Tudástár

Ahogy projektjei bővülnek, a feladatok, részfeladatok, tevékenységek és mérföldkövek egyenkénti frissítése több időt vehet igénybe. A Pipedrive segítségével tömegesen adhat hozzá, helyezhet át és frissíthet munkaelemeket, így kevesebb időt fordíthat kézi frissítésekre, és többet a munka előrevitelére.

Ebben a cikkben a feladatokra, részfeladatokra, tevékenységekre és mérföldkövekre összefoglalóan munkaelemekként hivatkozunk. Egyetlen munkaelem létrehozásának és szerkesztésének alapjairól további információért lásd a következő cikket: „Projektek: projektje megtervezése”.

Feladatok tömeges hozzáadása

Ahelyett, hogy a feladatokat egyenként adná hozzá, egyszerre is hozzáadhat egy teljes listát.

Menjen a projekt terv fülére, és kattintson a “+ Feladat” gombra abban a fázisban vagy csoportban, ahol a feladatokat szeretné elhelyezni.

Illesszen be egy feladatlistát, vagy nyomja meg a Shift + Enter billentyűket, hogy mindegyiket új sorban adja hozzá. Ha dátumot is megad egy feladatnál, a Pipedrive automatikusan ezt állítja be a feladat határidejeként.

Kattintson a „Feladatok hozzáadása” gombra. Ezt követően szerkesztheti az egyes feladatok felelősét, prioritását és egyéb adatait.

Munkák idővonalainak eltolása

Amikor egy projekt idővonala változik, gyakran egynél több munkaelemet kell áthelyeznie. A projekten belüli Gantt-nézet segítségével egyszerre egy teljes fázist vagy csoportot helyezhet át.

Feladatok áthelyezése

Jelöld ki a fázisban vagy csoportban lévő feladatblokkot, majd húzd el az egész blokkot az időben való eltoláshoz.

Az elemek egymáshoz viszonyított időközei változatlanok maradnak. Például ha az egyik feladat hétfőn, a következő pedig szerdán kezdődik, a blokk két nappal történő eltolásával a feladatok szerdára, illetve péntekre kerülnek.

Egyes feladatok áthelyezése

Ha csak egy elemet kell áthelyeznie, a teljes fázis vagy csoport kijelölése helyett húzza át külön azt az elemet. Ez ugyanúgy működik, mint egy blokk áthelyezése, de csak egyetlen elemre vonatkozik.

Feladatok és mérföldkövek tömeges frissítése

A feladatlista nézetből közvetlenül tömegesen módosíthatja a feladatokat és mérföldköveket. Lépjen a következőre: a bal oldalsáv feladatok részéhez, hogy együtt, listában láthassa őket.

A szerkeszteni kívánt elemek szűkítéséhez szűrj elemállapot, prioritás, felelős, határidő, projektfázis vagy projektállapot szerint.

Jelöld ki a frissíteni kívánt elemeket, majd tömegesen szerkeszd az alábbi mezők bármelyikét:

• Tárgy
• Kész állapot
• Határidő
• Kezdés dátuma
• Felelősök
• Projekt
• Tábla/fázis
• Prioritás

Fennmaradó munkafeladatok automatikus befejezése

Amikor egy projekt megváltoztatja a fázisát vagy az állapotát, a Pipedrive lehetővé teszi a fennmaradó nyitott feladatok, alfeladatok, tevékenységek és mérföldkövek kezelését anélkül, hogy azokat egyenként kellene frissítened.

A fennmaradó munkafeladatok készre jelölése

Ha egy projektet áthelyezel a következő fázisába vagy készre jelölöd, a Pipedrive lehetővé teszi, hogy az adott fázisban maradt nyitott munkafeladatokat készre jelöld.

Például, ha egy fázisban négy feladat van és csak egy van készre jelölve, a projekt továbblépése a következő fázisba lehetővé teszi, hogy a másik három feladatot egyszerre lezárd.

A fennmaradó munkafeladatok törlése

Ha törölsz egy projektet, a Pipedrive lehetővé teszi, hogy a fennmaradó nyitott munkafeladatokat a készre jelölés helyett töröld, mivel a projekt munkája nem folytatódik.

Tartsd szem előtt a határidőket

Állíts be egy összefoglaló e-mailt, amely a feladatok határidejét küldi el a postaládádba.

Összefoglaló e-mail engedélyezése

Kattints a jobb felső sarokban lévő villanykörte ikonra, majd a fogaskerék ikonra, és válaszd a „Értesítések kezelése” lehetőséget.

Kapcsold be a „Értesítő e-mailek fogadása” lehetőséget, és állítsd be az e-mail küldésének idejét.

Ha projektmunkát is szeretne szerepeltetni az e-mailben, görgessen a következőhöz: értesítéstípusok szakasz. Az egyes beállítások eltérő tartalmat tartalmaznak, ezért engedélyezze azt, amelyik megfelel annak, amit látni szeretne:

• Ha tevékenységeket szeretnél kapni, bontsd ki a „Tevékenység emlékeztetők” részt, és kapcsold be a „Belefoglalás az összefoglaló e-mailbe”

• Ha feladatokat, részfeladatokat és mérföldköveket szeretnél kapni, bontsd ki a „Projektfeladatok” részt, és kapcsold be a „Belefoglalás az összefoglaló e-mailbe”

Egyet vagy mindkettőt is engedélyezhetsz, attól függően, hogy mely munkatípusokat szeretnéd látni.

Feladatok megnyitása közvetlenül az e-mailből

Amikor megnyitod az összefoglaló e-mailt, kattints bármelyik munkatételre, hogy közvetlenül a Pipedrive-ban nyisd meg.

Így nem kell manuálisan megkeresned a feladatot, miután tudod, mire kell figyelni.

Feladatok megtekintése a tevékenységek mellett

A feladatok és mérföldkövek megtekintéséhez a tevékenységek listanézetében, a tevékenységei mellett, kattintson a „Projektfeladatok”.

Ez azt jelenti, hogy egy helyen megtekintheti és készre jelölheti a munkafeladatokat, anélkül, hogy váltania kellene a két nézet között.