ナレッジベース

プロジェクトが増えると、タスク、サブタスク、アクティビティ、マイルストーン をひとつずつ更新するのに時間がかかることがあります。Pipedrive では、作業項目を一括で追加・移動・更新するための複数の方法を用意しているので、手作業での更新に費やす時間を減らし、作業を前に進める時間を増やせます。

この記事では、タスク、サブタスク、アクティビティ、マイルストーンを総称して 作業項目 と呼びます。単一の作業項目の作成と編集の基本については、Projects: プロジェクトの計画方法 をご覧ください。

タスクを一括で追加

タスクを1つずつ追加する代わりに、リスト全体を一度に追加できます。

プロジェクトのプランタブに移動し、タスクを追加したいフェーズまたはグループで“+ Task”をクリックします。

タスクのリストを貼り付けるか、Shift + Enter を押して各タスクを新しい行に追加します。タスクに日付を含めると、Pipedriveがその日付をタスクの期日に自動で設定します。

“Add tasks”をクリックします。その後、各タスクの担当者、優先度、その他の詳細を編集できます。

作業タイムラインの移動

プロジェクトのタイムラインが変更されると、複数の作業項目を移動する必要が生じることがよくあります。プロジェクト内のガントビューでは、フェーズやグループ全体を一度に移動できます。

作業項目を移動する

フェーズやグループ内の作業項目のブロックを選択し、ドラッグしてブロック全体を時間軸上で移動します。

すべての項目は互いの間隔を維持します。たとえば、あるタスクが月曜日に始まり、次のタスクが水曜日に始まる場合、ブロックを2日分移動すると、それらは水曜日と金曜日に移動します。

個別の作業項目を移動する

移動が必要なのが1つの項目だけであれば、フェーズやグループ全体を選択するのではなく、その項目単体をドラッグしてください。これはブロックを移動するのと同じ仕組みで、単一項目に対して行います。

タスクとマイルストーンを一括で更新する

タスク一覧ビューから直接タスクとマイルストーンを一括編集できます。左サイドバーのタスクを開くと、それらが一緒に表示されます。

編集したい項目を絞り込むには、アイテムのステータス、優先度、担当者、期日、プロジェクトのフェーズ、またはプロジェクトのステータスでフィルタリングしてください。

更新したい項目を選択し、次のいずれかのフィールドを一括編集します：

• 件名
• 完了ステータス
• 期日
• 開始日
• 担当者
• プロジェクト
• ボード/フェーズ
• 優先度

残っている作業項目を自動で完了する

プロジェクトのフェーズやステータスが変更されると、Pipedriveでは残っている未完了のタスク、サブタスク、アクティビティ、マイルストーンを個別に更新することなくまとめて処理できます。

残っている作業項目を完了にする

プロジェクトを次のフェーズに進める、または完了としてマークすると、そのフェーズに残っている未完了の作業項目をまとめて完了にできます。

例えば、あるフェーズに4つのタスクがあり、そのうち1つしか完了としてマークされていない場合、プロジェクトを次のフェーズに進めることで残りの3つを同時に完了にできます。

残っている作業項目を削除する

プロジェクトをキャンセルする場合、プロジェクトの作業が継続しないため、残っている未完了の作業項目を完了としてマークする代わりに削除することができます。

締め切りを常に把握する

作業項目の期限を受信トレイに届けるサマリーメールを設定します。

サマリーメールを有効にする

右上の電球アイコンをクリックし、歯車アイコンをクリックして「通知の管理」を選択します。

「通知メールを受け取る」を有効にし、メールを送信する時間を設定します。

プロジェクト作業をメールに含めるには、通知の種類のセクションまでスクロールしてください。各設定に含まれる内容は異なるため、表示したいものに該当する設定を有効にしてください：

• アクティビティを受け取るには、「アクティビティのリマインダー」を展開して「サマリーメールに含める」を有効にします

• タスク、サブタスク、マイルストーンを受け取るには、「プロジェクトタスク」を展開して「サマリーメールに含める」を有効にします

表示したい作業項目に応じて、どちらか一方または両方を有効にできます。

メールからタスクを直接開く

サマリーメールを開いたら、任意の作業項目をクリックするとPipedriveで直接その項目を開けます。

何に注意が必要かが分かったら、手作業でタスクを探す手間が省けます。

アクティビティと並べてタスクを表示

アクティビティの一覧ビューで、アクティビティと並べてタスクやマイルストーンを表示するには、「プロジェクトタスク」をクリックしてください。

これにより、2つのビューを切り替えずに、1か所で作業項目を確認して完了としてマークできます。