Base di conoscenza

Man mano che i tuoi progetti crescono, aggiornare tasks, subtasks, activities e milestones uno per uno può richiedere più tempo. Pipedrive ti offre diversi modi per aggiungere, spostare e aggiornare gli elementi di lavoro in blocco, così dedichi meno tempo agli aggiornamenti manuali e più tempo a far avanzare il lavoro.

Nel corso di questo articolo ci riferiremo a tasks, subtasks, activities e milestones collettivamente come elementi di lavoro. Per le nozioni di base sulla creazione e modifica di un singolo elemento di lavoro, consulta Projects: come pianificare il tuo progetto.

Aggiungi attività in blocco

Invece di aggiungere attività una alla volta, aggiungi un intero elenco in un unico passaggio.

Vai alla scheda Piano del progetto e clicca “+ Attività” nella fase o nel gruppo in cui vuoi inserire le attività.

Incolla un elenco di attività, oppure premi Shift + Enter per aggiungere ciascuna su una nuova riga. Se includi una data con un'attività, Pipedrive imposta automaticamente quella data come data di scadenza dell'attività.

Clicca “Aggiungi attività”. Puoi modificare l'assegnatario, la priorità o altri dettagli di ogni attività in seguito.

Spostare le tempistiche di lavoro

Quando la timeline di un progetto cambia, spesso è necessario spostare più di un elemento di lavoro. La vista Gantt all'interno di un progetto consente di spostare un'intera fase o un intero gruppo contemporaneamente.

Spostare gli elementi di lavoro

Seleziona il blocco di elementi di lavoro in una fase o in un gruppo, quindi trascina per spostare l'intero blocco nel tempo.

Tutti gli elementi mantengono la distanza relativa tra loro. Ad esempio, se un'attività inizia lunedì e la successiva inizia mercoledì, spostando il blocco di due giorni le attività verranno spostate a mercoledì e venerdì.

Spostare singoli elementi di lavoro

Se deve essere spostato solo un elemento, trascinalo da solo invece di selezionare l'intera fase o il gruppo. Funziona allo stesso modo dello spostamento di un blocco, ma applicato a un singolo elemento.

Aggiorna attività e milestone in blocco

Puoi modificare in blocco attività e milestone direttamente dalla vista elenco attività. Vai su attività nella barra laterale sinistra per vederle elencate insieme.

Per restringere gli elementi che desideri modificare, filtra per stato dell'elemento, priorità, assegnatario, data di scadenza, fase del progetto o stato del progetto.

Seleziona gli elementi che desideri aggiornare, quindi modifica in blocco uno qualsiasi dei seguenti campi:

• Oggetto
• Stato di completamento
• Data di scadenza
• Data di inizio
• Assegnatari
• Progetto
• Bacheca/fase
• Priorità

Completamento automatico delle attività rimanenti

Quando un progetto cambia fase o stato, Pipedrive ti permette di gestire eventuali compiti aperti rimanenti, sottocompiti, attività e traguardi senza doverli aggiornare uno per uno.

Segna le attività rimanenti come completate

Quando sposti un progetto nella sua fase successiva o lo contrassegni come completato, Pipedrive ti permette di segnare come completate le eventuali attività aperte rimanenti in quella fase.

Ad esempio, se una fase ha quattro compiti e solo uno è contrassegnato come completato, avanzando il progetto alla fase successiva puoi chiudere gli altri tre contemporaneamente.

Elimina le attività rimanenti

Quando cancelli un progetto, Pipedrive ti permette di eliminare eventuali attività aperte rimanenti anziché contrassegnarle come completate, poiché il lavoro del progetto non continuerà.

Tieni sotto controllo le scadenze

Configura un'email di riepilogo che invii le scadenze degli elementi di lavoro alla tua casella di posta.

Attiva l'email di riepilogo

Fai clic sull'icona della lampadina in alto a destra, poi sull'icona dell'ingranaggio e seleziona “Gestisci notifiche”.

Abilita “Ricevi email di notifica” e imposta l'orario in cui vuoi che l'email venga inviata.

Per includere il lavoro di progetto nell'email, scorri alla sezione tipi di notifica. Ogni impostazione include elementi diversi, quindi abilita quella che corrisponde a ciò che vuoi vedere:

• Per ricevere attività, espandi “Promemoria attività” e abilita “Includi nell'email di riepilogo”

• Per ricevere task, sotto-attività e milestone, espandi “Attività di progetto” e abilita “Includi nell'email di riepilogo”

Puoi attivarne una o entrambe, a seconda di quali elementi di lavoro vuoi vedere.

Apri le attività direttamente dall'email

Quando apri l'email di riepilogo, fai clic su qualsiasi elemento di lavoro per accedervi direttamente in Pipedrive.

In questo modo eviti di cercare manualmente l'attività una volta che sai cosa richiede attenzione.

Visualizza le attività di progetto accanto alle tue attività

Per vedere le attività e i traguardi nella vista elenco attività, insieme alle tue attività, fai clic su “Attività di progetto”.

Questo significa che puoi vedere e contrassegnare i tuoi elementi di lavoro come completati in un unico posto, senza dover passare tra le due viste.