База знань

У міру розвитку проєктів оновлення завдань, підзавдань, заходів і віх по одному може займати більше часу. Pipedrive дає змогу масово додавати, переміщувати й оновлювати робочі елементи, щоб витрачати менше часу на ручне оновлення та більше — на просування роботи.

У цій статті ми спільно називатимемо завдання, підзавдання, заходи й віхи робочими елементами. Основні відомості про створення та редагування окремого робочого елемента див. у статті Projects: як спланувати проєкт.

Масове додавання завдань

Замість додавання завдань по одному додайте цілий список за один крок.

Перейдіть на вкладку плану проєкту та натисніть «+ Завдання» у тій фазі або групі, де ви хочете розмістити завдання.

Вставте список завдань або натисніть Shift + Enter, щоб додати кожне з них з нового рядка. Якщо вказати дату для завдання, Pipedrive автоматично встановить її як термін виконання завдання.

Натисніть «Додати завдання». Після цього для кожного завдання можна змінити виконавця, пріоритет або інші відомості.

Зміщення термінів робіт

Коли змінюється графік проєкту, часто потрібно перемістити кілька робочих елементів. Подання Gantt у проєкті дає змогу перемістити одразу всю фазу або групу.

Переміщення робочих елементів

Виберіть блок робочих елементів у фазі або групі, потім перетягніть його, щоб змістити весь блок у часі.

Взаємне розташування всіх елементів зберігається. Наприклад, якщо одне завдання починається в понеділок, а наступне — у середу, переміщення блоку на два дні перенесе їх на середу та п’ятницю.

Переміщення окремих робочих елементів

Якщо потрібно перемістити лише один елемент, перетягніть його окремо, не вибираючи всю фазу або групу. Це працює так само, як переміщення блоку, але для одного елемента.

Масове оновлення завдань і віх

Ви можете масово редагувати завдання й віхи безпосередньо в поданні списку завдань. Перейдіть до розділу Завдання на лівій бічній панелі, щоб переглянути їх разом у списку.

Щоб звузити список елементів, які ви хочете редагувати, відфільтруйте за статусом елемента, пріоритетом, власником, терміном виконання, фазою проєкту або статусом проєкту.

Виберіть елементи, які хочете оновити, а потім масово відредагуйте будь-яке з наведених полів:

• Тема
• Статус виконання
• Термін виконання
• Дата початку
• Виконавці
• Проєкт
• Дошка/фаза
• Пріоритет

Автоматичне завершення залишкових робочих елементів

Коли проект змінює етап або стан, Pipedrive дозволяє обробляти будь-які залишкові відкриті завдання, підзавдання, дії та віхи без необхідності оновлювати їх поодинці.

Позначити залишкові робочі елементи як виконані

Коли ви переводите проект на його наступний етап або позначаєте його як завершений, Pipedrive дозволяє позначити всі залишкові відкриті робочі елементи на цьому етапі як виконані.

Наприклад, якщо на етапі є чотири завдання і лише одне позначене як виконане, переведення проекту на наступний етап дозволяє одночасно закрити решту трьох.

Видалити залишкові робочі елементи

Коли ви скасовуєте проект, Pipedrive дозволяє видалити будь-які залишкові відкриті робочі елементи замість того, щоб позначати їх як виконані, оскільки робота над проектом не продовжиться.

Слідкуйте за термінами

Налаштуйте зведений лист, який надсилатиме терміни робочих елементів на вашу електронну пошту.

Увімкнення зведеного листа

Клацніть значок лампочки у верхньому правому куті, потім натисніть значок шестерні й виберіть «Керування сповіщеннями».

Увімкніть «Отримувати листи зі сповіщеннями» та встановіть час, коли має надсилатися лист.

Щоб додати роботу над проєктом до електронного листа, прокрутіть до розділу типи сповіщень. Кожне налаштування містить різні елементи, тому ввімкніть те, яке відповідає тому, що ви хочете бачити:

• Щоб отримувати активності, розгорніть «Нагадування про активності» і увімкніть «Включити у зведений лист»

• Щоб отримувати завдання, підзавдання та віхи, розгорніть «Завдання проєкту» і увімкніть «Включити у зведений лист»

Ви можете увімкнути один або обидва варіанти, залежно від того, які робочі елементи ви хочете бачити.

Відкривайте завдання безпосередньо з листа

Коли ви відкриєте зведений лист, клацніть будь-який робочий елемент, щоб перейти до нього в Pipedrive.

Це заощаджує вам час, адже не доведеться шукати завдання вручну, коли ви вже знаєте, що потребує уваги.

Переглядайте завдання поряд із вашими діями

Щоб бачити завдання та віхи у вигляді списку дій, поряд із вашими діями, натисніть «Завдання проєкту».

Це означає, що ви можете бачити та відмічати свої робочі елементи як виконані в одному місці, не переключаючись між двома поданнями.