Kunskapsbas

När dina projekt växer kan det ta längre tid att uppdatera arbetsuppgifter, deluppgifter, aktiviteter och milstolpar en i taget. Pipedrive erbjuder flera sätt att lägga till, flytta och uppdatera arbetsobjekt samtidigt, så att du lägger mindre tid på manuella uppdateringar och mer tid på att föra arbetet framåt.

I den här artikeln använder vi samlingsnamnet arbetsobjekt för arbetsuppgifter, deluppgifter, aktiviteter och milstolpar. Läs mer om grunderna i att skapa och redigera ett enskilt arbetsobjekt i Projects: så här planerar du projektet.

Lägg till flera uppgifter på en gång

Istället för att lägga till uppgifter en i taget kan du lägga till en hel lista i ett enda steg.

Gå till projektets flik Plan och klicka på “+ Uppgift” i den fas eller grupp där du vill att uppgifterna ska vara.

Klistra in en lista med arbetsuppgifter eller tryck på Shift + Enter för att lägga till var och en på en ny rad. Om du lägger till ett datum i en arbetsuppgift anger Pipedrive automatiskt det datumet som arbetsuppgiftens förfallodatum.

Klicka på ”Lägg till arbetsuppgifter”. Du kan redigera ansvarig, prioritet eller andra uppgifter för varje arbetsuppgift efteråt.

Flytta arbetsuppgifternas tidslinjer

När ett projekts tidslinje ändras behöver du ofta flytta fler än ett arbetsobjekt. I ett projekt kan du i Gantt-vyn flytta en hel fas eller grupp samtidigt.

Flytta arbetsuppgifter

Markera blocket med arbetsuppgifter i en fas eller grupp och dra sedan för att flytta hela blocket i tiden.

Alla arbetsobjekt behåller sina inbördes tidsavstånd. Om en arbetsuppgift till exempel börjar på måndag och nästa på onsdag flyttas de till onsdag respektive fredag om du flyttar blocket två dagar.

Flytta enskilda arbetsuppgifter

Om endast ett objekt behöver flyttas, dra det separat i stället för att välja hela fasen eller gruppen. Det fungerar på samma sätt som att flytta ett block, men för ett enskilt objekt.

Uppdatera uppgifter och milstolpar i bulk

Du kan massredigera arbetsuppgifter och milstolpar direkt från arbetsuppgiftslistvyn. Gå till arbetsuppgifter i det vänstra sidofältet för att se dem i en lista.

För att begränsa de poster du vill redigera, filtrera efter poststatus, prioritet, ägare, förfallodatum, projektfas eller projektstatus.

Välj de poster du vill uppdatera och redigera sedan något av följande fält i bulk:

• Ämne
• Slutfört status
• Förfallodatum
• Startdatum
• Ansvariga
• Projekt
• Board/fas
• Prioritet

Automatiskt slutför återstående arbetsuppgifter

När ett projekt byter fas eller status låter Pipedrive dig hantera eventuella återstående öppna uppgifter, deluppgifter, aktiviteter och milstolpar utan att uppdatera dem en och en.

Markera återstående arbetsuppgifter som utförda

När du flyttar ett projekt till dess nästa fas eller markerar det som slutfört låter Pipedrive dig markera eventuella återstående öppna arbetsuppgifter i den fasen som utförda.

Till exempel, om en fas har fyra uppgifter och bara en är markerad som utförd, kan du när projektet förs vidare till nästa fas stänga de övriga tre samtidigt.

Ta bort återstående arbetsuppgifter

När du avbryter ett projekt låter Pipedrive dig ta bort eventuella återstående öppna arbetsuppgifter istället för att markera dem som utförda, eftersom projektets arbete inte kommer att fortsätta.

Håll koll på tidsfrister

Ställ in ett sammanfattningsmejl som skickar arbetsobjektens tidsfrister till din inkorg.

Aktivera sammanfattningsmejl

Klicka på glödlampikonen uppe till höger, klicka sedan på kugghjulsikonen och välj "Hantera aviseringar".

Aktivera "Ta emot aviseringar via e-post" och ställ in vilken tid du vill att mejlet skickas.

Om du vill inkludera projektarbete i mejlet bläddrar du till avsnittet aviseringstyper. Inställningarna innehåller olika saker, så aktivera den som motsvarar det du vill se:

• För att ta emot aktiviteter, fäll ut "Aktivitetspåminnelser" och aktivera "Inkludera i sammanfattningsmejl"

• För att ta emot uppgifter, deluppgifter och milstolpar, fäll ut "Projektuppgifter" och aktivera "Inkludera i sammanfattningsmejl"

Du kan aktivera ett eller båda, beroende på vilka arbetsobjekt du vill se.

Öppna uppgifter direkt från mejlet

När du öppnar sammanfattningsmejlet, klicka på ett arbetsobjekt för att komma direkt till det i Pipedrive.

Detta sparar dig från att behöva söka efter uppgiften manuellt när du vet vad som behöver uppmärksamhet.

Visa uppgifter tillsammans med dina aktiviteter

För att se uppgifter och milstolpar i aktivitetslistvyn, tillsammans med dina aktiviteter, klicka på “Projektuppgifter”.

Detta innebär att du kan se och markera dina arbetsuppgifter som utförda på ett och samma ställe, utan att växla mellan de två vyerna.