Kennisdatabase

Een deel van het beheren van een team is het gelijkmatig verdelen van deals onder teamleden. Met de automatische toewijzingstool van Pipedrive kunt u regels instellen om dit automatisch af te handelen.

Waar u de automatische toewijzingstool kunt vinden

Klik op ”...” om de navigatie zijbalk aan de linkerkant van uw scherm te openen of ga naar Instellingen.

Beide van deze paden zullen u naar de functiepagina leiden, waar u automatische toewijzingsregels kunt configureren.

Hoe de automatische toewijzingstool in te stellen

Klik op ”+ Regel” om een nieuwe automatische toewijzingsregel te maken.

Selecteer het item (lead of deal) en de gebeurtenissen die de regel zullen volgen.

Deal

• Deal toegevoegd - Nieuwe deals toewijzen aan specifieke eigenaren
• Deal bijgewerkt - Een bestaande deal toewijzen aan een eigenaar nadat deze van pijplijn of fase is veranderd

Lead

• Lead toegevoegd - Nieuwe leads toewijzen aan specifieke eigenaren
  

Vervolgens moet u de voorwaarden voor die regel definiëren. Voorwaarden zijn filters waaraan een kans (lead of deal) moet voldoen om aan een eigenaar te worden toegewezen.

Zodra de voorwaarden zijn gespecificeerd, moet u een toegewezen type en toegewezen eigenaar selecteren.

Er zijn vier toegewezen typen waaruit u kunt kiezen:

• Gebruiker - Selecteer een enkele gebruiker op uw account om nieuw gemaakte deals aan toe te wijzen
• Team - Selecteer een team op uw account en verdeel nieuw gemaakte gegevens tussen de leden met een round-robin
• Organisatie-eigenaar - Als de lead of deal al aan een bestaande organisatie is gekoppeld, kunt u de lead of deal toewijzen aan de bestaande organisatie-eigenaar
• Persoonlijke eigenaar - Als de lead of deal al aan een bestaande contactpersoon is gekoppeld, kunt u de lead of deal toewijzen aan de bestaande contactpersoon-eigenaar

Stel in de volgende stap de regelinstellingen in. U ziet een veld voor de regelnaam (verplicht) en beschrijving (optioneel). Vink het “Activeren” vakje aan en sla de wijzigingen op.

Beheren van uw regels

Als u twee of meer regels hebt aangemaakt, moet u de prioriteit van elke regel definiëren. Klik op "Prioriteit instellen" en stel de voorkeursvolgorde in met behulp van het ＝ icoon.

Wanneer er een nieuwe deal wordt gemaakt, zal de functie proberen om deze te matchen met de eerste regel in de lijst. Als de criteria niet overeenkomen, zal het door de regels gaan totdat er een overeenkomst is gevonden.

Controleren van de toewijzingsgeschiedenis

In het tabblad “Geschiedenis” vindt u de logs voor de leads en deals en hun status.

In deze weergave kunt u zien:

• Of er regels zijn geactiveerd
• De gebruiker aan wie het item is toegewezen
• Hoe laat de toewijzingstool het nieuw gecreëerde item heeft verwerkt

U kunt uw logs filteren op specifieke data zoals alles, vandaag en gisteren. Bovendien kunt u filters toepassen op basis van entiteiten en gebeurtenissen.

Waarom mislukt mijn toewijzingsregel?

Als je op het tabblad "Niet toegewezen" klikt, vind je een lijst met alle leads en deals die niet automatisch aan een eigenaar zijn toegewezen.

De redenen waarom een toewijzingsregel kan mislukken zijn de volgende:

• Gebruiker niet gevonden - de gebruiker die is ingesteld als de toegewezene bestaat niet of is inactief
• Geen gebruiker in het team - geen van de gebruikers in het team die zijn ingesteld als toegewezenen kon de deal of lead-eigenaarschap ontvangen
• Fout - onbekende fout

Voor regels met persion-eigenaar of organisatie-eigenaar als de toegewezene:

• Organisatie niet gevonden - de deal of lead had geen gelinkte organisatie
• Organisatie ID niet gevonden - de organisatie bestaat niet of is inactief
• Persoon niet gevonden - de deal of lead had geen entiteit persoon gelinkt
• Persoon ID niet gevonden - de persoon bestaat niet of is inactief

Als je onverwachte fouten ondervindt met toewijzingsregels, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam.