Base de conocimiento

A medida que tus proyectos crecen, actualizar las tareas, subtareas, actividades y logros uno por uno puede llevar más tiempo. Pipedrive ofrece varias formas de agregar, mover y actualizar elementos de trabajo en grupo para que dediques menos tiempo a las actualizaciones manuales y más a avanzar con el trabajo.

En este artículo, nos referiremos en conjunto a las tareas, subtareas, actividades y logros como elementos de trabajo. Para conocer los conceptos básicos sobre cómo crear y editar un solo elemento de trabajo, consulta Projects: cómo planificar tu proyecto.

Agregar tareas en grupo

En lugar de agregar las tareas una por una, agrega una lista completa en un solo paso.

Ve a la pestaña del plan del proyecto y haz clic en “+ Tarea” en la fase o el grupo donde quieras agregar las tareas.

Pega una lista de tareas o presiona Shift + Enter para agregar cada una en una línea nueva. Si incluyes una fecha en una tarea, Pipedrive la establece automáticamente como fecha de vencimiento de la tarea.

Haz clic en “Agregar tareas”. Después puedes editar la persona asignada, la prioridad u otros detalles de cada tarea.

Ajustar los cronogramas de trabajo

Cuando cambia el cronograma de un proyecto, a menudo necesitas mover más de un elemento de trabajo. La vista de Gantt de un proyecto te permite desplazar una fase o un grupo completos a la vez.

Mover elementos de trabajo

Selecciona el bloque de elementos de trabajo de una fase o un grupo y luego arrástralo para desplazarlo completo en el tiempo.

Todos los elementos mantienen la misma separación entre sí. Por ejemplo, si una tarea comienza el lunes y la siguiente el miércoles, al desplazar el bloque dos días, comenzarán el miércoles y el viernes.

Mover elementos de trabajo individuales

Si solo necesitas mover un elemento, arrástralo por separado en lugar de seleccionar toda la fase o el grupo. Funciona igual que desplazar un bloque, pero solo se aplica a un elemento.

Actualizar tareas y logros en grupo

Puedes editar en grupo las tareas y los logros directamente desde la vista de lista de tareas. Ve a Tareas en la barra lateral izquierda para verlos juntos en una lista.

Para limitar los elementos que quieres editar, filtra por estado del elemento, prioridad, propietario, fecha de vencimiento, fase del proyecto o estado del proyecto.

Selecciona los elementos que quieres actualizar y luego edita en grupo cualquiera de los siguientes campos:

• Asunto
• Estado de completado
• Fecha de vencimiento
• Fecha de inicio
• Personas asignadas
• Proyecto
• Tablero/Fase
• Prioridad

Completar automáticamente los elementos de trabajo restantes

Cuando cambia la fase o el estado de un proyecto, Pipedrive te permite gestionar las tareas, subtareas, actividades y logros que siguen pendientes sin tener que actualizarlos uno por uno.

Marcar como completados los elementos de trabajo restantes

Cuando mueves un proyecto a la siguiente fase o lo marcas como completado, Pipedrive te permite marcar como completados los elementos de trabajo pendientes de esa fase.

Por ejemplo, si una fase tiene cuatro tareas y solo una está marcada como completada, al pasar el proyecto a la siguiente fase puedes completar las otras tres al mismo tiempo.

Eliminar los elementos de trabajo restantes

Cuando cancelas un proyecto, Pipedrive te permite eliminar los elementos de trabajo pendientes en lugar de marcarlos como completados, ya que el trabajo del proyecto no continuará.

Mantenerse al tanto de las fechas límite

Configura un correo electrónico de resumen para recibir en tu bandeja de entrada las fechas límite de los elementos de trabajo.

Habilitar el correo electrónico de resumen

Haz clic en el ícono de foco de la esquina superior derecha, luego haz clic en el ícono de engranaje y selecciona “Gestionar notificaciones”.

Habilita “Recibir correos electrónicos de notificación” y establece la hora a la que quieres que se envíe el correo electrónico.

Para incluir el trabajo de los proyectos en el correo electrónico, desplázate hasta la sección tipos de notificación. Cada ajuste incluye elementos distintos, así que habilita el que corresponda a lo que quieras ver:

• Para recibir actividades, despliega “Recordatorios de actividades” y habilita “Incluir en el correo electrónico de resumen”

• Para recibir tareas, subtareas y logros, despliega “Tareas del proyecto” y habilita “Incluir en el correo electrónico de resumen”

Puedes habilitar una opción o ambas, según los elementos de trabajo que quieras ver.

Abrir tareas directamente desde el correo electrónico

Cuando abras el correo electrónico de resumen, haz clic en cualquier elemento de trabajo para ir directamente a él en Pipedrive.

Así no tendrás que buscar manualmente la tarea una vez que sepas cuál requiere atención.

Ver las tareas junto a tus actividades

Para ver las tareas y los logros en la vista de lista de actividades, junto con tus actividades, haz clic en “Tareas del proyecto”.

Así puedes ver tus elementos de trabajo y marcarlos como completados en un mismo lugar, sin cambiar entre ambas vistas.