Basis Pengetahuan

Seiring berkembangnya proyek, memperbarui tugas, subtugas, aktivitas, dan tonggak pencapaian satu per satu dapat memerlukan lebih banyak waktu. Pipedrive menyediakan beberapa cara untuk menambahkan, menggeser, dan memperbarui item pekerjaan secara massal, sehingga Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pembaruan manual dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

Dalam artikel ini, tugas, subtugas, aktivitas, dan tonggak pencapaian secara kolektif disebut sebagai item pekerjaan. Untuk mempelajari dasar-dasar membuat dan mengedit satu item pekerjaan, lihat Projects: cara merencanakan proyek Anda.

Tambahkan tugas secara massal

Alih-alih menambahkan tugas satu per satu, tambahkan seluruh daftar sekaligus.

Buka tab rencana proyek dan klik “+ Tugas” pada fase atau grup tempat Anda ingin menempatkan tugas.

Tempelkan daftar tugas atau tekan Shift + Enter untuk menambahkan setiap tugas di baris baru. Jika Anda menyertakan tanggal pada tugas, Pipedrive secara otomatis menetapkan tanggal tersebut sebagai tanggal jatuh tempo tugas.

Klik “Tambahkan tugas”. Setelahnya, Anda dapat mengedit penerima tugas, prioritas, atau detail lain untuk setiap tugas.

Menggeser jadwal kerja

Saat linimasa proyek berubah, Anda sering kali perlu memindahkan lebih dari satu item pekerjaan. Tampilan Gantt dalam proyek memungkinkan Anda menggeser seluruh fase atau grup sekaligus.

Memindahkan item pekerjaan

Pilih blok item pekerjaan dalam fase atau grup, lalu seret untuk menggeser seluruh blok tersebut pada garis waktu.

Semua item mempertahankan jarak relatif satu sama lain. Misalnya, jika satu tugas dimulai pada hari Senin dan tugas berikutnya dimulai pada hari Rabu, menggeser blok selama dua hari akan memindahkannya ke hari Rabu dan Jumat.

Memindahkan item pekerjaan satu per satu

Jika hanya satu item yang perlu dipindahkan, seret item tersebut saja, alih-alih memilih seluruh fase atau grup. Cara kerjanya sama seperti menggeser blok, tetapi hanya untuk satu item.

Perbarui tugas dan tonggak secara massal

Anda dapat mengedit secara massal tugas dan pencapaian langsung dari tampilan daftar tugas. Buka Tugas di bilah sisi kiri untuk melihat keduanya tercantum bersama.

Untuk mempersempit item yang ingin Anda edit, saring berdasarkan status item, prioritas, pemilik, tanggal jatuh tempo, fase proyek, atau status proyek.

Pilih item yang ingin Anda perbarui, lalu edit secara massal salah satu dari bidang berikut:

• Subjek
• Status selesai
• Tanggal jatuh tempo
• Tanggal mulai
• Orang yang ditugaskan
• Proyek
• Papan/fase
• Prioritas

Selesaikan secara otomatis item pekerjaan yang tersisa

Ketika sebuah proyek berubah fase atau status, Pipedrive memungkinkan Anda menangani semua tugas, subtugas, aktivitas, dan tonggak (milestone) yang masih terbuka tanpa memperbaruinya satu per satu.

Tandai item pekerjaan yang tersisa sebagai selesai

Saat Anda memindahkan proyek ke fase berikutnya atau menandainya sebagai selesai, Pipedrive memungkinkan Anda menandai semua item pekerjaan yang masih terbuka di fase tersebut sebagai selesai.

Misalnya, jika suatu fase memiliki empat tugas dan hanya satu yang ditandai selesai, memajukan proyek ke fase berikutnya memungkinkan Anda menutup ketiga tugas lainnya sekaligus.

Hapus item pekerjaan yang tersisa

Ketika Anda membatalkan sebuah proyek, Pipedrive memungkinkan Anda menghapus semua item pekerjaan yang masih terbuka daripada menandainya sebagai selesai, karena pekerjaan proyek tersebut tidak akan dilanjutkan.

Tetap memantau tenggat waktu

Atur email ringkasan yang mengirim tenggat waktu item pekerjaan ke kotak masuk Anda.

Aktifkan email ringkasan

Klik ikon bola lampu di pojok kanan atas, lalu klik ikon roda gigi dan pilih “Manage notifications”.

Aktifkan “Receive notification emails” dan atur waktu kapan Anda ingin email dikirim.

Untuk menyertakan pekerjaan proyek dalam email, gulir ke bagian jenis notifikasi. Cakupan setiap pengaturan berbeda, jadi aktifkan pengaturan yang sesuai dengan apa yang ingin Anda lihat:

• Untuk menerima activities, kembangkan “Activity reminders” dan aktifkan “Include in summary email”

• Untuk menerima tasks, subtasks dan milestones, kembangkan “Project tasks” dan aktifkan “Include in summary email”

Anda dapat mengaktifkan salah satu atau keduanya, tergantung item kerja mana yang ingin Anda lihat.

Buka tugas langsung dari email

Saat Anda membuka email ringkasan, klik item kerja apa pun untuk langsung menuju ke item tersebut di Pipedrive.

Dengan begitu Anda tidak perlu mencari tugas secara manual setelah mengetahui yang perlu mendapat perhatian.

Lihat tugas berdampingan dengan kegiatan Anda

Untuk melihat tugas dan tonggak dalam tampilan daftar kegiatan, berdampingan dengan kegiatan, klik “Tugas proyek”.

Artinya Anda dapat melihat dan menandai item pekerjaan Anda sebagai selesai di satu tempat, tanpa harus beralih antara kedua tampilan.