Kennisdatabase

Naarmate je projecten groeien, kost het bijwerken van taken, subtaken, activiteiten en mijlpalen één voor één meer tijd. Pipedrive biedt verschillende manieren om werkitems in bulk toe te voegen, te verplaatsen en bij te werken, zodat je minder tijd kwijt bent aan handmatige updates en meer tijd aan het vooruithelpen van werk.

We noemen taken, subtaken, activiteiten en mijlpalen in dit artikel gezamenlijk werkitems. Voor de basis van het aanmaken en bewerken van een enkel werkitem, zie Projects: hoe je je project plant.

Taken in één keer toevoegen

In plaats van taken één voor één toe te voegen, voeg je een hele lijst in één stap toe.

Ga naar het tabblad 'Plan' van het project en klik op “+ Taak” in de fase of groep waar je de taken wilt plaatsen.

Plak een lijst met taken, of druk op Shift + Enter om elke taak op een nieuwe regel toe te voegen. Als je een datum bij een taak invoert, stelt Pipedrive die datum automatisch in als deadline van de taak.

Klik op “Taken toevoegen”. Je kunt daarna de toegewezen persoon, prioriteit of andere details van elke taak bewerken.

Wanneer de tijdlijn van een project verandert

Wanneer de tijdlijn van een project verandert, moet je vaak meer dan één werkitem verplaatsen. De Gantt-weergave binnen een project laat je in één keer een hele fase of groep verschuiven.

Werkitems verplaatsen

Selecteer het blok werkitems in een fase of groep en sleep het vervolgens om het hele blok in de tijd te verschuiven.

Alle items behouden hun onderlinge afstand. Bijvoorbeeld: als een taak op maandag begint en de volgende op woensdag, dan verplaatst het verschuiven van het blok met twee dagen ze naar woensdag en vrijdag.

Individuele werkitems verplaatsen

Als slechts één item verplaatst hoeft te worden, sleep dat item afzonderlijk in plaats van de hele fase of groep te selecteren. Dit werkt op dezelfde manier als het verschuiven van een blok, maar dan voor één enkel item.

Taken en mijlpalen in bulk bijwerken

Je kunt taken en mijlpalen rechtstreeks vanuit de takenlijstweergave in bulk bewerken. Ga naar Taken in de linkerzijbalk om ze samen weergegeven te zien.

Om de items die je wilt bewerken te beperken, kun je filteren op itemstatus, prioriteit, eigenaar, vervaldatum, projectfase of projectstatus.

Selecteer de items die je wilt bijwerken en bewerk vervolgens in bulk een of meer van de volgende velden:

• Onderwerp
• Status voltooid
• Vervaldatum
• Startdatum
• Toegewezen personen
• Project
• Bord/fase
• Prioriteit

Resterende werkitems automatisch voltooien

Wanneer een project van fase of status verandert, kun je in Pipedrive eventuele resterende open taken, subtaken, activiteiten en mijlpalen afhandelen zonder ze één voor één bij te werken.

Markeer de resterende werkitems als voltooid

Wanneer je een project naar de volgende fase verplaatst of het als voltooid markeert, kun je in Pipedrive eventuele resterende open werkitems in die fase als voltooid markeren.

Als een fase bijvoorbeeld vier taken heeft en er is slechts één als voltooid gemarkeerd, kun je door het project naar de volgende fase te brengen de andere drie tegelijk afsluiten.

Verwijder resterende werkitems

Wanneer je een project annuleert, kun je in Pipedrive eventuele resterende open werkitems verwijderen in plaats van als voltooid te markeren, omdat het werk aan het project niet doorgaat.

Blijf op de hoogte van deadlines

Stel een samenvattende e-mail in die deadlines van werkitems naar je inbox stuurt.

Samenvattende e-mail inschakelen

Klik op het lampje-icoon in de rechterbovenhoek, klik daarna op het tandwielicoon en selecteer “Meldingen beheren”.

Schakel “Ontvang notificatie-e-mails” in en stel de tijd in waarop je de e-mail wilt ontvangen.

Als je projectwerk in de e-mail wilt opnemen, scrol dan naar de sectie meldingssoorten. Wat elke instelling bevat verschilt, schakel dus degene in die overeenkomt met wat je wilt zien:

• Om activiteiten te ontvangen, vouw “Activiteit-herinneringen” uit en schakel “Opnemen in samenvattende e-mail” in

• Om taken, subtaken en mijlpalen te ontvangen, vouw “Projecttaken” uit en schakel “Opnemen in samenvattende e-mail” in

Je kunt één of beide inschakelen, afhankelijk van welke werkitems je wilt zien.

Taken direct vanuit de e-mail openen

Wanneer je de samenvattende e-mail opent, klik op een werkitem om er direct naartoe te gaan in Pipedrive.

Dit bespaart je het handmatig zoeken naar de taak zodra je weet wat aandacht nodig heeft.

Taken naast uw activiteiten weergeven

Om taken en mijlpalen in de activiteitenlijstweergave te zien, naast uw activiteiten, klik op “Projecttaken”.

Dit betekent dat u uw werkitems op één plek kunt zien en als voltooid kunt markeren, zonder tussen de twee weergaven te wisselen.