Base de conocimiento

Esta guía cubre las razones más comunes por las que una automatización podría no activarse o ejecutar los pasos como se esperaba. Es importante investigar los problemas con la mayor rapidez posible, ya que el historial de automatizaciones solo se guarda durante 15 días.

Antes de empezar

Para solucionar un problema de automatización, abre el menú de la cuenta en la esquina superior derecha y ve a Herramientas y aplicaciones > Automatizaciones.

Utiliza la pestaña Automatizaciones para revisar y administrar la configuración de tus automatizaciones.

Cambia a la pestaña Historial para ver la actividad de automatización anterior. Aquí se mostrarán solamente las automatizaciones que cumplan todas las condiciones de activación y completen su primera acción.

Revisa por qué no se activó la automatización

Si tu automatización no se ejecutó, ve a la pestaña Automatizaciones y abre la automatización para revisar su configuración.

Confirma que la automatización esté activa para ti. Las automatizaciones no funcionan de forma retroactiva.

Asegúrate de que el elemento coincida con el activador y las condiciones.

Abre la vista de detalles del elemento y ve a Historial > Registro de cambios para confirmar los cambios.

Problemas de permisos o visibilidad

Si el usuario que activa la automatización no tiene acceso al filtro o a los elementos implicados, fallará.

Para evitar esta situación, cambia la visibilidad del filtro de privada a compartida.

Cambia la visibilidad del elemento y asegúrate de que el permiso “Ver los datos de otros usuarios” esté habilitado.

Comprender los activadores que pueden no activarse

Solicitud de API

Las automatizaciones que se activaron por elementos creados mediante solicitudes de API o formularios de terceros deben cumplir las siguientes condiciones:

• La automatización está activa antes de crear el elemento
• El nuevo elemento coincide con el activador y las condiciones
• Los campos que se transmitieron mediante la API utilizan valores detectables y válidos (por ejemplo, nombres de campos, propietario, estado)

Por ejemplo, si tu automatización se activa cuando se crea un trato y tú eres el propietario, pero la API crea el trato con otro usuario, no se activará.

Importación

La mayoría de las importaciones no activan automatizaciones, a menos que se cumplan las siguientes condiciones:

En todos los demás casos, las importaciones no activarán las automatizaciones, incluso si los campos coinciden con la lógica de la automatización.

Actualización en grupo

Las actualizaciones en grupo pueden activar las automatizaciones, pero si la actualización implica un gran número de elementos, puede exceder los límites de frecuencia. Cuando esto ocurre, la automatización falla y puedes ver los errores relacionados en la pestaña historial.

Las automatizaciones para el envío de correos electrónicos que se activan por una edición en grupo grande pueden ser bloqueadas por tu proveedor, ya que las herramientas de correo electrónico estándar no están diseñadas para hacer envíos de gran volumen. Para correos electrónicos masivos, utiliza el envío de correos electrónicos grupales o el complemento Campaigns.

Faltan elementos creados por la automatización

Si tu automatización está configurada para crear un trato, un prospecto, un contacto, una organización, un proyecto o una actividad, pero no lo encuentras en tu cuenta, abre la pestaña Historial y revisa la ejecución de la automatización.

Selecciona la automatización en la lista y haz clic en el paso de la acción responsable de crear el elemento.

Si se lleva a cabo correctamente, debajo de la entidad verás un enlace al elemento que se creó.

Si tus elementos no están vinculados, abre el elemento y agrega manualmente el enlace relevante.

Automatización del enlace correcto

Para asegurar la vinculación automática en el futuro, abre la automatización y haz clic en “Editar automatización”.

Selecciona el paso para crear el trato, haz clic en “Atrás” y después selecciona una de las opciones de los elementos vinculados.

La automatización se actualizará una vez que apliques la acción y guardes la automatización.

Por qué no se ejecutaron las acciones de automatización

Si tu automatización se activó pero falló, verás un icono rojo con una “x” en la pestaña Historial.

Ver los mensajes de error

Para comprobar qué falló, selecciona la automatización en la lista. Haz clic en el paso de la acción que falló para ver el mensaje de error.

En el ejemplo anterior, la automatización no pudo enviar un correo electrónico y el error sugiere que revises la configuración de la sincronización del correo electrónico.

Correos no enviados

Cuando tu automatización falle al enviar correos, ve a Preferencias personales> Sincronización de correo electrónico > Cuenta para verificar si la sincronización está activa.

Si sincronizas varias cuentas de correo electrónico, asegúrate de que una esté configurada como la cuenta de correo electrónico predeterminada.

Falla en las acciones de integración

Si el paso que falló implica una integración de terceros, como Slack, Microsoft Teams, Asana o Trello, normalmente significa que es necesario volver a autorizar la aplicación.

Para solucionarlo, abre el menú de la cuenta y ve a Herramientas y aplicaciones > Aplicaciones instaladas y selecciona la integración.

• Haz clic en “Desinstalar”
• Vuelve a instalarla desde Pipedrive Marketplace y autoriza el acceso

Errores de automatización comunes

A continuación se muestran los errores más comunes y su significado:

Qué pasa cuando se desactivan los propietarios de las automatizaciones

Cuando se desactiva un usuario que es propietario de las automatizaciones:

• Sus automatizaciones se desactivan
• Los usuarios que tienen derechos de acceso a la configuración de la cuenta reciben una notificación por correo electrónico

Un administrador global puede transferir la propiedad a otro usuario, quien podrá reactivar la automatización por su cuenta.

Ponte en contacto con el servicio de asistencia

Si necesitas ayuda adicional, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo de asistencia.

Para agilizar la resolución de problemas:

• Describe el objetivo principal de la automatización
• Explica qué falló
• Incluye capturas de pantalla de toda la página de la automatización y los elementos relacionados

Asegúrate de copiar el ID de la automatización de la pestaña Automatizaciones en “...” > Copiar ID.

Agrega el ID del sistema de Pipedrive que resultó afectado para que nuestro equipo pueda investigar más a fondo.