Kennisdatabase

Onderdeel van het beheren van een team is het gelijkmatig verdelen van deals onder teamleden. Met de automatische toewijzingstool van Pipedrive kunt u regels instellen om dit automatisch te regelen.

Waar vind je de automatische toewijzingstool

Klik op de ”...” om de navigatie zijbalk aan de linkerkant van je scherm te openen of ga naar Instellingen.

Beide van deze paden zullen je naar de functiepagina leiden, waar je kunt beginnen met het configureren van automatische toewijzingsregels.

Hoe u de automatische toewijzingstool instelt

Klik op ”+ Regel” om een nieuwe automatische toewijzingsregel te maken.

Selecteer het item (lead of deal) en de gebeurtenissen die de regel zullen volgen.

Deal

• Deal toegevoegd – Nieuwe deals toewijzen aan specifieke eigenaren
• Deal bijgewerkt – Een bestaande deal toewijzen aan een eigenaar nadat deze van pijplijn of fase is veranderd

Lead

• Lead toegevoegd – Nieuwe leads toewijzen aan specifieke eigenaren
  

Vervolgens moet u de voorwaarden voor die regel definiëren. Voorwaarden zijn filters die een kans (lead of deal) moet voldoen om aan een eigenaar te worden toegewezen.

Nadat de voorwaarden zijn gespecificeerd, moet u een toegewezene type en toegewezene selecteren.

U kunt kiezen uit vier type toegewezene:

• Gebruiker – Selecteert een enkele gebruiker op uw account om nieuw gecreëerde deals aan toe te wijzen
• Team – Selecteert een team op uw account en gebruikt een round-robin om nieuw gecreëerde gegevens tussen de leden te verdelen
• Organisatie-eigenaar – Als de lead of deal al een bestaande organisatie eraan gekoppeld heeft, kunt u de lead of deal toewijzen aan de bestaande organisatie-eigenaar
• Persoonseigenaar – Als de lead of deal al een bestaande contactpersoon eraan gekoppeld heeft, kunt u de lead of deal toewijzen aan de bestaande contactpersoonseigenaar

In de volgende stap moet u de regelinstellingen configureren. U ziet een veld voor de regelnaam (vereist) en beschrijving (optioneel). Vink het “Activeren” vakje aan en sla de wijzigingen op.

Uw regels beheren

Als u twee of meer regels heeft gemaakt, moet u de prioriteit van elke regel definiëren. Klik op “Prioriteit instellen” en stel de gewenste volgorde in met behulp van het ＝ -pictogram.

Wanneer er een nieuwe deal wordt gemaakt, zal de functie proberen om deze te koppelen aan de eerste regel in de lijst. Als de criteria niet overeenkomen, zal het doorgaan met de regels totdat er een overeenkomst is gevonden.

Controleren van de toewijzingsgeschiedenis

In het “Geschiedenis” tabblad kun je de logs vinden voor de leads en deals en hun status.

In deze weergave kun je zien:

• Of er regels zijn geactiveerd
• De gebruiker aan wie het item is toegewezen
• Op welk tijdstip het toewijzingsgereedschap het nieuw gecreëerde item heeft verwerkt

Je kunt je logs filteren op specifieke data zoals alle, vandaag en gisteren. Bovendien kun je filters toepassen op basis van entiteiten en gebeurtenissen.

Waarom mislukt mijn toewijzingsregel?

Als je op het tabblad "Niet toegewezen" klikt, vind je een lijst met alle leads en deals die niet automatisch aan een eigenaar zijn toegewezen.

De redenen waarom een toewijzingsregel kan mislukken zijn als volgt:

• Gebruiker niet gevonden - de gebruiker die is gedefinieerd als toegewezene bestaat niet of is inactief
• Geen gebruiker in het team - geen van de gebruikers in het team die zijn gedefinieerd als toegewezene kon de deal of lead-eigendom ontvangen
• Fout - onbekende fout

Voor regels met persoon als eigenaar of organisatie als eigenaar als toegewezene:

• Organisatie niet gevonden - de deal of lead had geen gekoppelde organisatie
• Organisatie-ID niet gevonden - de organisatie bestaat niet of is inactief
• Persoon niet gevonden - de deal of lead had geen gekoppelde persoon
• Persoon-ID niet gevonden - de persoon bestaat niet of is inactief

Als je onverwachte fouten heeft met toewijzingsregels, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam.