Kunskapsbas

I takt med att dina projekt växer kan det ta längre tid att uppdatera uppgifter, deluppgifter, aktiviteter och milstolpar en och en. Pipedrive ger dig flera sätt att lägga till, flytta och uppdatera arbetsobjekt i större mängd, så att du spenderar mindre tid på manuella uppdateringar och mer tid på att driva arbetet framåt.

I denna artikel kommer vi att hänvisa till uppgifter, deluppgifter, aktiviteter och milstolpar gemensamt som arbetsobjekt. För grunderna i att skapa och redigera ett enskilt arbetsobjekt, se Projects: hur du planerar ditt projekt.

Lägg till flera uppgifter på en gång

Istället för att lägga till uppgifter en i taget kan du lägga till en hel lista i ett enda steg.

Gå till projektets flik Plan och klicka på “+ Uppgift” i den fas eller grupp där du vill att uppgifterna ska vara.

Klistra in en lista med uppgifter, eller tryck Shift + Enter för att lägga till varje uppgift på en ny rad. Om du anger ett datum för en uppgift ställer Pipedrive automatiskt in det datumet som uppgiftens förfallodatum.

Klicka på “Lägg till uppgifter”. Du kan redigera ansvarig, prioritet eller andra detaljer för varje uppgift efteråt.

Flytta arbetsuppgifternas tidslinjer

När ett projekts tidslinje ändras behöver du ofta flytta mer än en arbetsuppgift. Den Gantt-vyn i ett projekt låter dig flytta en hel fas eller grupp på en gång.

Flytta arbetsuppgifter

Markera blocket med arbetsuppgifter i en fas eller grupp och dra sedan för att flytta hela blocket i tiden.

Alla uppgifter behåller sitt inbördes avstånd. Till exempel, om en uppgift börjar på måndag och nästa börjar på onsdag, flyttar en förskjutning av blocket med två dagar dem till onsdag och fredag.

Flytta enskilda arbetsuppgifter

Om bara en uppgift behöver flyttas, dra den uppgiften för sig istället för att markera hela fasen eller gruppen. Det fungerar på samma sätt som att flytta ett block, men för en enskild uppgift.

Uppdatera uppgifter och milstolpar i bulk

Du kan bulkredigera uppgifter och milstolpar direkt från uppgiftslistvyn. Gå till uppgifter i det vänstra sidofältet för att se dem listade tillsammans.

För att begränsa de poster du vill redigera, filtrera efter poststatus, prioritet, ägare, förfallodatum, projektfas eller projektstatus.

Välj de poster du vill uppdatera och redigera sedan något av följande fält i bulk:

• Ämne
• Slutfört status
• Förfallodatum
• Startdatum
• Ansvariga
• Projekt
• Board/fas
• Prioritet

Automatiskt slutför återstående arbetsuppgifter

När ett projekt byter fas eller status låter Pipedrive dig hantera eventuella återstående öppna uppgifter, deluppgifter, aktiviteter och milstolpar utan att uppdatera dem en och en.

Markera återstående arbetsuppgifter som utförda

När du flyttar ett projekt till dess nästa fas eller markerar det som slutfört låter Pipedrive dig markera eventuella återstående öppna arbetsuppgifter i den fasen som utförda.

Till exempel, om en fas har fyra uppgifter och bara en är markerad som utförd, kan du när projektet förs vidare till nästa fas stänga de övriga tre samtidigt.

Ta bort återstående arbetsuppgifter

När du avbryter ett projekt låter Pipedrive dig ta bort eventuella återstående öppna arbetsuppgifter istället för att markera dem som utförda, eftersom projektets arbete inte kommer att fortsätta.

Håll koll på tidsfrister

Ställ in ett sammanfattningsmejl som skickar arbetsobjektens tidsfrister till din inkorg.

Aktivera sammanfattningsmejl

Klicka på glödlampikonen uppe till höger, klicka sedan på kugghjulsikonen och välj "Hantera aviseringar".

Aktivera "Ta emot aviseringar via e-post" och ställ in vilken tid du vill att mejlet skickas.

För att inkludera projektarbete i mejlet, bläddra till avsnittet aviseringstyper. Vad varje inställning innehåller skiljer sig åt, så aktivera den som motsvarar vad du vill se:

• För att ta emot aktiviteter, fäll ut "Aktivitetspåminnelser" och aktivera "Inkludera i sammanfattningsmejl"

• För att ta emot uppgifter, deluppgifter och milstolpar, fäll ut "Projektuppgifter" och aktivera "Inkludera i sammanfattningsmejl"

Du kan aktivera ett eller båda, beroende på vilka arbetsobjekt du vill se.

Öppna uppgifter direkt från mejlet

När du öppnar sammanfattningsmejlet, klicka på ett arbetsobjekt för att komma direkt till det i Pipedrive.

Detta sparar dig från att behöva söka efter uppgiften manuellt när du vet vad som behöver uppmärksamhet.

Visa uppgifter tillsammans med dina aktiviteter

För att se uppgifter och milstolpar i aktivitetslistvyn, tillsammans med dina aktiviteter, klicka på “Projektuppgifter”.

Detta innebär att du kan se och markera dina arbetsuppgifter som utförda på ett och samma ställe, utan att växla mellan de två vyerna.