Tietokanta

Projektien kasvaessa tehtävien, alitehtävien, aktiviteettien ja virstanpylväiden päivittäminen yksitellen voi viedä enemmän aikaa. Pipedrive tarjoaa useita tapoja lisätä, siirtää ja päivittää työkohteita joukkona, jotta käytät vähemmän aikaa manuaalisiin päivityksiin ja enemmän työn edistämiseen.

Tässä artikkelissa käytämme tehtävistä, alitehtävistä, aktiviteeteista ja virstanpylväistä yhteisnimitystä työkohteet. Yksittäisen työkohteen luomisen ja muokkaamisen perusteet löydät artikkelista Projects: näin suunnittelet projektisi.

Lisää tehtäviä kerralla

Sen sijaan, että lisäisit tehtäviä yksi kerrallaan, lisää koko lista yhdellä kertaa.

Siirry projektin suunnitelma-välilehdelle ja napsauta “+ Task” siinä vaiheessa tai ryhmässä, johon haluat tehtävien kuuluvan.

Liitä tehtäväluettelo tai paina Shift + Enter lisätäksesi jokaisen tehtävän uudelle riville. Jos lisäät tehtävän yhteyteen päivämäärän, Pipedrive asettaa sen automaattisesti tehtävän määräpäiväksi.

Napsauta ”Lisää tehtäviä”. Voit muokata myöhemmin kunkin tehtävän vastuuhenkilöä, prioriteettia tai muita tietoja.

Aikataulujen siirtäminen

Kun projektin aikataulu muuttuu, sinun on usein siirrettävä useampaa kuin yhtä työkohdetta. Projektin Gantt-näkymässä voit siirtää koko vaiheen tai ryhmän kerralla.

Työtehtävien siirtäminen

Valitse vaiheen tai ryhmän työtehtävälohko ja vedä sitä siirtääksesi koko lohkon ajassa.

Kaikki kohteet säilyttävät keskinäiset välinsä. Jos esimerkiksi yksi tehtävä alkaa maanantaina ja seuraava keskiviikkona, lohkon siirtäminen kahdella päivällä siirtää ne keskiviikolle ja perjantaille.

Yksittäisten työtehtävien siirtäminen

Jos vain yksi kohde on siirrettävä, vedä sitä erikseen sen sijaan, että valitsisit koko vaiheen tai ryhmän. Tämä toimii samalla tavalla kuin lohkon siirtäminen, mutta koskee vain yhtä kohdetta.

Päivitä tehtävät ja virstanpylväät massamuokkauksena

Voit joukkomuokata tehtäviä ja välitavoitteita suoraan tehtäväluettelonäkymässä. Siirry vasemman sivupalkin kohtaan tehtävät, jotta näet ne yhdessä lueteltuina.

Rajaa muokattavia kohteita suodattamalla kohteen tilan, prioriteetin, omistajan, eräpäivän, projektin vaiheen tai projektin tilan mukaan.

Valitse päivitettävät kohteet, ja muokkaa massana mitä tahansa seuraavista kentistä:

• Aihe
• Valmis-tila
• Eräpäivä
• Aloituspäivä
• Vastuuhenkilöt
• Projekti
• Taulu/vaihe
• Prioriteetti

Merkitse jäljellä olevat tehtävät valmiiksi automaattisesti

Kun projekti vaihtaa vaihetta tai tilaa, Pipedrive antaa sinun käsitellä kaikki jäljellä olevat avoimet tehtävät, alitehtävät, aktiviteetit ja virstanpylväät ilman, että sinun tarvitsee päivittää niitä yksitellen.

Merkitse jäljellä olevat tehtävät valmiiksi

Kun siirrät projektin sen seuraavaan vaiheeseen tai merkitset sen valmiiksi, Pipedrive antaa sinun merkitä kyseisen vaiheen kaikki jäljellä olevat avoimet tehtävät valmiiksi.

Esimerkiksi, jos vaiheessa on neljä tehtävää ja vain yksi on merkitty valmiiksi, projektin siirtäminen seuraavaan vaiheeseen antaa sinun merkitä muut kolme valmiiksi samalla kertaa.

Poista jäljellä olevat tehtävät

Kun peruutat projektin, Pipedrive antaa sinun poistaa kaikki jäljellä olevat avoimet tehtävät sen sijaan, että merkitsisit ne valmiiksi, koska projektin työt eivät jatku.

Pidä määräajat hallinnassa

Aseta yhteenvedon sähköposti, joka toimittaa työtehtävien määräajat sähköpostiisi.

Ota yhteenvedon sähköposti käyttöön

Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa lamppuikonia, sitten ratasikonia ja valitse “Hallinnoi ilmoituksia”.

Ota käyttöön “Vastaanota ilmoitussähköposteja” ja aseta aika, jolloin haluat sähköpostin lähetettävän.

Jos haluat sisällyttää projektityön sähköpostiin, vieritä ilmoitustyypit -osioon. Eri asetukset sisältävät eri asioita, joten ota käyttöön se asetus, joka vastaa sitä, mitä haluat nähdä:

• Jos haluat vastaanottaa aktiviteetteja, laajenna “Aktiviteettimuistutukset” ja ota käyttöön “Sisällytä yhteenvedon sähköpostiin”

• Jos haluat vastaanottaa tehtäviä, alitehtäviä ja virstanpylväitä, laajenna “Projektitehtävät” ja ota käyttöön “Sisällytä yhteenvedon sähköpostiin”

Voit ottaa käyttöön joko yhden tai molemmat vaihtoehdot sen mukaan, mitä työkohtia haluat nähdä.

Avaa tehtävät suoraan sähköpostista

Kun avaat yhteenvedon sähköpostin, napsauta mitä tahansa työkohtaa siirtyäksesi suoraan siihen Pipedrivessä.

Tämän ansiosta sinun ei tarvitse etsiä tehtävää manuaalisesti, kun tiedät, mikä vaatii huomiota.

Näytä tehtävät aktiviteettiesi rinnalla

Jos haluat nähdä tehtävät ja virstanpylväät aktiviteettien listanäkymässä rinnakkain aktiviteettiesi kanssa, valitse “Projektitehtävät”.

Tämä tarkoittaa, että voit nähdä ja merkitä työtehtäväsi tehdyiksi samassa paikassa ilman, että joudut vaihtamaan näkymien välillä.