Base de connaissances

À mesure que vos projets prennent de l'ampleur, la mise à jour des tâches, des sous-tâches, des activités et des jalons un par un peut prendre plus de temps. Pipedrive propose plusieurs façons d'ajouter, de décaler et de mettre à jour des éléments de travail en bloc. Vous passez ainsi moins de temps à les mettre à jour manuellement et davantage à faire avancer le travail.

Dans cet article, nous appellerons collectivement les tâches, les sous-tâches, les activités et les jalons des éléments de travail. Pour connaître les bases de la création et de la modification d'un élément de travail individuel, consultez Projects : planifier votre projet.

Ajouter des tâches en bloc

Au lieu d'ajouter les tâches une par une, ajoutez une liste entière en une seule étape.

Accédez à l’onglet « Planning » du projet et cliquez sur « + Tâche » dans la phase ou le groupe où vous souhaitez placer les tâches.

Collez une liste de tâches ou appuyez sur Shift + Enter pour ajouter chaque tâche sur une nouvelle ligne. Si vous associez une date à une tâche, Pipedrive la définit automatiquement comme date d’échéance de cette tâche.

Cliquez sur « Ajouter des tâches ». Vous pouvez ensuite modifier le responsable, la priorité ou d’autres informations pour chaque tâche.

Décaler les calendriers de travail

Lorsque le calendrier d’un projet change, vous devez souvent déplacer plusieurs éléments de travail. Dans un projet, vous pouvez décaler une phase ou un groupe entiers à la fois dans la vue Gantt.

Déplacer des éléments de travail

Sélectionnez le bloc d'éléments de travail d'une phase ou d'un groupe, puis faites-le glisser pour décaler tous ses éléments dans le temps.

L'espacement entre les éléments reste le même. Par exemple, si une tâche commence le lundi et la suivante le mercredi, un décalage du bloc de deux jours reporte leur début au mercredi et au vendredi.

Déplacer des éléments de travail individuellement

Si vous ne devez déplacer qu'un seul élément, faites-le glisser seul au lieu de sélectionner toute la phase ou tout le groupe. Le principe est le même que pour décaler un bloc, mais ne s'applique qu'à un seul élément.

Mettre à jour des tâches et des jalons en bloc

Vous pouvez modifier en bloc les tâches et les jalons directement depuis la vue en liste des tâches. Accédez à Tâches dans la barre latérale gauche pour les voir dans une même liste.

Pour limiter les éléments à modifier, filtrez-les par statut de l'élément, priorité, propriétaire, date d'échéance, phase du projet ou statut du projet.

Sélectionnez les éléments à mettre à jour, puis modifiez en bloc un ou plusieurs des champs suivants :

• Sujet
• Terminé
• Date d'échéance
• Date de début
• Responsables
• Projet
• Tableau/Phase
• Priorité

Terminer automatiquement les éléments de travail restants

Lorsqu'un projet change de phase ou de statut, vous pouvez traiter les tâches, sous-tâches, activités et jalons encore en cours sans les mettre à jour un par un.

Marquer les éléments de travail restants comme terminés

Lorsque vous faites passer un projet à sa phase suivante ou que vous le marquez comme terminé, vous pouvez marquer comme terminés les éléments de travail encore en cours dans cette phase.

Par exemple, si une phase comporte quatre tâches et qu’une seule est marquée comme terminée, vous pouvez marquer les trois autres comme terminées en même temps lorsque vous faites passer le projet à la phase suivante.

Supprimer les éléments de travail restants

Lorsque vous annulez un projet, vous pouvez supprimer les éléments de travail encore en cours au lieu de les marquer comme terminés, puisque le travail sur ce projet ne se poursuivra pas.

Suivre les échéances

Configurez un e-mail récapitulatif pour recevoir les échéances des éléments de travail dans votre boîte de réception.

Activer l'e-mail récapitulatif

Cliquez sur l'icône ampoule en haut à droite, puis sur l'icône engrenage et sélectionnez « Gérer les notifications ».

Activez « Recevoir des e-mails de notification » et définissez l’heure à laquelle l’e-mail doit être envoyé.

Pour inclure les éléments de travail du projet dans l'e-mail, faites défiler jusqu'à la section types de notifications. Le contenu varie selon le paramètre. Activez celui ou ceux qui correspondent aux éléments que vous souhaitez voir :

• Pour recevoir les activités, développez « Rappels d'activité » et activez « Inclure dans l'e-mail récapitulatif »

• Pour recevoir les tâches, les sous-tâches et les jalons, développez « Tâches du projet » et activez « Inclure dans l'e-mail récapitulatif »

Vous pouvez activer l'un des deux paramètres ou les deux, selon les éléments de travail que vous souhaitez voir.

Ouvrir des tâches directement depuis l'e-mail

Lorsque vous ouvrez l'e-mail récapitulatif, cliquez sur un élément de travail pour y accéder directement dans Pipedrive.

Une fois que vous savez quelle tâche nécessite votre attention, vous n’avez plus à la rechercher manuellement.

Afficher les tâches avec vos activités

Pour afficher les tâches et les jalons dans la vue en liste des activités, aux côtés de vos activités, cliquez sur « Tâches du projet ».

Vous pouvez ainsi afficher et marquer vos éléments de travail comme terminés au même endroit, sans passer d'une vue à l'autre.