Znalostní báze

S růstem projektů může postupná aktualizace úkolů, dílčích úkolů, aktivit a milníků zabrat více času. Pipedrive nabízí několik způsobů, jak hromadně přidávat, přesouvat a aktualizovat pracovní položky, takže méně času věnujete ručním aktualizacím a více času posouvání práce kupředu.

V tomto článku budeme úkoly, dílčí úkoly, aktivity a milníky souhrnně označovat jako pracovní položky. Základní informace o vytváření a úpravách jednotlivých pracovních položek najdete v článku Projects: jak naplánovat projekt.

Přidat úkoly hromadně

Místo přidávání úkolů po jednom můžete vložit celý seznam najednou.

Přejděte na záložku Plánu projektu a klikněte “+ Úkol” ve fázi nebo skupině, kam chcete úkoly umístit.

Vložte seznam úkolů nebo stiskněte Shift + Enter a přidejte každý úkol na nový řádek. Pokud k úkolu přidáte datum, Pipedrive ho automaticky nastaví jako termín splatnosti úkolu.

Klikněte na „Přidat úkoly“. Poté můžete u jednotlivých úkolů upravit přiřazenou osobu, prioritu nebo další podrobnosti.

Posunutí časových plánů

Když se časová osa projektu změní, často je potřeba přesunout více než jednu pracovní položku. Ganttovo zobrazení v projektu umožňuje najednou posunout celou fázi nebo skupinu.

Přesunutí pracovních položek

Vyberte blok pracovních položek v rámci fáze nebo skupiny a poté přetáhněte, abyste posunuli celý blok v čase.

Všechny položky si zachovají vzájemné rozestupy. Pokud například jeden úkol začíná v pondělí a další ve středu, posunutím bloku o dva dny se posunou na středu a pátek.

Přesunutí jednotlivých pracovních položek

Pokud je potřeba přesunout jen jednu položku, přetáhněte ji samostatně, místo abyste vybrali celou fázi nebo skupinu. Funguje to stejně jako posunutí bloku, pouze pro jednu položku.

Hromadná aktualizace úkolů a milníků

Úkoly a milníky můžete hromadně upravovat přímo v zobrazení seznamu úkolů. Přejděte do sekce úkoly na levém postranním panelu, kde je uvidíte uvedené společně.

Pro zúžení položek, které chcete upravit, filtrovat podle stavu položky, priority, vlastníka, termínu, fáze projektu nebo stavu projektu.

Vyberte položky, které chcete aktualizovat, a poté hromadně upravte některé z následujících polí:

• Předmět
• Stav dokončení
• Termín
• Datum zahájení
• Přiřazení
• Projekt
• Tabule/fáze
• Priorita

Automatické dokončení zbývajících pracovních položek

Když se projekt změní fázi nebo stav, Pipedrive vám umožní vyřídit zbývající otevřené úkoly, podúkoly, aktivity a milníky, aniž byste je museli aktualizovat jednotlivě.

Označit zbývající pracovní položky jako dokončené

Když přechodíte projekt do jeho další fáze nebo jej označíte jako dokončený, Pipedrive vám umožní označit všechny zbývající otevřené pracovní položky v této fázi jako dokončené.

Například pokud fáze obsahuje čtyři úkoly a pouze jeden z nich je označen jako dokončený, přechod projektu do další fáze vám umožní uzavřít ostatní tři současně.

Smazat zbývající pracovní položky

Když zrušíte projekt, Pipedrive vám umožní smazat zbývající otevřené pracovní položky místo jejich označení jako dokončené, protože práce na projektu nebude pokračovat.

Mějte přehled o termínech

Nastavte souhrnný e-mail, který vám doručí termíny pracovních položek do vaší schránky.

Povolit souhrnný e-mail

Klikněte na ikonu žárovky v pravém horním rohu, pak klikněte na ikonu ozubeného kola a vyberte „Spravovat oznámení”.

Povolte „Přijímat e-mailová oznámení” a nastavte čas, kdy chcete, aby byl e-mail odeslán.

Chcete-li do e-mailu zahrnout pracovní položky projektu, posuňte se do části typy oznámení. Jednotlivá nastavení zahrnují různé položky, proto povolte ta, která odpovídají tomu, co chcete zobrazit:

• Chcete-li dostávat aktivity, rozbalte „Připomenutí aktivit” a povolte „Zahrnout do souhrnného e-mailu”

• Chcete-li dostávat úkoly, podúkoly a milníky, rozbalte „Projektové úkoly” a povolte „Zahrnout do souhrnného e-mailu”

Můžete povolit jedno nebo obě, podle toho, které pracovní položky chcete vidět.

Otevřete úkoly přímo z e-mailu

Když otevřete souhrnný e-mail, klikněte na kteroukoliv pracovní položku a přejdete k ní přímo v Pipedrive.

Tím ušetříte ruční hledání úkolu, když už víte, co vyžaduje pozornost.

Zobrazte úkoly vedle vašich aktivit

Chcete-li zobrazit úkoly a milníky v zobrazení seznamu aktivit, společně s vašimi aktivitami, klikněte na „Projektové úkoly“.

To znamená, že můžete zobrazit a označit své pracovní položky jako dokončené na jednom místě, aniž byste přepínali mezi oběma zobrazeními.