Base de connaissances

Dans les premières étapes de votre processus de génération de leads, il est courant de tomber sur des pistes qui ne sont pas encore prêtes à avancer dans votre pipeline.

Conserver ces prospects dans votre pipeline peut causer un encombrement et vous empêcher de vous concentrer efficacement sur les opportunités actives.

La Boîte de réception des prospects de Pipedrive vous offre un espace dédié pour stocker et organiser vos prospects et leads non qualifiés. Lorsqu'un prospect est prêt à avancer, vous pouvez le convertir en affaire et l'ajouter à votre pipeline pour entamer votre processus de vente.

Ajouter des prospects

Pour commencer à ajouter des prospects, il vous faut d'abord ouvrir l'onglet prospects dans la barre latérale gauche et sélectionner « Boîte des prospects ».

Vous pouvez créer un prospect dans Pipedrive en cliquant sur le bouton vert « + Prospect ». Pour ajouter plusieurs prospects à la fois depuis une feuille de calcul, cliquez sur la flèche verte et sélectionnez « Importer des données ».

Lorsque vous ajoutez le prospect directement depuis Pipedrive, vous verrez la vue ajouter un prospect, où vous pourrez lier votre prospect à un contact existant ou en créer un nouveau.

Un prospect doit toujours être lié à une personne ou à une organisation dans Pipedrive, mais tous les autres champs sont optionnels.

Trier et filtrer vos prospects

Comme avec les autres vues en liste dans Pipedrive, vous pouvez personnaliser et trier vos colonnes affichées.

Cliquez sur le sommet d'une colonne quelconque pour trier les entrées dans l'ordre croissant ou décroissant relativement à cette colonne.

Cliquez sur l'icône engrenage pour personnaliser les colonnes que vous voyez dans votre boîte des prospects. Vous pouvez ajouter des colonnes liées à des prospects, des organisations ou des personnes.

Dans le coin supérieur droit, vous pouvez filtrer vos prospects par source, étiquette, ainsi que par des filtres prédéfinis ou personnalisés.

Si aucun filtre n'est sélectionné, vous verrez tous les prospects sur lesquels vous avez la visibilité. En passant dans Filtrage > Filtres, vous trouverez quelques filtres prédéfinis pour vous aider à organiser vos prospects.

Vous pouvez créer des filtres personnalisés en sélectionnant Filtres > + Ajouter un nouveau filtre. La création de filtres personnalisés vous donnera une meilleure visibilité sur les informations importantes durant le processus de qualification des prospects.

Après avoir créé un filtre sur mesure, vous pouvez l'ajouter à vos favoris en cliquant sur l'icône étoile dans la liste des filtres. Vous pouvez alors accéder rapidement à ces filtres en ouvrant la section favoris.

Les résultats filtrés peuvent être exportés vers une feuille de calcul en cliquant sur « … » > Exporter les résultats du filtrage.

Vous pouvez modifier et supprimer vos prospects en bloc si vous voulez en mettre à jour plusieurs à la fois. Pour en savoir plus sur la modification en bloc, consultez cet article.

Il n'est actuellement possible de modifier en groupe que les champs de prospect suivants :

• Titre
• Étiquettes
• Valeur
• Propriétaire
• Visible par
• Canal source
• ID du canal source

Affichage de la vue détaillée des prospects

La vue détaillée d'un prospect affiche toutes les informations pertinentes pour ce prospect. Cliquez sur n'importe quel prospect pour ouvrir un panneau dans lequel vous pourrez voir toutes les informations ou les mettre à jour.

Vous trouverez les sections suivantes sur la gauche de chaque vue détaillée d'un prospect :

• Informations du prospect –Vous pouvez voir les champs reliés au prospect, par exemple étiquettes, valeur, propriétaire et canal source
• Personne – Vous pouvez voir les champs reliés à la personne, par exemple nom de la personne, adresse e-mail et numéro de téléphone
• Organisation – Vous pouvez voir les champs rel!és à l'organisation, par exemple nom de l'organisation et adresse. Si l'adresse entrée est valide et existe sur Google Maps, vous pouvez cliquer dessus pour voir l'emplacement de l'entreprise indiqué sur une carte.
• Cci intelligente – Vous pouvez copier-coller une adresse spécifique à un prospect ou générale si vous utilisez la fonctionnalité de Cci intelligente

Dans le coin inférieur gauche du panneau, vous pouvez aussi archiver le prospect ou le convertir en affaire.

Dans le compositeur situé sur la droite, vous pouvez ajouter des notes, planifier des activités, écrire un e-mail et téléverser des fichiers sur le contact lié.

Vous remarquerez aussi que la partie de droite se compose de trois sections :

• Compositeur – C'est l'endroit où vous pouvez écrire des notes, composer des e-mails et téléverser des fichiers.

• Focus – C'est là que vous retrouverez les activités à venir, les notes épinglées, les brouillons d'e-mails et les e-mails planifiés. Vous pouvez également planifier une activité directement dans la section focus

• Historique – Cette section montre les notes, les activités effectuées, les e-mails envoyés et les fichiers téléversés

Archivage et suppression de prospects

Pour conserver un prospect dans votre compte sans qu'il figure dans votre boîte des prospects active, vous pouvez l'archiver jusqu'à ce que vous soyez prêt à l'utiliser. Si le prospect a cessé d'être nécessaire, vous pouvez le supprimer afin de libérer de l'espace pour de nouveaux prospects.

Vous trouverez les options d'archivage et de suppression dans la boîte des prospects en cliquant sur « … » à la droite de n'importe quel prospect.

Prospects archivés

Pour voir vos projets archivés, ouvrez la section archive.

Si vous voulez modifier les détails d'un prospect archivé, vous devez commencer par le désarchiver. Vous pouvez faire cela dans la section archive en allant dans « … » > Désarchiver pour le prospect.

Prospects supprimés

Vous pouvez voir et restaurer vos prospects supprimés peandant 30 jours après la suppression. Pour ce faire, ouvrez « … » > Restaurer des données.

Pour en savoir plus sur la façon de restaurer des données, lisez cet article.

Conversion des prospects en affaires

Une fois que vous avez confirmé le prospect et que vous êtes prêt à en faire une affaire, vous pouvez cliquer sur « Convertir en affaire ».

Vous arriverez sur une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pourrez définir le pipeline, la visibilité et la valeur de votre nouvelle affaire.

Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour convertir ce prospect en affaire. Ce prospect sera ensuite supprimé dans votre boîte des prospects et vous pourrez suivre la progression de l'affaire dans le pipeline sélectionné.

Vous pouvez également convertir plusieurs prospects à la fois en affaires en sélectionnant les prospects concernés puis en cliquant sur « Convertir en affaires » :

Fonctions supplémentaires pour les prospects

À côté de l'archivage et de la conversion de prospects en affaires, vous pouvez utiliser les fonctionnalités suivantes :

Envoi groupé d'e-mails

Sélectionnez les prospects dans votre liste et cliquez sur le bouton « Envoyer un e-mail groupé » pour envoyer un e-mail à plusieurs prospects.

Mentions

Pour mentionner un autre utilisateur avec la fonctionnalité mentions, utilisez le symbole @ dans les notes de votre vue détaillée.

Fusionner les doublons

Pour fusionner deux prospects distincts en un seul, cliquez sur « … » dans le coin inférieur gauche de la vue détaillée de votre prospect, puis sélectionnez Fusionner.

Tapez le nom du contact avec lequel vous voulez opérer la fusion dans la boîte des prospects.

Sélectionnez ensuite les données spécifiques du prospect que vous souhaitez conserver.

Vous pouvez ensuite voir un aperçu de votre prospect fusionné, puis cliquer sur « fusionner » pour confirmer l'opération.