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Wenn Ihre Projekte umfangreicher werden, kann es mehr Zeit in Anspruch nehmen, Aufgaben, Unteraufgaben, Aktivitäten und Meilensteine einzeln zu aktualisieren. Pipedrive bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Arbeitselemente gleichzeitig hinzuzufügen, zu verschieben und zu aktualisieren. So benötigen Sie weniger Zeit für manuelle Aktualisierungen und können sich stärker darauf konzentrieren, Ihre Arbeit voranzubringen.

Aufgaben, Unteraufgaben, Aktivitäten und Meilensteine bezeichnen wir in diesem Artikel zusammenfassend als Arbeitselemente. Grundlagen zum Erstellen und Bearbeiten einzelner Arbeitselemente finden Sie unter Projects: So planen Sie Ihr Projekt.

Aufgaben in großer Zahl hinzufügen

Fügen Sie Aufgaben nicht einzeln, sondern eine ganze Liste in einem Schritt hinzu.

Öffnen Sie den Plan-Tab des Projekts und klicken Sie in der Phase oder Gruppe, der Sie die Aufgaben hinzufügen möchten, auf „+ Aufgabe“.

Fügen Sie eine Aufgabenliste ein oder drücken Sie Shift + Enter, um jede Aufgabe in einer neuen Zeile hinzuzufügen. Wenn Sie bei einer Aufgabe ein Datum angeben, legt Pipedrive dieses automatisch als Fälligkeitsdatum der Aufgabe fest.

Klicken Sie auf „Aufgaben hinzufügen“. Anschließend können Sie für jede Aufgabe die zugewiesene Person, die Priorität oder andere Details bearbeiten.

Verschieben Sie Zeitpläne

Wenn sich der Zeitplan eines Projekts ändert, müssen Sie häufig mehrere Arbeitselemente verschieben. In der Gantt-Ansicht eines Projekts können Sie eine ganze Phase oder Gruppe auf einmal verschieben.

Verschieben Sie Arbeitselemente

Wählen Sie den Block mit Arbeitselementen in einer Phase oder Gruppe aus und ziehen Sie ihn anschließend, um den gesamten Block zeitlich zu verschieben.

Die Abstände zwischen den einzelnen Elementen bleiben dabei erhalten. Beginnt beispielsweise eine Aufgabe am Montag und die nächste am Mittwoch, beginnen sie nach dem Verschieben des Blocks um zwei Tage am Mittwoch beziehungsweise Freitag.

Verschieben Sie einzelne Arbeitselemente

Wenn nur ein Element verschoben werden soll, ziehen Sie dieses einzeln, statt die gesamte Phase oder Gruppe auszuwählen. Das funktioniert genauso wie beim Verschieben eines Blocks, allerdings nur für ein einzelnes Element.

Aktualisieren Sie Aufgaben und Meilensteine per Massenbearbeitung

Aufgaben und Meilensteine können Sie direkt in der Aufgabenlistenansicht per Massenbearbeitung bearbeiten. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste „Aufgaben“, um alle Aufgaben in einer Liste zu sehen.

Grenzen Sie die zu bearbeitenden Elemente ein, indem Sie nach Elementstatus, Priorität, Besitzer, Fälligkeitsdatum, Projektphase oder Projektstatus filtern.

Wählen Sie die Elemente aus, die Sie aktualisieren möchten, und bearbeiten Sie anschließend die gewünschten der folgenden Felder per Massenbearbeitung:

• Betreff
• Erledigt-Status
• Fälligkeitsdatum
• Startdatum
• Zugewiesene Personen
• Projekt
• Board/Phase
• Priorität

Automatisches Abschließen verbleibender Arbeitselemente

Wenn sich die Phase oder der Status eines Projekts ändert, können Sie in Pipedrive alle verbleibenden offenen Aufgaben, Unteraufgaben, Aktivitäten und Meilensteine bearbeiten, ohne sie einzeln aktualisieren zu müssen.

Verbleibende Arbeitselemente als erledigt markieren

Wenn Sie ein Projekt in die nächste Phase verschieben oder als abgeschlossen markieren, können Sie in Pipedrive alle verbleibenden offenen Arbeitselemente dieser Phase als erledigt markieren.

Wenn eine Phase beispielsweise vier Aufgaben enthält und nur eine davon als erledigt markiert ist, können Sie beim Verschieben des Projekts in die nächste Phase die anderen drei gleichzeitig abschließen.

Verbleibende Arbeitselemente löschen

Wenn Sie ein Projekt abbrechen, können Sie in Pipedrive alle verbleibenden offenen Arbeitselemente löschen, statt sie als erledigt zu markieren, da die Arbeit am Projekt nicht fortgesetzt wird.

Behalten Sie Fristen im Blick

Richten Sie eine E-Mail-Zusammenfassung ein, mit der Sie die Fristen für Arbeitselemente in Ihrem Posteingang erhalten.

Aktivieren Sie die E-Mail-Zusammenfassung

Klicken Sie oben rechts auf das Glühbirnensymbol, anschließend auf das Zahnradsymbol und wählen Sie „Benachrichtigungen verwalten“ aus.

Aktivieren Sie „Benachrichtigungs-E-Mails erhalten“ und legen Sie fest, wann die E-Mail gesendet werden soll.

Um Projektarbeit in die E-Mail aufzunehmen, scrollen Sie zum Bereich Benachrichtigungsarten. Die Einstellungen umfassen unterschiedliche Inhalte. Aktivieren Sie daher die Einstellung, die anzeigt, was Sie sehen möchten:

• Um Aktivitäten zu erhalten, erweitern Sie „Aktivitätserinnerungen“ und aktivieren Sie „E-Mail-Zusammenfassung“

• Um Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine zu erhalten, erweitern Sie „Projektaufgaben“ und aktivieren Sie „E-Mail-Zusammenfassung“

Je nachdem, welche Arbeitselemente Sie sehen möchten, können Sie eine oder beide Einstellungen aktivieren.

Öffnen Sie Aufgaben direkt aus der E-Mail

Wenn Sie die E-Mail-Zusammenfassung öffnen, klicken Sie auf ein beliebiges Arbeitselement, um es direkt in Pipedrive aufzurufen.

Sobald Sie wissen, welche Aufgabe Ihre Aufmerksamkeit erfordert, müssen Sie nicht mehr manuell danach suchen.

Zeigen Sie Aufgaben neben Ihren Aktivitäten an

Um Aufgaben und Meilensteine neben Ihren Aktivitäten in der Listenansicht der Aktivitäten anzuzeigen, klicken Sie auf „Projektaufgaben“.

So können Sie Ihre Arbeitselemente an einem Ort sehen und als erledigt markieren, ohne zwischen den beiden Ansichten wechseln zu müssen.