Base de Conhecimento

À medida que seus projetos crescem, atualizar tarefas, subtarefas, atividades e objetivos um por um pode levar mais tempo. O Pipedrive oferece várias formas de adicionar, mover e atualizar itens de trabalho em lote. Assim, você gasta menos tempo com atualizações manuais e mais tempo dando andamento ao trabalho.

Ao longo deste artigo, chamaremos tarefas, subtarefas, atividades e objetivos, em conjunto, de itens de trabalho. Para saber como criar e editar um único item de trabalho, consulte Projects: como planejar seu projeto.

Adicionar tarefas em lote

Em vez de adicionar tarefas uma por uma, adicione uma lista inteira de uma só vez.

Acesse a aba plano do projeto e clique em “+ Tarefa” na fase ou no grupo onde as tarefas devem ficar.

Cole uma lista de tarefas ou pressione Shift + Enter para adicionar cada uma em uma nova linha. Se você incluir uma data junto com uma tarefa, essa data será definida automaticamente pelo Pipedrive como o prazo da tarefa.

Clique em “Adicionar tarefas”. Depois, você pode editar o responsável, a prioridade ou outros detalhes de cada tarefa.

Ajustar linhas do tempo de trabalho

Quando a linha do tempo de um projeto muda, muitas vezes é necessário mover mais de um item de trabalho. Na visualização de Gantt de um projeto, você pode mover uma fase ou um grupo inteiro de uma só vez.

Mover itens de trabalho

Selecione o bloco de itens de trabalho em uma fase ou grupo e arraste-o para mover o bloco inteiro na linha do tempo.

Todos os itens mantêm o mesmo espaçamento entre si. Por exemplo, se uma tarefa começa na segunda-feira e a seguinte na quarta-feira, mover o bloco dois dias adiante faz com que elas comecem na quarta e na sexta-feira, respectivamente.

Mover itens de trabalho individualmente

Se apenas um item precisar ser movido, arraste somente esse item em vez de selecionar a fase ou o grupo inteiro. O processo é o mesmo usado para mover um bloco, mas se aplica a um único item.

Atualizar tarefas e objetivos em lote

Você pode editar em lote tarefas e objetivos diretamente na visualização de lista de tarefas. Acesse tarefas na barra lateral esquerda para ver os itens listados juntos.

Para restringir os itens que você quer editar, use um filtro por status do item, prioridade, proprietário, prazo, fase do projeto ou status do projeto.

Selecione os itens que você quer atualizar e edite em lote qualquer um destes campos:

• Assunto
• Status de conclusão
• Prazo
• Data de início
• Responsáveis
• Projeto
• Quadro/fase
• Prioridade

Concluir automaticamente os itens de trabalho restantes

Quando um projeto muda de fase ou status, o Pipedrive permite gerenciar as tarefas, subtarefas, atividades e objetivos que ainda estão em aberto sem precisar atualizar cada item separadamente.

Marcar os itens de trabalho restantes como concluídos

Quando você move um projeto para a próxima fase ou o marca como concluído, o Pipedrive permite marcar como concluídos os itens de trabalho que ainda estão em aberto nessa fase.

Por exemplo, se uma fase tiver quatro tarefas e apenas uma estiver marcada como concluída, você poderá concluir as outras três ao mesmo tempo ao avançar o projeto para a próxima fase.

Excluir os itens de trabalho restantes

Quando você cancela um projeto, o Pipedrive permite excluir os itens de trabalho que ainda estão em aberto em vez de marcá-los como concluídos, já que o trabalho do projeto não terá continuidade.

Manter os prazos sob controle

Configure um e-mail de resumo para receber na sua caixa de entrada os prazos dos itens de trabalho.

Ativar o e-mail de resumo

Clique no ícone de lâmpada no canto superior direito. Depois, clique no ícone de engrenagem e selecione “Gerenciar notificações”.

Ative “Receber e-mails de notificação” e defina o horário de envio do e-mail.

Para incluir o trabalho do projeto no e-mail, role até a seção tipos de notificação. Cada configuração inclui itens diferentes. Ative a opção que corresponde ao que você quer ver:

• Para receber atividades, expanda “Lembretes de atividades” e ative “Incluir no e-mail de resumo”

• Para receber tarefas, subtarefas e objetivos, expanda “Tarefas do projeto” e ative “Incluir no e-mail de resumo”

Você pode ativar uma ou ambas as opções, dependendo dos itens de trabalho que quer ver.

Abrir tarefas diretamente pelo e-mail

Ao abrir o e-mail de resumo, clique em qualquer item de trabalho para acessá-lo diretamente no Pipedrive.

Assim, depois de identificar o que exige atenção, você não precisa procurar a tarefa manualmente.

Ver tarefas junto com suas atividades

Para ver tarefas e objetivos na visualização de lista de atividades, junto com suas atividades, clique em “Tarefas do projeto”.

Assim, você pode ver e marcar seus itens de trabalho como concluídos em um só lugar, sem alternar entre as duas visualizações.