team die zijn gedefinieerd als toegewezene kon de deal of lead eigendom ontvangen
• Fout – onbekende fout

Voor regels met persoonlijke eigenaar of organisatie-eigenaar als toegewezene:

• Organisatie niet gevonden – de deal of lead had geen gekoppelde organisatie
• Organisatie-ID niet gevonden – de organisatie bestaat niet of is inactief
• Persoon niet gevonden – de deal of lead had geen gekoppelde persoon
• Persoon-ID niet gevonden - de persoon bestaat niet of is inactief

Als u onverwachte fouten heeft met toewijzingsregels, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam.