База знаний

По мере роста проектов обновление задач, подзадач, активностей и вех по одному может отнимать больше времени. Pipedrive предоставляет несколько способов массового добавления, перемещения и обновления рабочих элементов, чтобы вы тратили меньше времени на ручные изменения и больше — на продвижение работы вперёд.

В этой статье мы будем объединённо называть задачи, подзадачи, активности и вехи рабочими элементами. Для основ создания и редактирования отдельного рабочего элемента смотрите Projects: how to plan your project.

Массовое добавление задач

Вместо добавления задач по одной, добавьте целый список за один шаг.

Перейдите на вкладку «План» проекта и нажмите «+ Задача» в той фазе или группе, где вы хотите разместить задачи.

Вставьте список задач или нажмите Shift + Enter, чтобы добавлять каждую задачу на новой строке. Если вы укажете дату в задаче, Pipedrive автоматически установит её как срок выполнения задачи.

Нажмите «Добавить задачи». Затем вы сможете изменить ответственного, приоритет или другие детали для каждой задачи.

Сдвиг сроков работ

Когда сроки проекта изменяются, зачастую требуется переместить более одного рабочего элемента. Вид Диаграммы Ганта в проекте позволяет сдвинуть целую фазу или группу одновременно.

Перемещение рабочих элементов

Выделите блок рабочих элементов в фазе или группе, затем перетащите его, чтобы сдвинуть весь блок во времени.

Все элементы сохраняют свои относительные интервалы. Например, если одна задача начинается в понедельник, а следующая — в среду, сдвиг блока на два дня переместит их на среду и пятницу.

Перемещение отдельных рабочих элементов

Если нужно переместить только один элемент, перетащите его отдельно, не выбирая всю фазу или группу. Это работает так же, как сдвиг блока, но применяется к одному элементу.

Массовое обновление задач и вех

Вы можете массово редактировать задачи и вехи прямо из вида списка задач. Перейдите в раздел «Задачи» в левой боковой панели, чтобы увидеть их вместе.

Чтобы сузить перечень элементов, которые вы хотите редактировать, фильтруйте по статусу элемента, приоритету, владельцу, дате выполнения, фазе проекта или статусу проекта.

Выберите элементы, которые хотите обновить, затем массово отредактируйте любое из следующих полей:

• Тема
• Статус выполнения
• Срок выполнения
• Дата начала
• Исполнители
• Проект
• Доска/фаза
• Приоритет

Автоматическое завершение оставшихся рабочих элементов

Когда проект меняет фазу или статус, Pipedrive позволяет обработать все оставшиеся открытые задачи, подзадачи, активности и вехи без необходимости обновлять их по одному.

Отметить оставшиеся элементы работы как выполненные

Когда вы переводите проект в следующую фазу или отметите его как завершённый, Pipedrive позволяет пометить все оставшиеся открытые элементы работы в этой фазе как выполненные.

Например, если в фазе четыре задачи и только одна помечена как выполненная, переход проекта в следующую фазу позволяет одновременно закрыть остальные три.

Удалить оставшиеся элементы работы

Когда вы отменяете проект, Pipedrive позволяет удалить все оставшиеся открытые элементы работы вместо того, чтобы отмечать их как выполненные, поскольку работа по проекту не будет продолжаться.

Держите сроки под контролем

Настройте сводное письмо, которое будет присылать сроки рабочих элементов на вашу электронную почту.

Включить сводное письмо

Нажмите значок лампочки в правом верхнем углу, затем значок шестерёнки и выберите «Управление уведомлениями».

Включите «Получать уведомления по электронной почте» и укажите время, когда вы хотите получать письмо.

Чтобы включить в письмо рабочие элементы проекта, прокрутите до раздела «Типы уведомлений». Содержимое каждой настройки отличается, поэтому включите те параметры, которые соответствуют тому, что вы хотите видеть:

• Чтобы получать активности, разверните «Напоминания о мероприятиях» и включите «Включать в сводное письмо»

• Чтобы получать задачи, подзадачи и вехи, разверните «Задачи проекта» и включите «Включать в сводное письмо»

Вы можете включить один или оба варианта, в зависимости от того, какие рабочие элементы вы хотите видеть.

Открывайте задачи прямо из письма

Открыв сводное письмо, щёлкните по любому рабочему элементу, чтобы перейти к нему непосредственно в Pipedrive.

Это избавляет вас от необходимости вручную искать задачу, когда вы уже знаете, что требует внимания.

Просматривайте задачи рядом с активностями

Чтобы видеть задачи и вехи в представлении списка активностей, наряду с вашими активностями, нажмите «Задачи проекта».

Это означает, что вы можете видеть элементы работы и отмечать их как выполненные в одном месте, не переключаясь между двумя представлениями.