Znalostní báze

Jak vaše projekty rostou, může aktualizace úkolů, podúkolů, aktivit a milníků po jednom zabrat více času. Pipedrive vám nabízí několik způsobů, jak hromadně přidávat, přesouvat a aktualizovat pracovní položky, takže trávíte méně času ručními aktualizacemi a více času posouváním práce vpřed.

V tomto článku budeme úkoly, podúkoly, aktivity a milníky souhrnně nazývat pracovní položky. Pro základy vytváření a úpravy jedné pracovní položky viz Projekty: jak naplánovat váš projekt.

Přidat úkoly hromadně

Místo přidávání úkolů po jednom můžete vložit celý seznam najednou.

Přejděte na záložku Plánu projektu a klikněte “+ Úkol” ve fázi nebo skupině, kam chcete úkoly umístit.

Vložte seznam úkolů, nebo stiskněte Shift + Enter, abyste každý úkol přidali na nový řádek. Pokud u úkolu zadáte datum, Pipedrive toto datum automaticky nastaví jako termín splnění úkolu.

Klikněte “Přidat úkoly”. Poté můžete upravit přiřazenou osobu, prioritu nebo další podrobnosti u jednotlivých úkolů.

Posunutí časových plánů

Když se změní časový plán projektu, často je potřeba přesunout více než jednu pracovní položku. V rámci projektu vám Ganttovo zobrazení umožní posunout najednou celou fázi nebo skupinu.

Přesunutí pracovních položek

Vyberte blok pracovních položek v rámci fáze nebo skupiny a poté přetáhněte, abyste posunuli celý blok v čase.

Všechny položky si zachovají vzájemné časové rozestupy. Například pokud jeden úkol začíná v pondělí a další ve středu, posunutí bloku o dva dny je přesune na středu a pátek.

Přesunutí jednotlivých pracovních položek

Pokud je potřeba přesunout pouze jednu položku, přetáhněte pouze tuto položku místo výběru celé fáze nebo skupiny. Funguje to stejným způsobem jako posunutí bloku, pouze pro jedinou položku.

Hromadná aktualizace úkolů a milníků

Můžete hromadně upravovat úkoly a milníky přímo ve zobrazení seznamu úkolů. V levém postranním panelu přejděte na úkoly, abyste je viděli pohromadě.

Pro zúžení položek, které chcete upravit, filtrovat podle stavu položky, priority, vlastníka, termínu, fáze projektu nebo stavu projektu.

Vyberte položky, které chcete aktualizovat, a poté hromadně upravte některé z následujících polí:

• Předmět
• Stav dokončení
• Termín
• Datum zahájení
• Přiřazení
• Projekt
• Tabule/fáze
• Priorita

Automatické dokončení zbývajících pracovních položek

Když se projekt změní fázi nebo stav, Pipedrive vám umožní vyřídit zbývající otevřené úkoly, podúkoly, aktivity a milníky, aniž byste je museli aktualizovat jednotlivě.

Označit zbývající pracovní položky jako dokončené

Když přechodíte projekt do jeho další fáze nebo jej označíte jako dokončený, Pipedrive vám umožní označit všechny zbývající otevřené pracovní položky v této fázi jako dokončené.

Například pokud fáze obsahuje čtyři úkoly a pouze jeden z nich je označen jako dokončený, přechod projektu do další fáze vám umožní uzavřít ostatní tři současně.

Smazat zbývající pracovní položky

Když zrušíte projekt, Pipedrive vám umožní smazat zbývající otevřené pracovní položky místo jejich označení jako dokončené, protože práce na projektu nebude pokračovat.

Mějte přehled o termínech

Nastavte souhrnný e-mail, který vám doručí termíny pracovních položek do vaší schránky.

Povolit souhrnný e-mail

Klikněte na ikonu žárovky v pravém horním rohu, pak klikněte na ikonu ozubeného kola a vyberte „Spravovat oznámení”.

Povolte „Přijímat e-mailová oznámení” a nastavte čas, kdy chcete, aby byl e-mail odeslán.

Chcete-li do e-mailu zahrnout práci na projektech, přejděte do sekce typy oznámení. Každé nastavení zahrnuje jiné položky, proto povolte to, které odpovídá tomu, co chcete vidět:

• Chcete-li dostávat aktivity, rozbalte „Připomenutí aktivit” a povolte „Zahrnout do souhrnného e-mailu”

• Chcete-li dostávat úkoly, podúkoly a milníky, rozbalte „Projektové úkoly” a povolte „Zahrnout do souhrnného e-mailu”

Můžete povolit jedno nebo obě, podle toho, které pracovní položky chcete vidět.

Otevřete úkoly přímo z e-mailu

Když otevřete souhrnný e-mail, klikněte na kteroukoliv pracovní položku a přejdete k ní přímo v Pipedrive.

Tím ušetříte ruční hledání úkolu, když už víte, co vyžaduje pozornost.

Zobrazte úkoly vedle vašich aktivit

Chcete-li zobrazit úkoly a milníky v zobrazení seznamu aktivit, společně s vašimi aktivitami, klikněte na „Projektové úkoly“.

To znamená, že můžete zobrazit a označit své pracovní položky jako dokončené na jednom místě, aniž byste přepínali mezi oběma zobrazeními.