Kunnskapsbase

Etter hvert som prosjektene vokser, kan det ta mer tid å oppdatere oppgaver, deloppgaver, aktiviteter og milepæler én etter én. Pipedrive gir deg flere måter å legge til, flytte og oppdatere mange arbeidsoppgaver samtidig på, slik at du bruker mindre tid på manuelle oppdateringer og mer tid på å drive arbeidet fremover.

Vi bruker oppgaver, deloppgaver, aktiviteter og milepæler som en samlebetegnelse for arbeidsoppgaver i hele artikkelen. Se Prosjekter: slik planlegger du prosjektet for grunnleggende informasjon om å opprette og redigere én arbeidsoppgave.

Legg til flere oppgaver samtidig

I stedet for å legge til oppgaver én om gangen, kan du legge til en hel liste i ett trinn.

Gå til prosjektets planfane og klikk “+ Oppgave” i fasen eller gruppen der du vil at oppgavene skal ligge.

Lim inn en oppgaveliste, eller trykk Shift + Enter for å legge til hver oppgave på en ny linje. Hvis du legger inn en dato i en oppgave, angir Pipedrive automatisk datoen som oppgavens forfallsdato.

Klikk på «Legg til oppgaver». Du kan deretter redigere den ansvarlige, prioriteten eller andre detaljer for hver oppgave.

Flytt arbeidstidslinjer

Når tidslinjen for et prosjekt endres, må du ofte flytte mer enn én arbeidsoppgave. Gantt-visningen i et prosjekt lar deg flytte en hel fase eller gruppe samtidig.

Flytt arbeidsoppgaver

Velg blokken med arbeidsoppgaver i en fase eller gruppe, og dra deretter for å flytte hele blokken i tid.

Alle arbeidsoppgavene beholder den innbyrdes avstanden. Hvis én oppgave for eksempel starter på mandag og den neste på onsdag, flyttes de til onsdag og fredag når du flytter blokken to dager.

Flytt individuelle arbeidsoppgaver

Hvis bare én arbeidsoppgave må flyttes, drar du den alene i stedet for å velge hele fasen eller gruppen. Dette fungerer på samme måte som å flytte en blokk, men gjelder én enkelt arbeidsoppgave.

Oppdater oppgaver og milepæler i bulk

Du kan masseredigere oppgaver og milepæler direkte fra oppgavelistevisningen. Gå til oppgaver i venstre sidefelt for å se dem samlet i en liste.

For å avgrense hvilke elementer du vil redigere, filtrer etter status, prioritet, eier, forfallsdato, prosjektfase eller prosjektstatus.

Velg elementene du vil oppdatere, og masserediger deretter ett eller flere av følgende felt:

• Emne
• Utført‑status
• Forfallsdato
• Startdato
• Tildelte
• Prosjekt
• Tavle/fase
• Prioritet

Fullfør automatisk gjenværende arbeidsoppgaver

Når et prosjekt endrer fase eller status, lar Pipedrive deg håndtere alle gjenværende åpne oppgaver, deloppgaver, aktiviteter og milepæler uten å oppdatere dem én etter én.

Marker de gjenværende arbeidsoppgavene som fullført

Når du flytter et prosjekt til sin neste fase eller markerer det som fullført, lar Pipedrive deg markere eventuelle gjenværende åpne arbeidsoppgaver i den fasen som fullført.

For eksempel, hvis en fase har fire oppgaver og bare én er markert som fullført, lar det å gå videre til neste fase deg markere de tre andre som fullført samtidig.

Slett gjenværende arbeidsoppgaver

Når du avbryter et prosjekt, lar Pipedrive deg slette eventuelle gjenværende åpne arbeidsoppgaver i stedet for å markere dem som fullført, siden prosjektets arbeid ikke vil fortsette.

Hold oversikt over frister

Sett opp en sammendrags-e-post som sender frister for arbeidsoppgaver til innboksen din.

Aktiver sammendrags-e-post

Klikk på lyspæreikonet øverst til høyre, klikk deretter på tannhjulikonet og velg «Administrer varsler».

Aktiver «Motta e-postvarsler» og angi tidspunktet du ønsker at e-posten skal sendes.

For å inkludere prosjektarbeid i e-posten, bla ned til delen varslingstyper. Innholdet i hver innstilling er forskjellig, så aktiver dem som samsvarer med det du vil se:

• For å motta aktiviteter, utvid «Aktivitetspåminnelser» og aktiver «Inkluder i sammendrags-e-posten»

• For å motta oppgaver, underoppgaver og milepæler, utvid «Prosjektoppgaver» og aktiver «Inkluder i sammendrags-e-posten»

Du kan aktivere én eller begge, avhengig av hvilke arbeidsoppgaver du vil se.

Åpne oppgaver direkte fra e-posten

Når du åpner sammendrags-e-posten, klikker du på en arbeidsoppgave for å gå direkte til den i Pipedrive.

Dette sparer deg for å måtte søke etter oppgaven manuelt når du vet hva som trenger oppmerksomhet.

Se oppgaver ved siden av aktivitetene dine

For å se oppgaver og milepæler i aktivitetslistevisningen, sammen med dine aktiviteter, klikk på «Prosjektoppgaver».

Det betyr at du kan se og merke arbeidsoppgavene dine som utført på ett sted, uten å bytte mellom de to visningene.