Tudástár

Ahogy projektjei növekednek, a feladatok, alfeladatok, tevékenységek és mérföldkövek egyenkénti frissítése több időt vehet igénybe. A Pipedrive többféle módot kínál arra, hogy tömegesen adjon hozzá, áthelyezzen és frissítsen munkafolyamat-elemeket, így kevesebb időt tölt kézi frissítésekkel, és több idő marad a munka előre vitelére.

Ebben a cikkben a feladatokra, alfeladatokra, tevékenységekre és mérföldkövekre együttesen a munkafolyamat-elemek kifejezést használjuk. Egyetlen munkafolyamat-elem létrehozásának és szerkesztésének alapjaiért lásd a Projects: hogyan tervezze meg a projektjét.

Feladatok tömeges hozzáadása

Ahelyett, hogy a feladatokat egyenként adná hozzá, egyszerre is hozzáadhat egy teljes listát.

Menjen a projekt terv fülére, és kattintson a “+ Feladat” gombra abban a fázisban vagy csoportban, ahol a feladatokat szeretné elhelyezni.

Illessze be a feladatok listáját, vagy nyomja meg a Shift + Enter billentyűket, hogy minden feladat új sorba kerüljön. Ha egy feladathoz dátumot ad meg, a Pipedrive automatikusan azt a dátumot állítja be a feladat határidejeként.

Kattintson a “Feladatok hozzáadása”. Később szerkesztheti minden feladat felelősét, prioritását vagy más részleteit.

Munkák idővonalainak eltolása

Ha egy projekt ütemezése megváltozik, gyakran több feladatot is át kell helyezni. A projekt Gantt nézete lehetővé teszi egy teljes fázis vagy csoport egyszerre történő eltolását.

Feladatok áthelyezése

Jelöld ki a fázisban vagy csoportban lévő feladatblokkot, majd húzd el az egész blokkot az időben való eltoláshoz.

Az elemek megőrzik egymáshoz viszonyított távolságukat. Például, ha az egyik feladat hétfőn kezdődik, a következő pedig szerdán, a blokk két nappal történő eltolása őket szerdára és péntekre helyezi.

Egyes feladatok áthelyezése

Ha csak egy feladatot kell áthelyezni, húzd el külön azt a feladatot ahelyett, hogy az egész fázist vagy csoportot jelölnéd ki. Ugyanígy működik, mint a blokk eltolása, csak egyetlen elemre.

Feladatok és mérföldkövek tömeges frissítése

A feladatlistából közvetlenül is tömegesen szerkeszthetsz feladatokat és mérföldköveket. A bal oldali sávban menj a Feladatok menüponthoz, hogy együtt lásd őket.

A szerkeszteni kívánt elemek szűkítéséhez szűrj elemállapot, prioritás, felelős, határidő, projektfázis vagy projektállapot szerint.

Jelöld ki a frissíteni kívánt elemeket, majd tömegesen szerkeszd az alábbi mezők bármelyikét:

• Tárgy
• Kész állapot
• Határidő
• Kezdés dátuma
• Felelősök
• Projekt
• Tábla/fázis
• Prioritás

Fennmaradó munkafeladatok automatikus befejezése

Amikor egy projekt megváltoztatja a fázisát vagy az állapotát, a Pipedrive lehetővé teszi a fennmaradó nyitott feladatok, alfeladatok, tevékenységek és mérföldkövek kezelését anélkül, hogy azokat egyenként kellene frissítened.

A fennmaradó munkafeladatok készre jelölése

Ha egy projektet áthelyezel a következő fázisába vagy készre jelölöd, a Pipedrive lehetővé teszi, hogy az adott fázisban maradt nyitott munkafeladatokat készre jelöld.

Például, ha egy fázisban négy feladat van és csak egy van készre jelölve, a projekt továbblépése a következő fázisba lehetővé teszi, hogy a másik három feladatot egyszerre lezárd.

A fennmaradó munkafeladatok törlése

Ha törölsz egy projektet, a Pipedrive lehetővé teszi, hogy a fennmaradó nyitott munkafeladatokat a készre jelölés helyett töröld, mivel a projekt munkája nem folytatódik.

Tartsd szem előtt a határidőket

Állíts be egy összefoglaló e-mailt, amely a feladatok határidejét küldi el a postaládádba.

Összefoglaló e-mail engedélyezése

Kattints a jobb felső sarokban lévő villanykörte ikonra, majd a fogaskerék ikonra, és válaszd a „Értesítések kezelése” lehetőséget.

Kapcsold be a „Értesítő e-mailek fogadása” lehetőséget, és állítsd be az e-mail küldésének idejét.

Ha a projekthez kapcsolódó munkákat is bele szeretnéd foglalni az e-mailbe, görgess le a értesítéstípusok szakaszhoz. Az egyes beállítások más-más elemeket tartalmaznak, ezért kapcsold be azt, amelyik megfelel annak, amit látni szeretnél:

• Ha tevékenységeket szeretnél kapni, bontsd ki a „Tevékenység emlékeztetők” részt, és kapcsold be a „Belefoglalás az összefoglaló e-mailbe”

• Ha feladatokat, részfeladatokat és mérföldköveket szeretnél kapni, bontsd ki a „Projektfeladatok” részt, és kapcsold be a „Belefoglalás az összefoglaló e-mailbe”

Egyet vagy mindkettőt is engedélyezhetsz, attól függően, hogy mely munkatípusokat szeretnéd látni.

Feladatok megnyitása közvetlenül az e-mailből

Amikor megnyitod az összefoglaló e-mailt, kattints bármelyik munkatételre, hogy közvetlenül a Pipedrive-ban nyisd meg.

Így nem kell manuálisan megkeresned a feladatot, miután tudod, mire kell figyelni.

Feladatok megtekintése a tevékenységek mellett

A feladatok és mérföldkövek megtekintéséhez a tevékenységek listanézetében, a tevékenységei mellett, kattintson a „Projektfeladatok”.

Ez azt jelenti, hogy egy helyen megtekintheti és készre jelölheti a munkafeladatokat, anélkül, hogy váltania kellene a két nézet között.