ฐานความรู้

เมื่อโปรเจ็กต์ของคุณเติบโตขึ้น การอัปเดต งาน, งานย่อย, กิจกรรม และ เหตุการณ์สำคัญ ทีละรายการอาจใช้เวลามากขึ้น Pipedrive มีหลายวิธีให้คุณเพิ่ม เลื่อน และอัปเดตรายการงานเป็นกลุ่ม เพื่อให้คุณใช้เวลาน้อยลงกับการอัปเดตด้วยมือ และมีเวลามากขึ้นในการขับเคลื่อนงานไปข้างหน้า.

เราจะเรียก งาน, งานย่อย, กิจกรรม และ เหตุการณ์สำคัญ รวมกันว่า รายการงาน ตลอดบทความนี้ สำหรับพื้นฐานการสร้างและแก้ไขรายการงานเดี่ยว ดู Projects: วิธีวางแผนโปรเจ็กต์ของคุณ.

เพิ่มงานเป็นกลุ่ม

แทนที่จะเพิ่มงานทีละงาน ให้เพิ่มรายการทั้งหมดในขั้นตอนเดียว

ไปที่แท็บแผนของโปรเจกต์ แล้วคลิก “+ Task” ใน phase หรือ group ที่คุณต้องการให้มีงาน

วางรายการงาน หรือกด Shift + Enter เพื่อเพิ่มแต่ละงานในบรรทัดใหม่ หากคุณระบุวันที่กับงาน Pipedrive จะตั้งค่าวันดังกล่าวเป็นวันครบกำหนดของงานโดยอัตโนมัติ

คลิก “Add tasks”. คุณสามารถแก้ไขผู้รับมอบหมาย ลำดับความสำคัญ หรือรายละเอียดอื่นๆ ของแต่ละงานได้ภายหลัง

การเลื่อนไทม์ไลน์ของงาน

เมื่อไทม์ไลน์ของโครงการเปลี่ยนไป มักจะต้องย้ายมากกว่าหนึ่งรายการงาน มุมมอง Gantt ภายในโครงการช่วยให้คุณเลื่อนทั้งเฟสหรือทั้งกลุ่มพร้อมกันได้

ย้ายรายการงาน

เลือกบล็อกรายการงานในเฟสหรือกลุ่ม จากนั้นลากเพื่อเลื่อนทั้งบล็อกตามเวลา

รายการทั้งหมดจะคงระยะห่างกันไว้เมื่อเทียบกัน เช่น ถ้างานหนึ่งเริ่มในวันจันทร์และงานถัดไปเริ่มในวันพุธ การเลื่อนบล็อกไปสองวันจะย้ายพวกมันไปเป็นวันพุธและวันศุกร์

ย้ายรายการงานทีละรายการ

ถ้าต้องการย้ายเพียงรายการเดียว ให้ลากรายการนั้นโดยตรงแทนที่จะเลือกทั้งเฟสหรือทั้งกลุ่ม วิธีนี้ทำงานเหมือนกับการเลื่อนบล็อก เพียงแต่ใช้กับรายการเดียวเท่านั้น

อัปเดตงานและหลักชัยแบบเป็นกลุ่ม

คุณสามารถ แก้ไขแบบเป็นกลุ่ม งานและหลักชัยได้โดยตรงจากมุมมองรายการงาน ไปที่ งาน ในแถบด้านซ้ายเพื่อดูรายการรวมกัน

เพื่อจำกัดรายการที่คุณต้องการแก้ไข ให้ กรอง ตามสถานะรายการ ลำดับความสำคัญ ผู้รับมอบหมาย วันที่ครบกำหนด ระยะของโครงการ หรือสถานะโครงการ

เลือกรายการที่คุณต้องการอัปเดต จากนั้นแก้ไขแบบเป็นกลุ่มได้ในฟิลด์ใดๆ ต่อไปนี้:

• หัวข้อ
• สถานะเสร็จสิ้น
• วันที่ครบกำหนด
• วันที่เริ่มต้น
• ผู้รับมอบหมาย
• โครงการ
• บอร์ด/ระยะ
• ลำดับความสำคัญ

ทำให้งานที่เหลือเสร็จโดยอัตโนมัติ

เมื่อโปรเจกต์เปลี่ยน เฟส หรือ สถานะ Pipedrive ช่วยให้คุณจัดการงานที่ยังเปิดอยู่ งานย่อย กิจกรรม และเหตุการณ์สำคัญที่เหลืออยู่ได้โดยไม่ต้องอัปเดตทีละรายการ

ทำเครื่องหมายงานที่เหลือว่าเสร็จ

เมื่อคุณย้ายโปรเจกต์ไปยัง เฟสถัดไป หรือ ทำเครื่องหมายว่าเสร็จ Pipedrive จะให้คุณทำเครื่องหมายให้งานที่ยังเปิดอยู่ในเฟสนั้นว่าเป็นเสร็จได้

ตัวอย่างเช่น หากเฟสมีงาน 4 รายการและมีเพียงหนึ่งรายการที่ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จ การเปลี่ยนโปรเจกต์ไปยังเฟสถัดไปจะช่วยให้คุณปิดอีกสามรายการพร้อมกันได้

ลบงานที่เหลือ

เมื่อคุณ ยกเลิกโปรเจกต์ Pipedrive จะให้คุณลบงานที่ยังเปิดอยู่แทนที่จะทำเครื่องหมายว่าเสร็จ เนื่องจากงานของโปรเจกต์จะไม่ดำเนินต่อ

ไม่พลาดกำหนดส่งงาน

ตั้งค่าอีเมลสรุปที่ส่งกำหนดส่งของรายการงานไปยังกล่องจดหมายของคุณ.

เปิดใช้งานอีเมลสรุป

คลิกไอคอนหลอดไฟที่มุมขวาบน แล้วคลิกไอคอนฟันเฟืองและเลือก “จัดการการแจ้งเตือน”.

เปิดใช้งาน “รับอีเมลแจ้งเตือน” และตั้งเวลาที่คุณต้องการให้อีเมลถูกส่ง.

หากต้องการรวมงานโครงการในอีเมล ให้เลื่อนลงไปที่ส่วน ประเภทการแจ้งเตือน แต่ละการตั้งค่าจะรวมสิ่งที่แตกต่างกัน ดังนั้นให้เปิดการตั้งค่าที่ตรงกับสิ่งที่คุณต้องการเห็น:

• หากต้องการรับ กิจกรรม ให้ขยาย “การเตือนกิจกรรม” แล้วเปิดใช้งาน “รวมในการอีเมลสรุป”

• หากต้องการรับ งาน, งานย่อย และ เหตุการณ์สำคัญ ให้ขยาย “งานโครงการ” แล้วเปิดใช้งาน “รวมในการอีเมลสรุป”

คุณสามารถเปิดใช้งานอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่าง ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเห็นรายการงานใด.

เปิดงานโดยตรงจากอีเมล

เมื่อคุณเปิดอีเมลสรุป ให้คลิกที่รายการงานใดก็ได้เพื่อไปยังรายการนั้นโดยตรงใน Pipedrive.

วิธีนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องค้นหางานด้วยตัวเองเมื่อคุณทราบแล้วว่างานใดต้องได้รับความสนใจ.

ดูงานควบคู่กับกิจกรรมของคุณ

หากต้องการดูงานและเหตุการณ์สำคัญใน มุมมองรายการกิจกรรม พร้อมกับ กิจกรรมของคุณ ให้คลิก “งานโครงการ”.

ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถดูและทำเครื่องหมายว่างานของคุณว่าเสร็จแล้วได้ในที่เดียว โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างมุมมองทั้งสอง