Baza wiedzy

W miarę rozwoju projektów aktualizowanie zadań, podzadań, aktywności i kamieni milowych pojedynczo może zabierać dużo czasu. Pipedrive oferuje kilka sposobów dodawania, przesuwania i masowej aktualizacji elementów pracy, dzięki czemu poświęcasz mniej czasu na ręczne zmiany, a więcej na realizację pracy.

W całym artykule będziemy odnosić się do zadań, podzadań, aktywności i kamieni milowych łącznie jako elementy pracy. Aby poznać podstawy tworzenia i edytowania pojedynczego elementu pracy, zobacz Projects: jak zaplanować projekt.

Dodaj zadania masowo

Zamiast dodawać zadania pojedynczo, dodaj całą listę w jednym kroku.

Przejdź do zakładki planu projektu i kliknij “+ Task” w fazie lub grupie, w której chcesz umieścić zadania.

Wklej listę zadań lub naciśnij Shift + Enter, aby dodać każde z nich w nowej linii. Jeśli do zadania dołączysz datę, Pipedrive automatycznie ustawi tę datę jako termin wykonania zadania.

Kliknij “Add tasks”. Możesz potem edytować wykonawcę, priorytet lub inne szczegóły dla każdego zadania.

Harmonogramy pracy

Gdy harmonogram projektu się zmienia, często trzeba przesunąć więcej niż jedno zadanie. The widok Gantta w projekcie pozwala przesunąć cały etap lub grupę naraz.

Przesuwanie zadań

Wybierz blok zadań w etapie lub grupie, a następnie przeciągnij, aby przesunąć cały blok w czasie.

Wszystkie elementy zachowują odstępy względem siebie. Na przykład, jeśli jedno zadanie zaczyna się w poniedziałek, a kolejne w środę, przesunięcie bloku o dwa dni spowoduje, że będą się zaczynać odpowiednio w środę i piątek.

Przesuwanie pojedynczych zadań

Jeśli trzeba przesunąć tylko jedno zadanie, przeciągnij je bez wybierania całego etapu lub grupy. Działa to tak samo jak przesuwanie bloku, tyle że dotyczy pojedynczego zadania.

Masowa aktualizacja zadań i kamieni milowych

Możesz masowo edytować zadania i kamienie milowe bezpośrednio z widoku listy zadań. Przejdź do zadań w lewym pasku bocznym, aby zobaczyć je razem.

Aby zawęzić listę elementów, które chcesz edytować, użyj filtrowania według statusu, priorytetu, właściciela, terminu, fazy projektu lub statusu projektu.

Wybierz elementy, które chcesz zaktualizować, a następnie masowo edytuj dowolne z następujących pól:

• Temat
• Status ukończenia
• Termin
• Data rozpoczęcia
• Osoby przypisane
• Projekt
• Tablica/faza
• Priorytet

Automatyczne ukończenie pozostałych elementów pracy

Gdy projekt zmienia fazę lub status, Pipedrive pozwala obsłużyć wszystkie pozostałe otwarte zadania, podzadania, aktywności i kamienie milowe bez konieczności aktualizowania ich pojedynczo.

Oznacz pozostałe elementy pracy jako wykonane

Kiedy przenosisz projekt do jego następnej fazy lub oznaczasz go jako zakończony, Pipedrive pozwala oznaczyć wszystkie pozostałe otwarte elementy pracy w tej fazie jako wykonane.

Na przykład, jeśli faza zawiera cztery zadania, a tylko jedno zostało oznaczone jako wykonane, przejście projektu do następnej fazy pozwala jednocześnie zamknąć pozostałe trzy.

Usuń pozostałe elementy pracy

Gdy anulujesz projekt, Pipedrive umożliwia usunięcie wszystkich pozostałych otwartych elementów pracy zamiast oznaczania ich jako wykonane, ponieważ prace nad projektem nie będą kontynuowane.

Miej terminy pod kontrolą

Skonfiguruj e-mail z podsumowaniem, który przyniesie terminy elementów pracy do Twojej skrzynki odbiorczej.

Włącz e-mail podsumowujący

Kliknij ikonę żarówki w prawym górnym rogu, potem kliknij ikonę koła zębatego i wybierz „Zarządzaj powiadomieniami”.

Włącz „Otrzymuj e-maile z powiadomieniami” i ustaw godzinę, o której chcesz, aby wiadomość została wysłana.

Aby uwzględnić pracę przy projektach w wiadomości, przewiń do sekcji typy powiadomień. Każde ustawienie obejmuje inne elementy, więc włącz to, które odpowiada temu, co chcesz zobaczyć:

• Aby otrzymywać aktywności, rozwiń „Przypomnienia o aktywnościach” i włącz „Dołącz do wiadomości podsumowującej”

• Aby otrzymywać zadania, podzadania i kamienie milowe, rozwiń „Zadania projektu” i włącz „Dołącz do wiadomości podsumowującej”

Możesz włączyć jedno lub oba, w zależności od tego, które elementy pracy chcesz widzieć.

Otwieraj zadania bezpośrednio z e-maila

Gdy otworzysz e-mail z podsumowaniem, kliknij dowolny element pracy, aby przejść bezpośrednio do niego w Pipedrive.

Dzięki temu nie musisz wyszukiwać zadania ręcznie, gdy już wiesz, co wymaga uwagi.

Wyświetl zadania obok swoich aktywności

Aby zobaczyć zadania i kamienie milowe w widoku listy aktywności, obok swoich aktywności, kliknij „Zadania projektu”.

Oznacza to, że możesz zobaczyć i oznaczyć swoje zadania jako wykonane w jednym miejscu, bez przełączania się między dwoma widokami.